Многие руководители компаний не вникают в работу своих IT-подразделений – и часто это происходит не из-за высокого уровня доверия, а из-за непонимания специфики и нюансов этой сферы. И нередко случается так, что IT-специалисты приносят компании серьёзный ущерб: это может быть саботаж, утечка или потеря данных, выход из строя оборудования и прочие неприятности. О том, как обезопасить свой бизнес от произвола айтишников, в корпоративном блоге рассказал основатель компании «Корада Консалтинг» Алексей Бояршинов.
Алексей Бояршинов, 42 года, основатель и директор компании
«Корада Консалтинг». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада Консалтинг», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов на базе решений 1С.
Каждый день мы погружаемся в рабочие процессы разных компаний и знакомимся с их IT-отделами и администраторами (в крупных организациях) или с фрилансерами-айтишниками (если компания поменьше).
Прекрасно, что во многих случаях IT-подразделение помогает бизнесу, понимает свою функцию, развивает компанию, работает в продуктивном взаимодействии с соседними отделами.
Но про них я рассказывать не буду, давайте лучше обсудим «плохие» варианты, когда IT-отдел берёт бизнес за горло. На основе нескольких грустных историй захотелось рассказать о том, что получается, если не вникать в работу IT-отдела.
Недавно мы делали аудит кода 1С для компании, которая фактически оказалась заложницей своих программистов. Программисты хотят зарплаты повыше, программисты не хотят, чтобы их контролировали, программисты выживают из коллектива новых программистов, которых нанимает руководство. А главное - текущая работа и запуск нового функционала происходят крайне медленно. Этакий групповой сговор.
Руководство компании вдруг осознало, что огромный холдинг со многими сотнями сотрудников полностью зависит от группы айтишников-саботажников. Базы 1С могут перестать работать - и компания будет лишена «нервной системы». Но никто кроме специалистов по 1С, которые прозрачно намекают на свою незаменимость, не знает, где копии, что в релизе, где какие доработки и зачем они сделаны. И, конечно, никто не знает, как решать ежедневные проблемы и задачи пользователей.
Это уже запущенный случай. Но к нам они уже такими, запущенными, к сожалению, и попадают.
Другая ситуация. Был в компании IT-специалист. То ли админ, то ли не админ. То ли спец по 1С, то ли не спец по 1С. Один за всё. Компания росла, появлялись новые задачи, находящиеся «около 1С».
Поставщики требовали подавать данные в каких-то форматах, он разбирался, а потом за ним эта обязанность и осталась. Внедрялись новые форматы 1С, ему доставался обмен. Постепенно он оброс множеством несвойственных IT-специалисту функций: выгружал и загружал данные, перекладывал файлики на ftp, следил за работой интеграций, что-то там «проталкивал», какими-то обработками «чистил».
Всё было хорошо, он считался ценным специалистом, и что самое важное – руководству компании можно было не вникать во все эти неприятные детали.
Но однажды он просто… обиделся на руководство! За что? Почему? Что случилось? Не понятно. То ли не так посмотрели на него, то ли не приняли в расчёт его мнение (а должны были). Ну, может быть, человек просто устал.
В итоге он «хлопнул дверью» - и ушёл. Как говорится, ничто не предвещало. Из-за такого внезапного ухода (естественно, без передачи дел) много хороших людей сидело по ночам, искало нужные обработки и пыталось восстановить правильные последовательности действий. Очень обидно было.
1. Документировать все регулярные операции
Требовать документации. Обмены, регулярные операции, которые делаются с базой, выгрузки и загрузки, конвертации данных – всё это должно быть подробно, шаг за шагом описано.
Айтишник может сказать - «я не писатель, инструкции не умею, не могу». Ок, пусть пишет скринкаст (видео с экрана, где записываются все действия пользователя и можно голосом пояснить, что ты делаешь).
Как проверить, что инструкции в порядке? Один раз сесть рядом, открыть инструкцию, смотреть, какие действия делает специалист, и совпадает ли это с написанным. Если не совпадает – инструкция не корректна.
Даже если вы не захотите сами в случае ЧП выгружать данные и обмениваться с порталами поставщиков, то сможете отдать инструкции кому-то (например, новому IT-спецу), и он вам быстро поможет. Иначе – будете гадать, где какие кнопки нажимать.
2. Упорядочивать работу IT-отдела
Это необходимо, даже если он состоит из одного человека.
Что я называю порядком? Создать или внедрить систему сервис-деска (их множество, в том числе бесплатных). Главная задача – каждая заявка (проблема, вопрос пользователя, доработка системы) должна попадать в эту единую систему и обрабатываться в ней.
Это не сложная с технической точки зрения задача (оплатил доступ к онлайн-сервису - и он работает). Главное тут – заставить работать по-новому и пользователей, и IT-отдел. Это в ваших интересах.
Вы сможете оценить количественные показатели (сколько и каких заявок приходит, кто из пользователей генерирует их больше всего, с какой скоростью решает их ваша IT-служба). И, конечно, у вас будет сохраняться история, это очень важно. Те же инструкции (которые предыдущем пункте вы заставили записать вашего специалиста по 1С или админа), можно приложить в сервис-деск-систему.
3. Разделять и властвовать дальше
Также рекомендую привлечь аутсорсинговую компанию (по IT-инфраструктуре, по поддержке 1С, по внедрению CRM) для оценки текущей ситуации, выработки предложений по улучшениям или разделения задач (часть задач решает внутренняя служба, а часть – привлечённые внешние специалисты).
Это не означает отказ от вашего инхауса. Вы можете одним из условий сотрудничества с подрядчиками сразу сделать то, что ваш админ/программист/аналитик будет дальше всё поддерживать – и не принять возражений.
Зато внешние специалисты, которые видели много бизнесов и привычны разгребать авгиевы конюшни, помогут навести порядок, систематизировать процессы, документировать то, что не документировано.
Заодно, они заглянут в ваши серверы, лицензии, базы 1С - и дадут свои заключения. Вдруг найдут что-то интересное для вас - и неожиданно неприятное. Ну и в целом хорошо, когда все яйца не лежат в одной корзине, просто на всякий случай.
Чтобы навести порядок во взаимоотношениях бизнеса и IT, нужно сделать много всего. Если сейчас всё и так хорошо работает, у вас наверняка возник вопрос – а надо ли вообще «заморачиваться»? Да, есть внутри неприятное ощущение, когда вы не очень понимаете, что происходит у вас с 1С, или с железом, или с интернетом... Но работает же? Может, не трогать? (кстати, железное правило программиста - «работает – не трогай!»).
Но представьте, что завтра ваш IT-специалист встал и ушёл. Молча. Оцените масштаб проблем, затраты денег и времени на наведение порядка. Сравните его с затратами на систематизацию. Если ничего страшного при исчезновении вашего компьютерного гуру не произойдёт, вы действительно можете пока не беспокоиться обо всём, что было написано выше. И я вам немного завидую.
Источник: Corada.ru.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш
Telegram-канал,
страницу в Facebook и
канал на «Яндекс.Дзен».
