Переехать нельзя остаться: подводные камни поиска нового офиса

Прочтёте за 4 мин.

Как компания «Мегаплан» искала новый офис и почему решила остаться в старом

IT-инструменты, которые использует Сергей Козлов

  • Мегаплан
  • 1С:Бухгалтерия
  • Facebook
  • Telegram

IT-компания «Мегаплан» снимает для своей команды целый этаж в здании советской постройки. В своё время здесь был сделан ремонт «под себя», благоустроена территория. Несколько лет «Мегаплан» работал в этом уютном и удобном офисе, но недавно появились проблемы, из-за которых было принято решение переехать. Компания долго искала подходящий вариант и в итоге… отказалась от переезда. О том, какими уловками пользуются риелторы и собственники при работе с арендаторами, в корпоративном блоге рассказал директор «Мегаплана» Сергей Козлов.

Досье

Сергей Козлов, 41 год, генеральный директор компании  «Мегаплан». Образование: Российский экономический университет им. Плеханова. В «Мегаплане» работает с 2012 года, на позицию генерального директора перешёл с должности финансового и операционного директора. Компания «Мегаплан» специализируется на разработке облачных систем автоматизации для малого и среднего бизнеса.

Сергей Козлов

Вместо предисловия

С 2012 года мы снимаем для московской команды Мегаплана 540 «квадратов». Это целый этаж в советском здании, который мы полностью переделали под себя. Офис нам нравится, но недавно появились проблемы, из-за которых мы решили переехать. Мы решили честно рассказать о них, жадных риелторах, хитрых собственниках и о том, как мы решили часть проблем и остались. Эта статья будет полезна всем, кто ищет офис.

Какой офис мы снимаем

У «Московской городской телефонной сети» примерно 50 зданий по всему городу. В «домобильную» эпоху в них располагались телефонные станции. Сейчас необходимость в телефонистах и больших узлах связи пропала, а строения, в которых они работали, остались. Так по всей Москве появилось полсотни зданий под аренду. И этаж одного из них мы арендовали семь лет назад.

Помещение было без ремонта и зонирования - 540 м² открытого пространства. Арендодатель не хотел заморачиваться сам, но разрешил нам отремонтировать помещение в счёт «арендных каникул». На полу лежало старое полимерное покрытие, под тяжёлые телефонные шкафы. На потолке висели вентиляционные короба. В больших проёмах стояли старые деревянные окна. Всё это мы демонтировали и меняли.

До ремонта весь этаж был одним сплошным пространством. Мы поставили перегородки, сделали коридор и помещения по сторонам. На ремонт ушло много времени и сил, но в итоге получился удобный и красивый офис. Из готовых вариантов за те же деньги мы бы получили весьма унылый вариант.

Вложились и в благоустройство территории. Установили систему дистанционного управления воротами и электрические приводы на въезде. Уложили ячеистую пластиковую плитку на парковке - под машинами растёт трава, колёса не портят газон. Поставили турникет, велопарковку и скамейку, повесили козырёк над «курилкой».

Почему решили искать новое помещение

Причина первая: на первом этаже открылась «Пятёрочка». Сначала в ней продавали только пиво, позже появились и крепкие алкогольные напитки. А с ними - колоритный контингент. Мы периодически натыкаемся на него и на продуктовые тележки. Чтобы обеспечить доступ к магазину, собственник здания снёс забор вместе с нашими воротами. Парковку загородили столбиками, а скамейку убрали. Зона разгрузки возле магазина получилась как раз под нашими окнами - мы снимаем второй этаж. Звуки работающих двигателей, выхлопные газы и шум от разгрузки мешают работать и не дают проветрить помещение.

Причина вторая: рядом затеяли большую стройку. По соседству стоял старый кинотеатр «Улан-Батор». Он попал в число 39 зданий, которые мэрия Москвы продала в рамках «приватизации непрофильных активов». Теперь на месте кинотеатров новый собственник строит «общественные центры» с торгово-развлекательными функциями. Звучит хорошо, но шума и пыли со стороны стройплощадки от этого не становится меньше. Здание снесли недавно, ещё год будут строить новое.

В общем, возле нашего офиса стало шумно, суетно и неудобно. И мы решили искать новое помещение.

Что мы поняли, пока искали новый офис

Агенты в первую очередь чтут свои интересы

Мы обратились в два крупных риелторских агентства. Оба работали по схеме, когда агент получает комиссионный процент от арендодателя при заключении сделки. А тот, разумеется, закладывает его в арендную плату. Поэтому агенту в любом случае платит арендатор - под видом «первоначального аванса» и «обеспечительного платежа».

Всё бы ничего, но при такой схеме риелтор стремится в первую очередь закрыть сделку и получить своё вознаграждение. О том, чтобы учесть условия арендатора, и найти для него оптимальный вариант, беспокоятся далеко не все. Агентств, которые берут плату напрямую с арендатора и по факту заключения договора, мы не встречали.

Риелторы предлагали нам варианты и в неудобных районах, и с неподходящей площадью: мы искали офис на 500 «квадратов», но получали предложения и на 300, и на 700. Агенты «плясали» от того, что есть у них в базе, а не от того, что нужно клиенту. Ведь их клиентами были не мы, а арендодатели.

Арендодатели заманивают, а потом «уточняют» цифры

Часть объявлений риелторы берут из открытых источников. Условия, которые они озвучивают, на месте неожиданно меняются. Как правило, это касается площади и суммы платежа.

