Рубрики:
  • Кейсы
  • Менеджмент
  • Финансы
  • 5

Укротить хаос: как автоматизация позволила упорядочить управленческий и финансовый учёт

Прочтёте за 3 мин.
27 ноября 2018

Кейс от московской оптовой компании Dimanche Lingerie

IT-инструменты, которые использует Кирилл Шишлов

  • 1С:Комплексная автоматизация
  • TickTick
  • XMind
  • Evernote

Многие компании в процессе роста сталкиваются с тем, что в их структуре появляются новые подразделения, каждое из которых работает в отдельных программах или таблицах. И свести воедино все данные от разных отделов – это настоящая проблема. В оптовой компании Dimanche Lingerie упорядочить хаос с управленческим и финансовым учётом позволила автоматизация. О том, как проходило внедрение нового программного решения и с какими сложностями пришлось столкнуться, порталу Biz360.ru рассказал руководитель отдела маркетинга компании Dimanche Lingerie Кирилл Шишлов.

Досье

Кирилл Шишлов, 31 год, руководитель отдела маркетинга компании  Dimanche Lingerie. Компания занимается оптовой продажей женского нижнего белья, купальников и чулочно-носочных изделий. Фирма существует с 2002 года, в её ассортименте более 5 000 товаров от известных марок.

Кирилл Шишлов

Зачем понадобилась автоматизация

Компания Dimanche Lingerie занимается оптовыми продажами нижнего белья, купальников и чулочно-носочных изделий. Мы работаем по системе Cash & Carry: у нас есть интернет-магазин для оптовых покупателей, в котором они могут совершать покупки после того, как пройдут верификацию, а затем забрать продукцию со склада или оформить доставку. 

Раньше все наши торговые операции - закупки, продажи, логистику, рассрочки - мы вели в программе «1С:Торговля и склад». В прошлом году мы поняли, что нам требуется новое программное обеспечение, потому что у нас было много данных об управленческом и финансовом учёте в разных источниках. И свести их в единый информационный контур – это была головная боль для топ-менеджмента. А без этого было невозможно заниматься аналитикой продаж, складских запасов, резервов на складе и т.д. 

Как выбирали программное решение

Мы рассматривали различные варианты, но продукты на платформе 1С были предпочтительнее, так как мы давно их используем, у нас вся база в 1С. Плюс для любой компании важна бухгалтерская отчётность, и в этом вопросе фирма «1С» очень близко сотрудничает с налоговыми организациями. Поэтому с их продуктами работать проще. 

Сначала мы задумывались об использовании программы «1С:ERP», но её функционал оказался для нас избыточным. Мы не такая крупная компания, чтобы пользоваться такой сложной системой. В итоге наш выбор пал на программу «1С:Комплексная автоматизация 2», так как она подходила нам по сочетанию различных функций. 

Её же порекомендовал и подрядчик – компания «Кодерлайн». Для проведения автоматизации мы объявили тендер по выбору подрядчика. К нам обратились четыре организации, мы со всеми пообщались. В результате выбрали «Кодерлайн», потому что её представители вместе с разработчиками смогли быстро расставить приоритеты по внедрению выбранного решения. 

Проблема №1, которую решила автоматизация:
отсутствие прозрачной товарной аналитики
 

До внедрения нового программного обеспечения мы большие объёмы информации, касающейся продукции и продаж, сводили вручную. Использовали таблицы Excel, внешние программы. Данных было много, мы тратили огромное количество времени на их обработку и сведение в какие-то общие сводки. Так как всё делалось вручную, то вмешивался человеческий фактор - возникали ошибки. Была большая погрешность в получаемых данных, что грозило принятием неправильных управленческих решений. 

Сейчас отчётность по разным отделам и структурам нашей компании сводится в единый пул. Мы можем строить планы по продажам и отгрузкам, не тратим на сбор и обработку данных много времени. 

У программы «1С:Комплексная автоматизация 2» много возможностей для работы с внешними источниками данных – электронный документооборот с партнёрами, запасы в нашем оптовом интернет-магазине, сквозная аналитика по маркетингу. Всё это помогает нам заниматься прогнозированием. 

Проблема №2, которую решила автоматизация:
хаос в резервировании товара на складе
 

Раньше в используемых нами программах не существовало резервов товара на складе. Мы бронировали товар в разрозненных таблицах. Поэтому администратору склада было крайне тяжело управлять этими процессами. Из-за чего менеджеры по продажам не всегда понимали, есть ли на складе нужный им товар в необходимом объёме. 

