Показательное выступление: как разработать и создать стенд для участия в бизнес-выставке

Деловые выставки позволяют их участникам рассказать о себе потенциальной аудитории, договориться о сотрудничестве, заключить новые контракты, завязать полезные знакомства. Успех и эффективность работы на этих мероприятиях зависят от многих факторов, но один из главных – качественный стенд, который не просто «выглядит красиво», а помогает компании решать конкретные бизнес-задачи. О том, как разработать и создать стенд для участия в бизнес-выставке, порталу Biz360.ru рассказала эксперт компании «Мирэкс» Ксения Томникова.

Любой проект начинается с чёткой цели, и создание выставочного стенда – не исключение. Если цели не определены заранее, есть риск потратить время и деньги зря, не добившись желаемых результатов. 

Поэтому, прежде чем приступать к разработке дизайна или выбору материалов, нужно понять, каких конкретных результатов вы хотите достичь на выставке. Эти цели будут ориентиром для последующих шагов: от выбора места до вариантов взаимодействия с посетителями: 

• Если цель – показать новый продукт, делайте так, чтобы стенд демонстрировал его главные особенности и преимущества. Здесь важно вовлечь посетителей: дайте им возможность самим попробовать/потрогать продукт. Дополнительным плюсом станет технологичность стенда – виртуальная реальность или интерактивные панели усилят интерес посетителей;
  
  

• В случае, когда нужно укрепить отношения с партнёрами, нужен другой подход – сделайте стенд удобным для общения. Разделите пространство на зоны для переговоров и встреч. Мягкая мебель, спокойные цвета помогут создать уютную атмосферу, где можно спокойно обсудить важные вопросы;
  
  

• Чтобы привлечь новую аудиторию стенд должен привлекать внимание. Но одного эффектного внешнего вида недостаточно: важно, чтобы целевое сообщение – месседж компании – было чётким и понятным. Посетители должны с первого взгляда понимать, что именно вы предлагаете и почему это стоит их внимания;
  
  

• В случае если цель – поддержать «видимость» бренда, каждый элемент стенда (цвета, логотипы и слоганы) должен быть визуально связан с фирменным стилем компании. 

Постановка целей должна основываться на анализе прошлых мероприятий, а также учитывать специфику каждой конкретной выставки. Важно подойти к планированию с расчётом на долгосрочный результат и чётко понимать, чего именно вы хотите добиться на этом мероприятии. 

Кроме того, каждая выставка уникальна, и то, что сработало на одном событии, может не принести успех на другом. 

Например, на больших отраслевых выставках, где конкуренция особенно высока, важно выделиться с помощью креатива и оригинального подхода. В то же время, на более специализированных мероприятиях акцент лучше сделать на взаимодействие с узкой частью аудитории. 

…Итак, предположим, что вы определились с целями участия на выставке, теперь нужно понять, кто ваша аудитория на конкретном мероприятии. 

Важно помнить, что каждое событие привлекает свою категорию посетителей, и не все выставки будут полезны для одного конкретного бизнеса. 

Анализ аудитории даёт понимание того, есть ли среди участников потенциальные клиенты и сможет ли компания достичь поставленных целей – будь то продажа продукта, сбор лидов или работа над узнаваемостью бренда.

Задайтесь следующими вопросами для анализа: 

• Кто посетит выставку? Изучите профиль участников: входят ли они в вашу целевую аудиторию? Если это представители вашей ниши или потенциальные клиенты, участие может быть выгодным. В противном случае лучше задуматься, стоит ли направлять ресурсы в это мероприятие.
  
  

• Что они ищут на мероприятии? Понимание ожиданий посетителей даст представление насколько ваш продукт или услуга соответствуют их интересам. Если выставка акцентирует внимание на инновациях, и ваш продукт именно такой, – это то, что надо.
  
  

• Сможете ли вы достичь своих целей? Оцените, насколько формат и аудитория выставки соответствуют вашим бизнес-целям. 

Не каждое мероприятие оправдает вложенные средства, поэтому тщательное изучение аудитории – это важный шаг для принятия верного решения. 

