HR-менеджмент: как решать кадровые проблемы компании с помощью системы внутренних коммуникаций

В практике российских компаний систему внутренних коммуникаций часто недооценивают, считая, что речь идёт просто о доведении до персонала какой-то служебной информации. Между тем внутренние коммуникации представляют собой значимую составную часть стратегии развития любой компании. К тому они тесно связаны с внешними коммуникациями и дополняют их. О роли внутренних коммуникаций и о том, как они помогают решать кадровые проблемы компании, порталу Biz360.ru рассказала Наталья Зверева, HR-эксперт финтех-сервиса CarMoney.

Дефицит кадров – фундаментальная проблема рынка труда в 2024 году, недостаток рабочей силы испытывает и крупный бизнес, и компании сектора МСБ. В решении этой проблемы существенную помощь HR-отделу может оказать специалист по внутренним коммуникациям. 

В наше время, когда развитие соцсетей и информационных технологий делает обмен информацией мгновенным, в формировании HR-бренда работодателя так или иначе задействован весь персонал компании. Вы можете давать какую угодно рекламу для привлечения кадров, но она окажется бессмысленной, если сотрудники через свои соцсети и сайты-отзовики транслируют на внешний контур совсем другой образ вашей компании. Опросы о качестве работодателей, проводимые различными кадровыми сервисами, тоже имеют большое значение. 

Всё это означает, во-первых, что система управления персоналом влияет на PR вашей компании и, во-вторых, что важнейшая задача компании – синхронизация внутренних и внешних коммуникаций. 

Более того, возникает задача более эффективного использования информационного потенциала собственных сотрудников, а значит, поощрения их участия в деловых форумах, отраслевых конкурсах, профессиональных сообществах. Все те важные проекты, которые вы реализуете в сфере управления персоналом и развития команды, должны стать общим информационным достоянием компании и её сотрудников. 

При этом система внутренних коммуникаций сама участвует в реализации всех этих кадровых проектов. Можно сказать, что система внутренних коммуникаций – это менеджмент всех информационных потоков внутри компании и особенно тех из них, которые предполагают обратную связь с персоналом. 

Важнейшая часть общего информационного достояния компании – её ценности. Они должны быть не просто известны сотрудникам, но и внутренне приняты ими. Решение этой задачи должно начинаться с формулировки самих корпоративных ценностей. И тут нельзя обойтись без обратной связи, сотрудники компании должны быть задействованы в их разработке, иначе придуманные кем-то «ценности» могут остаться пустыми и никому не нужными лозунгами. 

К процессу формирования ценностей важно привлечь ключевых сотрудников колл-центра, так как именно они взаимодействуют с клиентами напрямую. Ещё одним элементом внутренних коммуникаций должны стать амбассадоры корпоративной культуры – сотрудники, которые пользуются доверием и уважением у коллег, помогающие распространять и укреплять новые ценности внутри компании. 

Ну и, конечно, нужно использовать важный элемент системы внутренних коммуникаций – визуализацию: например, ценности в нашей компании не просто записаны, но и визуализированы в офисе и на рабочих местах, чтобы они были видны всем и сотрудники помнили о них ежедневно. 

Опыт компании CarMoney 

К работе над формированием культурного кода и его визуализации было привлечено 10% коллектива. В результате совместного обсуждения мы поняли, что ассоциируем его с изображением маяка, который означает «путеводную звезду», направляющую нас к достижению целей. На фоне маяка визуализированы и сами ценности: скорость и лидерство, предпринимательский подход и другие. Каждая из них представлена собственным логотипом и иконкой, мы активно используем эти визуальные элементы во внутренних презентациях, на скринсейверах и в офисных пространствах. Это способствуют тому, что ценности компании всегда перед глазами каждого члена команды, что повышает сопричастность и укрепляет командный дух. 

Роль внутренних коммуникаций становится особенно важной в случае полного или частичного перехода на дистанционную работу. Для многих сотрудников это удобно, но дистант несёт в себе множество сложностей – и психологических, и административных. 

Например, некоторым сотрудникам может показаться, что со своими проблемами они остались один на один. Руководители, со своей стороны, могут терять контроль за персоналом, не видя его. Возникают риски снижения лояльности и вовлечённости персонала в бизнес. Именно нивелирование этих рисков – важная задача системы ВК. 

Опыт компании CarMoney при внедрении дистанта

• Единство и централизация. Как только стало очевидно, что персонал компании в пандемию будет работать удалённо, первым шагом стала трансформация коммуникаций в единую систему. Если раньше для рабочей коммуникации использовалось множество каналов (электронная почта, корпоративный портал, внутренние группы и др.), то с введением дистанта мы централизовали все коммуникационные потоки в едином корпоративном мессенджере, который построен по принципу социальных сетей. Это позволило разделить информацию по темам и значимости, упростить доступ к ней и создать благоприятную среду для взаимодействия, разделив рабочее и личное пространство.
  
