Проверка контрагентов без лишней бюрократии: как выстроить процесс в малом бизнесе

В крупном бизнесе проверкой потенциального партнёра могут заниматься сразу несколько подразделений: служба безопасности, юридический отдел, финансы, закупки. У небольшой компании такого ресурса нет. Новый поставщик нужен сегодня, договор уже лежит у руководителя, бухгалтер занят отчётностью, а менеджер хочет как можно быстрее запустить сделку. Из-за этого проверка нередко строится ситуативно. О том, как организовать такой процесс системно и без лишней бюрократии, порталу Biz360.ru рассказал генеральный директор сервиса Sledi.ru Артем Баюшкин.

Основная проблема небольшой компании при работе с контрагентами обычно возникает ещё до анализа финансовых показателей от сотрудничества с ними: не определено, кто отвечает за результат проверки. Менеджер по продажам знает клиента и заинтересован в сделке, бухгалтер видит платежи и задолженность, юрист читает договор, руководитель принимает окончательное решение. Каждый обладает частью информации, но целостной процедуры проверки может не быть. 

Из-за этого появляются две крайности. В первом случае информация о любом новом контрагенте попадает напрямую к собственнику, и руководитель сам принимает десятки небольших решений. Во втором случае сотрудники сами определяют, когда проверки «достаточно», поэтому похожие ситуации оцениваются по-разному. 

Для небольшого бизнеса эту проблему можно решить без сложной организационной структуры. Достаточно отделить сбор информации от принятия нестандартного решения и заранее определить, в каких случаях сотрудник действует самостоятельно, а когда подключает коллег. 

Я предлагаю придерживаться следующего алгоритма работы с контрагентами. 

Необязательно поручать всю проверку контрагента бухгалтеру или юристу. Первый этап может выполнять сотрудник, который инициирует работу с компанией: закупщик, менеджер по продажам, проектный менеджер или другой ответственный за сделку. 

Его задача – не проводить финансовое расследование, а собрать базовый набор сведений по единому шаблону. Например, убедиться, что компания действует, проверить регистрационные данные, посмотреть доступную финансовую информацию, сведения о задолженностях, исполнительных производствах и судебных спорах. Для проверки контрагентов можно использовать специализированные сервисы, которые собирают данные из государственных источников в одном интерфейсе. 

На этом же этапе стоит зафиксировать основные параметры сделки: предполагаемую сумму, наличие аванса или отсрочки, длительность сотрудничества и значение партнёра для бизнеса. Эти данные нужны уже не для характеристики самого контрагента, а для понимания того, насколько внимательно нужно рассматривать конкретную ситуацию. 

Как это работает на практике. Менеджер заводит нового поставщика в CRM и вместе с карточкой компании заполняет короткую форму: сумма первого заказа, схема оплаты, основные результаты проверки и дата получения информации. Если ничего существенного не обнаружено и сделка относится к стандартным, она не требует отдельного разбора руководителем. 

Польза для бизнеса. Существенная часть обычных контрагентов проходит через понятную процедуру без подключения нескольких сотрудников. Руководителю или собственнику передаются только те случаи, где действительно требуется отдельное решение. 

Частая ошибка – пытаться сразу составить идеальный чек-лист из нескольких десятков показателей. Для малого бизнеса он быстро становится невыполнимым: сотрудники либо перестают заполнять его полностью, либо тратят на обычную сделку слишком много времени. 

На старте лучше определить небольшой обязательный набор информации, который действительно способен повлиять на решение. В него могут входить: 

• актуальный статус компании и основные регистрационные сведения;

• финансовые показатели и их динамика, если отчётность доступна;

• налоговая задолженность;

• исполнительные производства;

• существенные судебные споры;

• признаки ликвидации или банкротства. 

При этом найденный негативный факт сам по себе ещё не обязательно означает отказ от сотрудничества. На первом уровне важно получить общую картину и заметить ситуации, которые нельзя закрыть стандартной проверкой. 

Как это работает на практике. У поставщика есть исполнительное производство на небольшую сумму. Вместо автоматического отказа сотрудник смотрит, нет ли других связанных проблем. Если финансовая картина остаётся стабильной и случай единичный, вопрос может быть закрыт после пояснения. Если одновременно появляются новые взыскания или задолженность, партнёр требует более внимательной оценки. 

Польза для бизнеса. Сотруднику не приходится разбираться в десятках разрозненных показателей. Есть понятный минимум, который проверяется для каждого нового партнёра. 

Самая полезная часть регламента – не длинный перечень показателей, а принципы, по которым ситуация передаётся дальше. Причиной для дополнительного согласования работы с контрагентом может стать не только проблема самого партнёра. Например:

• сумма сделки превышает установленный внутри компании уровень;

• требуется значительный аванс;

• покупателю предоставляется крупная отсрочка;

• появились существенные долги или взыскания;

• финансовые показатели компании заметно ухудшились;

• партнёр становится критичным для поставок или другого процесса;

• договор содержит нестандартные условия, которые увеличивают возможные потери. 

Универсального порога для всех компаний здесь нет. Производитель, интернет-магазин и небольшое агентство работают с разными суммами и разной структурой расходов. Важнее заранее определить собственные границы и не менять их от сделки к сделке без причины. 

Как это работает на практике. Компания устанавливает правило: сделки до определённой суммы без аванса проходят стандартную процедуру. Если требуется существенная предоплата, результаты проверки направляются финансовому директору или собственнику. Если вопрос связан с договорными условиями, подключается юрист. 