Итак, цели выставки определены, аудитория проанализирована, теперь на повестке дня – концепция стенда. У компании есть два варианта: сделать стенд самостоятельно или обратиться к застройщикам. 

Вариант №1: базовый стенд своими силами

Если вы хотите сократить расходы, можно выбрать стандартное решение. Организаторы выставок часто предлагают готовые стенды: простые, но функциональные. 

Схема простая: вы готовите оформление (логотипы, цвета, минимальный декор) – этого вполне достаточно, чтобы компания как минимум не пропустила важное мероприятие. 

Вариант №2: индивидуальная застройка стенда 

Когда цель участия в выставке – не просто присутствие, есть два подхода: объявить тендер или обратиться к проверенному застройщику. 

Объявление тендера. Компания составляет техническое задание и рассылает его застройщикам. Они предлагают свои идеи проекта в рамках заявленного бюджета. После этого можно выбрать подходящий вариант по цене, срокам и качеству предложения. Важный момент: отдавайте предпочтение застройщикам, у которых есть собственная производственная база. Это убережёт ваш стенд и нервы на этапе возведения. Собственное производство – это гарантия соблюдения сроков, качественных материалов и оперативности в случае форс-мажорных ситуаций. 

Обращение к проверенному застройщику. Если у вас уже есть опыт с надёжным подрядчиком, можно доверить ему разработку концепции. Застройщик предложит несколько вариантов дизайна, которые можно будет адаптировать под нужные цели. В таком случае этапы работы над индивидуальным стендом следующие: 

• Проработка целей. Компания-заказчик прописывает свои цели, что она хочет показать, какое оборудование привезти и как его представить. Если вы везёте крупногабаритное оборудование, это необходимо указать в схеме стенда для согласования с организаторами выставки.
  
  

• Встреча с дизайнером и проработка концепции. На этом этапе обсуждаются цели и задачи стенда. Концепция должна быть понятной и привлекательной для аудитории. Иногда компании дают дизайнеру застройщика полную свободу, просто говоря: «визуализируйте», не детализируя свои пожелания. В теории так можно сделать, но только если вы полностью доверяете застройщику. 
  
  

• Создание дизайна и эргономики. На этом этапе нужно продумать дизайн стенда, начиная с его визуальной части и заканчивая тем, как гости будут взаимодействовать с пространством. Всё должно быть удобно и привлекательно, а дизайн – отражать компанию и её ценности. 
  
  

• Визуализация проекта. Эскизы и 3D-модели помогают увидеть, как будет выглядеть стенд вживую, чтобы можно было учесть технические ограничения и адаптировать проект под конкретную выставочную площадку. 
  
  

• Составление сметы. После утверждения дизайна проект проходит этап оценки стоимости. Иногда, если нужно снизить затраты на стенд, вносятся корректировки – упрощение конструкции или выбор других материалов для удешевления. 
  
  

• Тестирование и корректировка. Прототипирование помогает проверить все элементы стенда на функциональность и удобство. Этап позволяет внести нужные изменения до выставки и избежать непредвиденных расходов во время монтажа. 
  
  

• Согласование с организаторами. Все технические параметры стенда (размеры, материалы, электрическая мощность и т.д.) должны быть заранее согласованы с организаторами. 

Теперь необходимо грамотно подобрать материалы и обеспечить техническую поддержку на всех этапах – от сборки до эксплуатации. Материалы обычно выбирает и доставляет застройщик, они всегда указываются в смете. Однако если вы планируете привезти собственное оборудование или технику, логистику этих элементов придётся организовать самостоятельно. 

На этом этапе важно, чтобы стенд был собран вовремя и в полном соответствии с проектом. Координация с застройщиком играет ключевую роль, особенно если стенд включает технологические решения или крупногабаритное оборудование – ведь все аспекты сборки и технического оснащения проходят через него. 