  

• Разграничение рабочих и личных коммуникаций. Для личного общения мы оставили такие приложения, как Telegram и WhatsApp, что помогло чётко разграничить рабочие и личные коммуникации.Это значительно снизило уровень стресса у сотрудников и создало более чёткую структуру взаимодействий.
  
  

• Опросы и регулярные онлайн-встречи.Мы ввели практику регулярных опросов об удовлетворённости персонала и онлайн-встреч: таунхоллов, бизнес-ревью, вебинаров, лекций, командных встреч, one-to-one и skip level. Это позволило наладить двустороннюю коммуникацию с персоналом и ускорило реакцию на любые возникающие проблемы.
  
  

• Взаимодействие с управленческой командой.Мы организовали регулярные видеообращения, в которых топ-менеджеры компании делятся новостями и обращаются к персоналу. Это укрепило доверительные отношения и повысило уровень вовлечённости сотрудников.
  
  

• Корпоративное волонтёрство.Совместная работа над социальными проектами помогает сотрудникам устанавливать более тесные и дружественные связи, лучше понимать друг друга. Вместе делая добро, учимся разрешать разногласия в духе сотрудничества и гармонии, а не конкуренции и конфликта. Это также оказалось эффективным инструментом для привлечения и удержания ценных сотрудников в условиях нехватки квалифицированных кадров на рынке. 

Качественно выстроенные коммуникации влияют на эффективную адаптацию новых сотрудников. Обратная связь здесь нужна, чтобы, исследуя прошлый опыт, определить области, требующие улучшения, и корректировать программу адаптации. 

На основании таких исследований выявляются главные этапы трека нового сотрудника, ключевые паттерны, которые помогают новичкам лучше адаптироваться. Тут же возникает задача налаживания коммуникаций новых сотрудников с более опытными, которые смогут выполнять функции менторов и кураторов. 

Как выстроен процесс адаптации персонала в CarMoney 

Первый день новых сотрудников спланирован до мелочей. Мы используем корпоративный мессенджер для того, чтобы приветствовать новичков в общем чате. 

• Первое приветствие. Приветствие имеет определённый шаблон, который включает имя, фамилию и фото новичка, подразделение и город, где он работает, ключевые задачи и зону ответственности, а также увлечения и хобби. Таким образом, персонал узнаёт о новом коллеге всё, что требуется для работы и общения на первом этапе.
  
  

• Реакции и комментарии. Коллеги активно приветствуют новичка, ставят реакции на его пост и пишут комментарии с пожеланиями успешной работы и дружескими приветствиями. Это создает тёплую и приветливую атмосферу, что особенно важно в первый рабочий день. 
  
  

• Увлечения и личностное развитие. Мы ведём базу увлечений и хобби сотрудников, что помогает нам в дальнейшем организовывать мероприятия и создавать комьюнити по интересам.Это позволяет коллегам найти схожие интересы и темы для общения. Но такая практика не прекращается на этом этапе: знания о хобби и увлечениях становятся важной частью общей базы данных, которые мы используем для дальнейшей работы и организации совместных мероприятий. 
  
  

• Комьюнити по интересам и мероприятия. Понимая личные интересы сотрудников, мы организуем различные мероприятия, которые помогают укрепить коллектив и создать благоприятную атмосферу. Например, если у нас есть несколько сотрудников, увлечённых бегом, мы можем организовать совместные пробежки или участие в марафонах. Во время корпоративных мероприятий наши сотрудники могут ещё ближе познакомиться друг с другом и узнать больше о личных увлечениях. 
  
  

• Привлечение к мероприятиям.Знание о хобби и увлечениях сотрудников также помогает нам эффективно агитировать их принять участие в организационных мероприятиях. Через нашу базу данных по увлечениям мы можем приглашать сотрудников на конкретные события, в которых они, скорее всего, захотят участвовать. Регулярные встречи с новыми сотрудниками помогают специалисту по внутренним коммуникациям понять их потребности и определить, требуется ли дополнительная поддержка. 

В целом, можно сказать, что грамотное выстраивание эффективной системы внутренних коммуникаций в компании обеспечит вам надёжный инструмент для создания прозрачной, открытой и вовлекающей корпоративной культуры. Это повысит уровень счастья и общей удовлетворённости сотрудников, поспособствует реализации стратегии развития компании и достижении бизнес-задач.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360