С 2020 года все компании должны будут перестроить свой кадровый документооборот из-за введения так называемых электронных трудовых книжек. Новый формат трудовых книжек с точки зрения внутренних бизнес-процессов компании имеет как важные плюсы, так и ощутимые минусы. Давайте разберёмся, как компании перейти на использование электронных трудовых книжек и что будет за нарушение правил их ведения.
В соответствии с изменениями, внесёнными в Трудовой кодекс РФ федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек сотрудников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Сведения будут храниться на сервере, а сотрудник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.
У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в её бумажную версию, а именно:
-
Ф.И.О. сотрудника;
-
место работы;
-
периоды работы;
-
должность (профессия, специальность);
-
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
-
даты приёма на работу, увольнения, перевода на другую работу;
-
основания увольнения.
Сотрудникам периодически необходимы сведения из трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки нужно запросить у работодателя выписку из неё, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить:
-
у последнего работодателя;
-
по запросу в ПФР или МФЦ;
-
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.
При трудоустройстве сотрудник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешённым. Полагаем, этот вопрос будет решён внесением изменений в нормы либо работодателям придётся представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.
Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.
I. Оповестить персонал о введении электронных трудовых книжек
В первую очередь необходимо донести до сотрудников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого нужно издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников.
Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления с локальными нормативными актами. Каждый сотрудник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок - 30 июня 2020 года включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки:
II. Получить от сотрудника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 года сотрудники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном сотрудником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.
Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:
Если работодатель получил от сотрудника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право сотрудника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом также сохраняется право отказаться от неё и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Сотрудники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких специалистов не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки:
Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31 декабря 2020 года могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким сотрудникам относятся:
-
специалисты, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
-
лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
В отношении сотрудников, впервые поступивших на работу, начиная с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких специалистов ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
III. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры
В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
В частности, изменений могут потребовать:
-
Книга учёта движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа сотрудника от бумажной трудовой книжки отпадёт необходимость ведения её учёта. После выдачи бумажной книжки сотруднику на руки в Книгу учёта движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки сотруднику, а также его расписку получении трудовой книжки.
-
Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в компании есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
-
Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практикуется крайне редко. Однако если в договоре всё же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его.
-
Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
IV. Передавать в ПФР данные о работниках
Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».
Для этого утверждён проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок её заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:
-
Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников
-
Формат сведений для формы "Сведения о трудовой деятельности работников"
По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.
С 1 января 2020 года форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (приём на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.
Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.
В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).
В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевёлся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.
Для случаев увольнения и приёма на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 1 января 2021 года направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу или об увольнении.
Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).
Если число сотрудников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.
Ещё одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем сотруднику по запросу последнего. Кроме того, её нужно будет выдать сотруднику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.
электронных трудовых книжек
Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.
Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.
Источник: 1С:ИТС.
Читайте также:
Гид по самозанятым: чем они занимаются и какие налоги платят.
Мы будем жить теперь по-новому: какие изменения ждут бизнес в 2020 году.
Маркировка: что нельзя продавать с 2020 года тем, кто работает на ЕНВД и ПСН.