Сейчас в программе «1С:Комплексная автоматизация 2» налажен процесс резервирования, у нас появилась такая сущность. Она позволяет нам лучше управлять складскими запасами. Теперь комплектовщики заказов и менеджеры по продажам яснее понимают, какой товар есть в резерве или свободной продаже, мы можем успешнее очищать товарные остатки. К этому мы быстро привыкли. 

Проблема №3, которую решила автоматизация:
ошибки управленческого и финансового учёта
 

Работа разных подразделений в различных программах и обмен данными через них или в таблицах Excel приводили к возникновению ошибок. Избавиться от них – в этом и состояла одна из основных задач автоматизации. 

Сейчас весь управленческий и финансовый учёт ведётся в программном решении «1С:Комплексная автоматизация 2». Количество ошибок сведено к минимуму, топ-менеджменту нашей компании стало гораздо легче работать и принимать решения. 

Неожиданные сложности

Любой автоматизации предшествует стадия экспертизы, когда подрядчик проводит аудит существующей платформы, используемых отчётов и номенклатур, изучает структуру организации. У нас эта стадия тоже была, но аудит рабочих мест был проведён недостаточно тщательно. 

Из-за этого на этапе тестирования нового ПО мы столкнулись с техническими проблемами – не хватало мощности сервера и компьютеров на рабочих местах. Нам пришлось тратить дополнительные средства на покупку «железа» и иную организацию рабочих мест. Было бы лучше, если бы обо всём этом сотрудники «Кодерлайн» предупредили нас заранее. 

Вторая большая и непредвиденная сложность – наш персонал не хотел принимать новый формат работы. Изменилась логика работы с отгрузками, вникать во всё новое сотрудникам не хотелось. Мы боролись с этим, организовав обучение отделов. Эта работа ведётся и сейчас. 

  • Алексей Орлов, руководитель проектов компании «Кодерлайн»: «У компании Dimanche Lingerie в номенклатуре около 100 тысяч единиц. Нам, программистам, было сложно отобразить их все в решении по заданным характеристикам. Это потребовало внести в коробочное решение некоторые изменения, но ничего глобального»

Первые результаты  

Мы приступили к проекту автоматизации в ноябре 2017 года. Обозначили для себя завершение проекта к лету 2018 года. Но у нас немного сдвинулись сроки: мы совершили внедрение не за шесть, а за восемь месяцев. Хотя стандарт по рынку – год. 

Результаты стали сразу видны после того, как мы перешли на новое ПО. Уменьшился хаос в работе, мы наладили складской учёт, нам стало проще работать с резервированием. 

Сегодня в программе работают уже 30 человек. В ближайшее время мы планируем запустить цех по пошиву нижнего белья, поэтому очень довольны, что в «Комплексная автоматизация 2» есть блок «Производство». Его функционала для реализации цели будет достаточно. 

Biz360


Читайте также:

Включить форсаж: как автоматизация позволила увеличить продажи.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время на оформление заказа.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Персоны Как обойти секретаря при холодном звонке: три эффективных приёма 14 декабря
    Как обойти секретаря при холодном звонке: три эффективных приёма
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Берлину 14 декабря
    Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Берлину
    Прочтёте за 7 мин.
  • Менеджмент Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления 13 декабря
    Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов 13 декабря
    С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами 12 декабря
    Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами
    Прочтёте за 4 мин.
  • Кейсы История одной ошибки: почему россиянину не удалось запустить мобильные планетарии в США с первой попытки 12 декабря
    История одного факапа: почему россиянин не смог запустить мобильные планетарии в США
    Прочтёте за 4 мин.
  • Менеджмент Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее 11 декабря
    Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее
    Прочтёте за 4 мин.
  • Персоны «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur 11 декабря
    «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur
    Прочтёте за 7 мин.
  • Маркетинг 10 декабря Григорий Ильин:
    Как не спустить бюджет на digital впустую
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы 10 декабря
    Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы 07 декабря
    Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга 07 декабря
    Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Бизнес в стиле халяль: как сломать национальные стереотипы в гастропроекте 06 декабря
    Бизнес в стиле халяль: как сломать стереотипы в гастропроекте
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха и экстрима 06 декабря
    Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы 05 декабря Алексей Бояршинов:
    Как организовать эффективную работу удалённой команды
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии 05 декабря
    Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов 04 декабря
    От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа 04 декабря
    Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин 03 декабря
    Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы 03 декабря
    The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
    Прочтёте за 5 мин. The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
Идёт загрузка материалов