Польза для бизнеса. Решение перестаёт зависеть от личной осторожности конкретного менеджера. Похожие ситуации проходят по одному сценарию, а сотрудник заранее понимает, когда ему нужно подключить коллег. 

Назначить одного сотрудника ответственным за контрагентов кажется простым решением, но у разных участников процесса своя зона компетенции. Менеджер лучше понимает коммерческую ценность партнёра, бухгалтер или финансист быстрее увидит проблему в схеме расчётов, юрист оценит договор и судебную историю, руководитель – значение сделки для бизнеса в целом. 

Поэтому разумнее назначить одного владельца процесса, но сохранить несколько точек подключения экспертизы. 

Как это работает на практике. После первичной проверки нестандартная схема оплаты может уходить в финансы, спорные условия договора – юристу, высокая сумма или критичный поставщик – руководителю. При этом не нужно собирать совещание по каждому новому партнёру. Профильный специалист подключается только тогда, когда возникает вопрос в его зоне ответственности. 

Польза для бизнеса. Проверка не становится ещё одной обязанностью собственника, а менеджеру не приходится самостоятельно принимать решения по финансовым и юридическим вопросам, в которых у него может не быть достаточной экспертизы. 

Через несколько месяцев сотрудники часто помнят, что контрагент «вроде проходил проверку», но уже не могут восстановить, какие вопросы возникали и почему сотрудничество согласовали именно на таких условиях. 

Поэтому полезно сохранять не только исходные данные, но и короткий итог решения. Для небольшой базы отдельная информационная система не обязательна: на первом этапе достаточно общей таблицы или дополнительных полей в CRM. 

Как это работает на практике. Для каждого контрагента можно фиксировать:

• дату последней проверки;

• ответственного сотрудника;

• уровень значимости партнёра;

• выявленные вопросы;

• принятое решение;

• разрешённые условия работы;

• основания для повторного пересмотра. 

Например: «Работа разрешена без аванса, лимит задолженности – X рублей, при увеличении объёма требуется повторное согласование». 

Польза для бизнеса. Такая запись спустя полгода полезнее, чем набор выгруженных документов без контекста. Если партнёр попросит увеличить отсрочку или объём заказа, сотрудник увидит, на каких условиях сотрудничество согласовывали раньше, обновит данные и передаст на рассмотрение именно изменение, а не будет восстанавливать всю историю с нуля. 

Ключевой принцип – единый формат. Если один менеджер ведёт информацию в CRM, другой в личном Excel, а третий хранит документы в переписке, со временем общую картину будет трудно восстановить. 

Когда число контрагентов вырастает до сотен, часть рутинного контроля можно автоматизировать и передать сервисам мониторинга. Но сама автоматизация не определяет, какое решение принять: уведомление об изменении должно попасть к сотруднику, который понимает его значение для конкретного сотрудничества. 

Формальный ежегодный пересмотр всей базы может создать много работы и мало пользы. Для малого бизнеса практичнее сочетать периодический контроль наиболее значимых партнёров с повторной проверкой при конкретных изменениях. 

Как это работает на практике. Вернуться к данным стоит, если заметно вырос объём сотрудничества, изменилась схема оплаты, появился крупный аванс, увеличилась отсрочка или партнёр стал значительно важнее для работы компании. Поводом могут стать и события у самого контрагента: существенная задолженность, новые исполнительные производства, заметное изменение финансовых показателей, ликвидация или банкротные процедуры. 

Польза для бизнеса. Повторная проверка привязывается к реальному изменению ситуации, а не только к дате в календаре. Для бизнеса это особенно важно, потому что партнёр может годами работать стабильно, а уровень внимания к нему изменится просто из-за роста объёма сотрудничества. 

В небольшой компании не обязательно начинать с положения о контрагентах на двадцати страницах. Достаточно следующей схемы: 

• Шаг №1. Разделите партнёров на стандартных, значимых и критичных по сумме сделки, схеме оплаты и влиянию на бизнес.

• Шаг №2. Определите обязательный минимум данных, который проверяется для каждого нового контрагента.

• Шаг №3. Назначьте владельца процесса, который отвечает за то, чтобы проверка состоялась и её результат был зафиксирован.

• Шаг №4. Установите причины для дополнительного согласования – например, крупная сумма, существенный аванс, рост задолженности или высокая зависимость от поставщика.

• Шаг №5. Создайте единую карточку контрагента в таблице, CRM или другой рабочей системе и фиксируйте там не только данные, но и принятое решение.

• Шаг №6. Проверьте правила на нескольких реальных сделках. Практика быстро покажет, какие поля лишние и каких критериев не хватает. 

Далее этого процесс можно постепенно дорабатывать. Для малого бизнеса такой путь обычно удобнее, чем сначала создавать сложный регламент, а затем пытаться встроить его в повседневную работу. 

Что получает собственник. Ему не приходится участвовать в каждой стандартной проверке, но ситуации, которые действительно требуют управленческого решения, не теряются между менеджерами, бухгалтерией и юристами. 

В любой момент можно понять, какие партнёры требуют внимания, почему по ним установлены определенные ограничения и кто отвечает за следующий шаг. Для небольшого бизнеса этого достаточно, чтобы проверка контрагентов стала понятным рабочим процессом без громоздкой внутренней бюрократии.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360