Переходим на удалёнку: рекомендации от команды проекта «1С:Документооборот»

Переход на удалёнку - серьёзное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы. Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удалёнку своих сотрудников. О том, что важно учесть при дистанционной работе, рассказала эксперт отдела разработки проекта «1С:Документооборот» Мария Федина.

Если вы работаете удалённо, у команды должен быть общий режим работы. Например, рабочий день для всех начинается в 10.00 и до 19.00 все должны находится на связи.

Общий режим подразумевает, что в указанное время можно позвонить и написать любому участнику команды и получить оперативный ответ. Всем должно быть так же удобно коммуницировать, как в офисе – когда можно в любой момент подойти к коллеге и что-то у него спросить.

Конечно, могут быть отклонения, о которых заранее известно. В этом случае, если вам, к примеру, нужно на час отлучиться, предупредите всех:

• в общем чате команды;
• в списке отсутствий в системе;
• любым другим заранее оговорённым способом.

Каждое утро целесообразно начинать с общения по видео- или аудиосвязи: что делал вчера, что буду делать сегодня, какие есть вопросы. Такие короткие планёрки задают правильный настрой на весь рабочий день, и все знают, чем занимаются коллеги.

Общий календарь позволит заранее видеть загруженность коллег для планирования встреч и обсуждений. А общий список мероприятий поможет фиксировать плановые встречи и командные обсуждения.

Целесообразно еженедельно проводить общекомандную встречу-ретроспективу. Коллеги демонстрируют друг другу достижения прошедшей недели, проводят совместную ретроспективу, планируют дела на следующую неделю. Такая встреча позволит всей команде синхронизироваться в части достижений, планов и быстрого обсуждения вопросов.

Несколько рекомендаций, чтобы от встречи был максимальный эффект:

• Лучше проводить встречи в режиме видеоконференции.

• У встречи должна быть повестка - зачем мы вообще созваниваемся и какой вопрос хотим решить.

• У встречи должен быть модератор, который формирует резюме: когда она была, кто участвовал, какие вопросы подняты, какие решения приняты.

Во время встречи модератору целесообразно демонстрировать экран с формируемым в реальном времени резюме встречи, зарисовками и т.п. Такой подход позволит всем участникам оставаться в контексте обсуждения и видеть его итоги. Вообще, возможность демонстрировать экран - это самый большой плюс в дистанционной работе и его надо использовать на полную катушку.

Если переписка затянулась - надо звонить, либо подключиться к видеосвязи, чтобы обсудить всё голосом. Если в процессе голосового обсуждения приняты какие-то решения, их надо зафиксировать и разослать всем по корпоративной почте или положить в отдельное место, доступное всей команде, например, в справочник «Файлы».

В течение рабочего дня в нашей компании любой может позвонить любому члену команды по любому вопросу. Кто-то подумает, что это «дёргание» и «отвлечение», но есть поправка: предварительно мы пишем в чат. Если человек не может отвлечься, он не отвечает. Всё как в офисе: если не можете оторваться от работы, то говорите, что пока заняты.

Каждый человек в команде может попросить помощи и должен знать, что ему её окажут. Поэтому договоритесь о следующем:

• если к вам обращаются с вопросом, то надо максимально вложиться в помощь - не отделаться от вопроса, а помочь его решить.

• если вы застопорились с задачей, то не надо геройствовать - обращайтесь за помощью. Командная работа - это не долгие одиночные победы, а быстрое решение задачи сообща.

В офисе легче обратиться за помощью, больше вероятность, что кто-то по вашему лицу заметит, что вы «зависли». На удалёнке такой контакт теряется - надо напоминать.

При решении общих важных задач можно в онлайн-режиме отписываться в чат о результатах или в конце рабочего дня фиксировать итоги - у кого что получилось, а у кого нет. И помогать коллегам, у которых возникли проблемы. Находиться в едином информационном поле и поддерживать друг друга – очень важно.

В дистанционном формате работы очень важен открытый обмен информацией с руководителем. В нашей команде руководитель в течение рабочей недели общается отдельно с каждым сотрудником: корректирует задачи и вектор работ, разбирает кейсы, следит за загрузкой, даёт обратную связь.

Для этого удобно использовать ежедневные и еженедельные отчеты о трудозатратах. Они помогут руководителю отследить динамику работ, трудозатраты по конкретным задачам и построить планы на следующую неделю. Данные отчетов здорово экономят время: из них понятно, кто над чем работает, сколько времени тратит на те или иные задачи. Для сотрудников это прекрасный способ довести до руководителя рабочие вопросы по задачам.

Руководителю целесообразно ежедневно просматривать протокол работы своих подчинённых. Это помогает эффективнее анализировать работу, особенно в удалённом режиме.

Из протокола можно узнать: кто сколько работает (время начала и окончания рабочего дня, активность), понять содержание работ, изменился ли их характер на удалёнке, есть ли перегруз, оценить объём выполненной работы, увидеть стыковку времени между коллегами, написать любому сотруднику по «горячим следам».

Протокол работы подчиненных направлен на решение важной задачи - сохранить нацеленность команды на результат и использовать для роста те преимущества, которые даёт нам кризис.

Без живого общения люди перестают чувствовать себя единой командой. Поэтому руководитель для вовлечённости команды может иногда обсуждать в чате нерабочие темы, высылать прикольные мемы, полезные ссылки или просто желать команде доброго утра.

Для организации работы мы используем систему «1С:Документооборот». Она обеспечивает единую информационную среду для работы проектной команды или всей компании и автоматизирует необходимые для дистанционной работы сценарии.

В «1С:Документооборот» есть все возможности для удалённой работы:

• Учёт отсутствий;

• Личные и общие календари;

• Учёт мероприятий, время проведения которых подбирается на основании личных календарей участников;

• Ежедневные и еженедельные отчёты;

• Протоколы работы подчинённых;

• Единый список файлов с разграничением прав доступа;

• Чаты, аудио- и видеозвонки;

• Контекстные обсуждения документов, мероприятий, файлов и т.п.

• Корпоративная почта с общими и личными почтовыми ящиками.

• И многие другие опции.

Успешной вам удалённой работы!

Источник: сайт фирмы «1С».

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».
biz360