Крупногабаритное оборудование 

Если на стенде будет использоваться крупногабаритное оборудование, важно учесть несколько моментов: 

• Разрешения. Для монтажа крупного оборудования могут потребоваться специальные разрешения, а также стропы и краны. Этот процесс должен быть согласован с застройщиком, так как монтаж оборудования требует точной координации по времени. Например, сначала застройщиком укладывается ковролин, после этого кран устанавливает оборудование, а потом возводятся стены стенда.
  
  

• Технические согласования. Всё, что связано с установкой оборудования, должно быть прописано в техническом задании. Хотя разрешения на монтаж и транспортировку проходят через застройщика, за оплату и согласование с организаторами ответственна компания. 

Важно: если для стенда требуется подвод воды, электричества или других ресурсов, это должно быть отражено в ТЗ. Нужно заранее согласовать такие моменты с организаторами выставки, чтобы избежать задержек. 

И хотя застройщик может помочь с техническими моментами, оплата и заключение договоров с организаторами обычно остаются на стороне компании.

На что ещё обратить внимание:

• Контроль качества. Все элементы стенда должны быть установлены в соответствии с изначальной концепцией и техническими требованиями. Это касается как визуальной части, так и подключений к электрическим сетям и другим системам, обеспечивающим работу стенда.
  
  

• Технические решения. Если на стенде будут использоваться мультимедийные элементы, сенсорные панели или интерактивные зоны, позаботьтесь о правильном подключении и бесперебойной работе. Уточните у организаторов мощность электрических подключений и другие технические требования. 

Логистика дополнительного оборудования

Если компания привозит на выставку своё оборудование (например, демонстрационные модели, компьютеры, экраны), важно учесть несколько нюансов: 

• Транспортировка. Оборудование должно быть надёжно упаковано, особенно если оно хрупкое или дорогостоящее. Это предотвратит повреждения в пути. 
  
  

• Монтаж и настройка. Обеспечьте присутствие специалистов для установки и настройки техники на месте, чтобы избежать проблем с работой оборудования во время выставки. 

Не забывайте, что ранняя координация с организаторами по всем техническим вопросам – залог успешной работы стенда. Важно не только согласовать размеры стенда и подключение к электричеству, но и предусмотреть доступ к воде, вентиляции и другим необходимым ресурсам. 

Теперь, когда основные этапы завершены, важно сосредоточиться на деталях, которые сделают ваш стенд не только функциональным, но и визуально привлекательным. Последние штрихи играют решающую роль в том, какое впечатление стенд оставит у посетителей. Вот чек-лист по таким моментам:

• После завершения застройки стенда организаторы обычно обеспечивают уборку. Этот момент важен — чистота и порядок должны быть на высоте, чтобы стенд выглядел презентабельно.
  
  

• Проверьте, как стенд выглядит в финальном виде. Освещение, декор и оформление должны соответствовать общей концепции и привлекать внимание. Фирменные цвета и логотипы должны быть заметны и легко читаемы, а все элементы стенда – гармонично сочетаться друг с другом.
  
  

• Пройдитесь по стенду и проверьте каждую деталь – от мелких декоративных элементов до крупных конструкций. Даже незначительные недочёты могут броситься в глаза и испортить общее впечатление посетителей.
  
  

• Если на стенде есть мультимедийные панели, экраны или VR-зоны, проведите финальное тестирование. Убедитесь, что всё работает без сбоев и готово к взаимодействию с посетителями на протяжении всей выставки.
  
  

• Проверьте, что зоны для общения, переговоров и демонстраций удобно организованы. Комфортная атмосфера важна как для сотрудников, так и для гостей стенда, чтобы взаимодействие проходило легко и непринуждённо.
  
  

• Подготовьте все необходимые материалы – брошюры, визитки, промо-материалы. Убедитесь, что они находятся на видном месте и легко доступны для распространения среди посетителей.
  
  

• Обычно клиенты допускаются на монтаж, когда основные элементы стенда уже готовы для осмотра. Демонтаж происходит после окончания выставки. Застройщик может отдать элементы стенда с фирменным стилем компании, например, логотип или ресепшн. 

Уделив внимание финальным штрихам, вы обеспечите успешное и запоминающееся участие в выставке, а также сможете полностью реализовать концепцию стенда.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360