Всё – в порядке: как компания автоматизировала сопровождение сделок и управленческий учёт

Компания «Точные поставки» занимается сопровождением международных сделок для своих клиентов и имеет представительства в пяти странах. В какой-то момент количество сделок достигло того порога, когда формировать вручную сопроводительные документы и вести учёт было уже невозможно. Стало понятно, что все процессы необходимо автоматизировать. Попробовав создать собственный продукт, компания в итоге отказалась от этого плана. О том, как с помощью платформы 1С удалось навести порядок в сопровождении сделок и управленческом учёте, порталу Biz360.ru рассказал учредитель «Точных поставок» Сергей Лытко.

Наша компания занимается различными экспортно-импортными сделками в сфере B2B. При экспорте товаров возникает много бюрократических процедур, в том числе вопросы с НДС, оформление паспортов сделок, валютные контракты и т.д. Многие российские компании не хотят самостоятельно заниматься решением этих вопросов. Мы помогаем им: они реализуют свою продукцию иностранным компаниям через нас. 

Наши клиенты согласовывают заказ, мы подписываем контракт с иностранным покупателем (с российским поставщиком у нас контракт, как правило, уже есть), он выставляет на нас счета, мы перевыставляем их с учётом транспортных расходов на иностранного покупателя, получаем от него оплату и переводим деньги поставщику. 

Когда товар готов к поставке, мы организовываем транспорт, логистику, весь документооборот, оформляем все таможенные процедуры (если это не страны Таможенного союза) – и груз уезжает к покупателю. 

Так же мы работаем и в обратную сторону. К нам часто обращаются иностранные компании, которые говорят, что они нашли нужный товар в России, но им не хотят продавать его. Причина – всё те же бюрократические сложности с экспортом. Мы берём данные поставщика, связываемся с ним, проверяем его добросовестность по нескольким параметрам. Если всё хорошо, то договариваемся об условиях сделки, подписываем контракты с поставщиком и покупателем, после чего делаем всё то же самое. 

В каком-то смысле, мы – AliExpress, который работает только с бизнесом. Мы сервис, который организовывает всю цепочку поставок и их документальное оформление. 

В конце прошлого года мы делали поставки в 22 страны, а наши представительства работают в пяти странах – России, Белоруссии, Казахстане, Кыргызстане и Украине. В каждом из этих государств у нас оформлена компания, которая ведёт расчёты в местной валюте. У каждого юрлица есть своя собственная «1С:Бухгалтерия» – основной продукт, в котором мы работаем. 

Изначально мы занимались экспортом товаров своих клиентов только в Белоруссию. На старте у нас было около десяти клиентов. У наших сотрудников в то время не возникало никаких проблем с ведением учёта. 

Но по мере роста мы упёрлись в то, что работать по-старому стало нереально. Представьте, если в один день надо оформить 50 сделок, и для какой-нибудь из них – внести тысячи наименований в накладную. 

Понятно, что в базе 1С, в которой мы работали, наименований товаров наших клиентов не было. Зачем, они же не нужны в нашей ежедневной деятельности? И наши сотрудники вносили данные в базу вручную, копируя их из файлов Excel. 

Когда у нас увеличилось количество клиентов, то человеческий фактор при ведении учёта включался настолько, что мама дорогая! Плюс наши сотрудники задерживались допоздна, чтобы справиться с объёмом работы. И мы встали перед фактом, что нам надо в разы увеличивать штат, чтобы наши сотрудники успевали набирать накладные. Но тогда бизнес перестанет быть бизнесом. 

Когда у нас начались сбои в учёте, мы задумались об автоматизации. Нужна была единая для всех стран нашего присутствия база, которая бы корректно работала с продуктом «1С:Бухгалтерия» в каждом государстве. Это позволило бы быстро выставлять счета и составлять накладные. Плюс требовалось оперативно обмениваться документами по сделкам внутри базы. 

Но автоматизация не ограничивалась только этой задачей. У нас длинная цепочка сделки, в которой участвуют наши юрлица в разных странах. Например, покупатель из Белоруссии заказывает российский товар, мы закупаем его в России, а затем передаём и оформляем на своё белорусское юрлицо. На каждом этапе требовалось учитывать много нюансов: налоги, таможенные платежи, валютный контроль, наценки между юрлицами. Расчёт цены для конечного клиента тоже занимал много времени, нам нужно было упростить этот процесс. 

Мы хотели, чтобы весь наш бизнес-процесс пошагово отражался в программе. И главное – корректно на каждом этапе. Это очень обширная задача. 

В СНГ компаний, аналогичных нашей, не так уж много. Соответственно, готовых решений по автоматизации для нас не было. Сначала мы пошли по пути написания собственного программного обеспечения. Но очень скоро поняли, что это тупиковая история: долго и дорого. Мы реализовали лишь функционал, которым пользуемся и сейчас – преобразование документов Excel, которые нам предоставляют поставщики, в xml, который принимает база 1С. 