Нередко арендодатели указывают в объявлении только «чистую» цену за офис. При общении вы узнаете, что к ней добавляется «коридорный коэффициент» за пользование общим пространством - коридором, лестницей, лифтами. В среднем по Москве это +10% к стоимости аренды. Коридор собственник никому не сдаст напрямую, но, чтобы быстрее окупить «пропадающую» площадь и заработать больше, он начинает сдавать его косвенно. Решение несправедливое, но встречается часто.

Подозрительно выгодные условия «от собственников» - это чаще всего ловушка агентов

Если сомневаетесь, зайдите на ЦИАН и позвоните по номерам телефонов в объявлениях с привлекательными условиями. Скорее всего, вам ответит агент, и это будет что-то вроде «К сожалению, этот офис сняли буквально час назад. Но у нас есть много других отличных вариантов!» Теперь у риелтора есть номер вашего телефона - только успевайте отмахиваться от спама.

Переговоры напрямую с собственником не гарантируют успеха. С вами будет общаться не владелец помещений, а его представитель - отдел продаж, штатный риелтор. Он тоже получает комиссию за работу, поэтому заинтересован во что бы то ни стало сдать площадь.

A-B-C-классификация, как и форма собственности, ни о чём не говорит

Офисы классов, А и А+, вероятно, будут качественными, с удобной планировкой. Но один «квадрат» в них стоит 50–70 тысяч рублей в год. За 540 «квадратов» в такой модной «стекляшке» нам пришлось бы платить примерно полмиллиона долларов каждый год! Это явно перебор.

В офисах класса В+ и В- всё вперемешку. Это и «подуставшие» бизнес-комплексы первой волны, и особняки в центре с убогим ремонтом из 1990-х, и этажи, надстроенные над производством.

Собственники тоже бывают разными, со своими манерами решать дела. Так, у ИП с небольшим бизнесом многое построено на неформальных отношениях. Мы смотрели офис у одного такого гражданина: за вывоз мусора нужно платить 5000 рублей управляющей компании по договору. А ещё 5000 - собственнику наличкой. Но за это ты можешь выбрасывать в пять раз больше мусора, чем указано в договоре.

У собственников с «нефтяными» деньгами всё жестко формализовано. Для решения любого вопроса нужно писать официальное письмо. У здания нет велопарковки? Получите письменное разрешение заносить велосипед в свой офис.

Нужно требовать документы на здание и внимательно читать договор

Знакомый рассказывал, что только на второй год аренды своего офиса он узнал, что по бумагам это помещение проходит как неэксплуатируемая крыша. Этаж был самостроем, а договор - липовым. В случае проверки проблемы могли появиться и у арендатора: он не имел оснований платить собственнику и всё это время вместе с ним нарушал закон. Убедитесь, что собираетесь снимать офис, а не крышу.

Даже если на словах вы обо всём договорились, в договоре могут появиться внезапные дополнения. Например, штраф в сумме полугодовой арендной платы в случае конфликта с другими арендаторами. Вероятно, это незаконно, и вы сможете обжаловать требование. Но ключи от дверей находятся у собственника.

Важно, кто работает рядом

Не стоит снимать даже «офис мечты», если рядом работают ваши прямые конкуренты. Это чревато «сливом» информации и переманиванием сотрудников.

Поищите другой вариант, если в здании работают компании с сомнительной репутацией: коллекторское агентство, микрофинансовая организация и т.п.

Мы прошли через все эти уроки, насмотрелись на разные офисы, риелторов и арендодателей. И поняли, что за соотносимые деньги не найдём похожий вариант: потеряем или в комфорте, или в финансах. Вместо этого мы решили адаптироваться к новым соседям.

Что мы сделали, оставшись в старом офисе

Осуществили внутренний переезд. На сторону, выходящую на точку разгрузки под магазином и стройку, мы перенесли комнаты, в которых люди не находятся постоянно. Это кухня-столовая, переговорки, серверная. Кабинеты, где люди находятся весь день, обустроили на другой, тихой стороне. Работать стало комфортнее.

Обновили мебель. Сделали это за деньги, которые мы бы потратили на переезд и комиссию агенту. Только на стулья ушло около 200 тысяч рублей. Купили эргономичные модели, в которых спинка полностью откидывается назад: можно полежать во время обеда или в перерывах. 

Ввели «удалёнку» по желанию. Из 60 человек такой возможностью воспользовались 10. Они иногда приходят в офис, но основной объём задач решают удалённо, это не влияет на качество их работы и комфорт наших клиентов. Собственно, наш продукт - CRM-система «Мегаплан» - идеально подходит и для работы удалённых команд.

Успокоились. Стройка через забор оказалось не такой и страшной. Мусор после сноса вывезли, сваи забили - дальше стало спокойнее. А «Пятёрочкой» мы и сами пользуемся: покупаем еду в обед и пиво по пятницам - на нашу традиционную пицца-пати. Шутим, что можно сделать люк: спускать в корзинке деньги и список продуктов, а потом поднимать.

Арендодатель пока зафиксировал цену - учитывает неудобства.

Выводы

Ищете офис? Посчитайте, что выгоднее: снимать готовое помещение или обустроить комнаты под себя. Особенно если собственник готов засчитать ремонт в стоимость аренды.

Надумали переезжать из-за внешних факторов? Посчитайте, во сколько это обойдётся (время на поиски, переезд, простаивание работы, комиссия агентам), и подумайте, как за те же деньги вы можете решить проблемы, побудившие к переезду. По крайней мере, максимально адаптироваться к ним.

Источник: «Блог Мегаплана»

Biz360.ru


Читайте также:

У нас длинные руки: как эффективно управлять удалённой командой.
Офис мечты: что нужно учесть при покупке коммерческой недвижимости.
Коворкинг для стартапа: плюсы и минусы работы в коллективном офисе.

28 ноября 2019

Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Идёт загрузка материалов