Инвентаризация – обязательная процедура в любой компании. Инвентаризацию проводят при переходе к обязательной маркировке товаров, для проверки остатков продукции, хранящейся на складах и в магазинах, при выявлении фактов хищения, перед составлением годовой бухгалтерской отчётности и в ряде других случаев. Рассказываем, как компании правильно провести инвентаризацию.
Любая инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии. В состав комиссии должны входить представители руководства компании (директор или заместитель), бухгалтер и материально ответственное лицо - например, продавец, кассир, заведующий складом и т.д. К инвентаризации могут привлекаться и другие сотрудники.
После того, как состав комиссии утверждён, она получает на руки последние приходные и расходные документы/отчёты о движении материальных ценностей. Эти документы для определения остатков продукции к началу инвентаризации визируются председателем с пометкой «до инвентаризации на такую-то дату».
Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы на остатки продукции к началу инвентаризации были сданы в бухгалтерию или переданы комиссии.
- Важно! На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.
Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании. Продукция в таких случаях реализуется материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
На следующем этапе комиссия проводит проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Эта процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утверждёнными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.
Перед началом пересчёта остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передаётся в бухгалтерию для сверки с данными бухучёта, а второй – материально ответственному лицу.
После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию. Такая расписка даётся в самом бланке инвентаризационной описи. Также материально ответственные лица расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.
Пересчёт продукции может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые с помощью сканера считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.
После пересчёта остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и её остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учёте организации.
Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).
А во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Если во время инвентаризации в компанию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Такая продукция отражается в отдельной описи – «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Здесь отражается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, его количество, цена и сумма. После инвентаризации новая продукция приходуется по товарному отчёту.
Также отдельные описи составляются на продукцию, находящуюся в пути, на отгруженную, но не оплаченную в срок покупателями продукцию, а кроме того - на продукцию, находящуюся на складах других организаций.
В описях на продукцию в пути по каждой отдельной отправке приводится наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера первичных документов.
В описях на отгруженную, но не оплаченную продукцию по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование продукции, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчётного документа.
Продукция на складах третьих лиц заносится в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указывается наименование продукции, количество, сорт, стоимость, место хранения, номера и даты документов.
После пересчёта остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучёта.
Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учёта, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018), в которых фиксируют суммы излишков и недостач.
На товарные остатки, не принадлежащие компании, но находящиеся у неё на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н).
В документах, оформляющих списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учёте того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчёте.
Результаты инвентаризации нужно отразить в той программе учёта, которую использует ваша компания. Например, в программе «1С:Бухгалтерия 8» для отражения результатов инвентаризации используется документ «Инвентаризация товаров». Документ доступен в разделе «Склад»:
В документе можно отразить отклонение фактического количества товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от учётного (см. скриншот ниже) и сформировать печатные формы: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3), сличительную ведомость (ИНВ-19).
Документ «Инвентаризация товаров» проводок не формирует, но на его основании можно создать следующие документы:
-
«Оприходование товаров» – если по результатам инвентаризации выявлены излишки ТМЦ;
-
«Списание товаров» – если в результате инвентаризации выявлена недостача ТМЦ.
1. Инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии.
2. На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.
3. Во время инвентаризации комиссия путем пересчёта осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Эта процедура должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
4. Пересчёт может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. После фактического пересчёта остатков продукции полученные данные нужно внести в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя.
5. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.
6. Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
7. После пересчёта остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.
8. Если по итогам проведённой инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учёта, компания должна будет составить сличительные ведомости. В них фиксируют суммы излишков и недостач.
9. Результаты инвентаризации отражаются в учёте того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчёте.
Источник:
Buh.ru.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш
Telegram-канал,
страницу в Facebook и
канал на «Яндекс.Дзен».