Тогда мы стали смотреть в сторону решений на базе 1С. Это наиболее поддерживаемая платформа, для которой уже есть много компаний-подрядчиков. Мы обратились в компанию «Простые решения», так как они продавали нам и обслуживали «1С:Бухгалтерию». У нас сложились хорошие отношения: они помогли с настройкой учёта, «сосватали» нам хорошего главного бухгалтера, который и сейчас с нами. 

«Простые решения» проанализировали, какой функционал требуется. После чего порекомендовали решение «1С:Управление торговлей». 

«1С:Управление торговлей» имеет функционал для ведения сделок. К тому же эта управленческая программа позволяет получать результаты по нескольким организациям. В случае с «Точными поставками» – по юрлицам компании из разных стран. «1С:Бухгалтерия» не подходила для этих целей, так как у компании специфический бизнес-процесс», – замечает Ольга Кондратова, ведущий специалист по управленческим решениям компании «Простые решения». 

Самым сложным было грамотно расписать техническое задание. Понять специфику нашей работы – не самая простая задача. Если у программиста есть чёткое задание, то он напишет код легко и просто. Объяснить, что именно нужно сделать – это и было самое сложное. Мы использовали функционал программы «1С:Управление торговлей», но существенно доработали его под свои нужды. 

«Выбранное нами решение имеет российскую конфигурацию. А компании «Точные поставки» требовался обмен данными с «1С:Бухгалтерией» разных стран. То есть типовой обмен был только с российской версией «1С:Бухгалтерии», а всё остальное дорабатывалось под каждую страну. Там свои требования к справочникам продукта, а в украинской версии ещё и интерфейс на украинском языке», – объясняет Ольга Кондратова из компании «Простые решения». 

В «1С:Управление торговлей» мы с нуля разработали расчёт конечной стоимости для клиента. Обычно мы договариваемся о некоем проценте, который добавляем к стоимости клиента. Когда условия оговорены, далее они воспроизводятся во всех накладных. Условно, если мы договорились о 8%, то они должны как-то считаться. Мы считали всё в Excel, там у нас были строчки с формулами. Но с тем, как это должно отражаться в «1С:УТ», пришлось повозиться. 

«Автоматизация расчётной цены для конечного покупателя стала самым большим вызовом в этом проекте. Мы долго пытались собрать воедино все формулы, пересчёты, конвертации валют и так далее. У компании разные варианты сделок и очень вариативный расчёт цены. Важно было учесть нюансы каждой страны и составить корректные формулы. Мы вносили много правок», – вспоминает Ольга Кондратова. 

Основная часть разработки заняла почти год. Новых сотрудников из нероссийских представительств мы учим работе в «1С:Управление торговлей» в Минске. Сейчас рассматриваем варианты онлайн-обучения. 

• Расчёт цены конечному покупателю теперь происходит автоматически в продукте «1С:Управление торговлей». Мы избавились от необходимости делать это вручную, и от ошибок, которые в связи с этим возникали регулярно. 
  
  

• Получаем отчёт о финансовом результате. Раньше вопрос с нашей прибылью решался только с помощью калькулятора. Сейчас мы формируем отчёт прямо в программе. Он учитывает сделки по всем странам, перепродажи, наценки и позволяет видеть реальную прибыль в единой управленческой валюте. 
  
  

• Автоматизировали выгрузку документов. Наша группа компаний состоит из нескольких юрлиц. «1С:Управление торговлей» не относится к какому-то конкретному юрлицу, это единая система. В зависимости от того, какие наши юрлица участвуют в цепочке поставок, для них формируются накладные и все необходимые документы. Они автоматически перегружаются из «1С:Управление торговлей» в «1С:Бухгалтерии» тех юрлиц, к которым это относится. Дальше с ними работают их бухгалтеры. Раньше всё вручную загружали в «1С:Бухгалтерию» каждой страны, из-за чего возникали ошибки. Сейчас эта проблема устранена. 
  
  

• Упростили выгрузку банковских выписок. Это не надо делать руками, они загружаются автоматически в «1С:Управление торговлей». 
  
  

• Настроили весь управленческий учёт в одной программе. Вместо программы для каждой страны используем одну, в которой отражаются все банковские платежи, выписываются документы и платёжки. 

В общем и целом наши сотрудники успевают теперь делать свою работу в рамках рабочего дня. И тратят на рутинные процедуры гораздо меньше времени. 

Мы многое сделали в рамках автоматизации: привели в порядок бухгалтерии разных стран, теперь у нас порядок с бухгалтерскими базами. Сейчас мы создаём новый отчёт для аналитики, который будет показывать реальные расходы. Не только расходы, которые наша компания заложила, но и то, сколько потратила на выполнение сделки в реальности. Иногда расходы на доставку оказываются выше. И это важно учитывать. 

Мы хотим получать по всем компаниям еженедельные отчёты о прибылях и балансе. Потихоньку формируем техническое задание для автоматизации этой задачи.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook, аккаунт в Instagram и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360