Александр Фомин, создатель московской строительной фирмы «Светлый дом», давно искал программу, благодаря которой его подчиненные могли бы экономить время при составлении смет. Нововведение позволило быстрее и качественнее рассчитывать заказы, давая возможность обслужить большее количество клиентов. «Сейчас, когда решение найдено, у меня есть конкурентное преимущество – мы предоставляем заказчику смету быстрее, чем другие компании, соответственно, шансы на то, что выберут нас, значительно повышаются, - говорит Александр Фомин.
Александр Фомин, создатель и директор компании «Светлый дом», специализирующейся на малоэтажном домостроении (дома и бани с нуля под «ключ»). Компания выполняет функции генерального подрядчика, все виды работ ведёт с привлечением собственных рабочих. Фирма существует с апреля 2014 года. Среди клиентов компании – «Бутово-парк», кондитерская фабрика «Лотте», Калужская ТЭЦ и др.
До создания собственной фирмы Александр Фомин успел поработать в нескольких строительных компаниях в качестве наемного сотрудника. И почти везде сталкивался с одной и той же проблемой при ведении клиентских заказов.
При составлении сметы на строительство приходилось высчитывать, какие материалы и в каком количестве необходимы для конкретного объекта. При этом надо было звонить на склад и уточнять, есть ли нужный материал в наличии. Затем рассчитывалось, сколько сотрудников потребуется для выполнения тех или иных видов работ, сколько времени они на это потратят и как будет оценен их труд.
Составление сметы занимало много времени, т.к. необходимо было связываться со складом, а также уточнять у сотрудников нескольких отделов, все ли необходимые работы отражены в предложении. При этом готовая смета все равно могла содержать неточности из-за человеческого фактора – что-то не учли, что-то неправильно подсчитали.
Большинство строительных фирм ведут такие подсчеты в таблицах Excel либо практикуют ручной метод расчета. При таком подходе при каждом заказе приходится делать все расчеты заново, то есть работать фактически «с нуля».
Александр Фомин вспоминает показательный случай. Однажды ему достался довольно крупный заказ, по которому работы на объекте велись два года, история смет не сохранялась, и даже в рамках одного заказа каждый раз приходилось всё считать «с нуля». Именно этот опыт подтолкнул Александра к мысли, что процессы учета нужно автоматизировать.
«Все те наработки, которые ты получаешь при работе над конкретным заказом, в дальнейшем теряются. Потом возникает аналогичный заказ, и начинаешь вспоминать – вроде то же самое или что-то подобное ты уже делал. Но не помнишь деталей. Получалось, что из раза в раз на одни и те же грабли наступаем. Поэтому в своей компании я решил установить продукт, который позволял бы хранить всю информацию по всем объектам в одном месте», - объясняет Александр Фомин.
Также Фомину требовалась программа, в которой можно было бы сразу видеть, во сколько обойдется выполнение каждого заказа. Это позволяет компании оценивать рентабельность проекта: исходя из нее, можно сразу понимать размер возможной скидки для заказчика.
Александр рассматривал продукты разных производителей (в том числе и самописные программы программистов-фрилансеров), посетил несколько презентаций у разработчиков, но оценить преимущества того или иного продукта и принять решение было довольно сложно.
«Мы не знали, как этот процесс устроен у нормальных компаний. Мониторили разных поставщиков. К одному съездишь, он тебе демонстрацию проведет, сам потыкаешь кнопки в предложенной программе... А куда тыкать, если не понимаешь, что и как устроено?», - вспоминает Фомин. Выбор программы занял несколько месяцев.
В итоге предприниматель остановился на программном продукте «1С:Управление строительной фирмой 8», разработанном московской компанией «Яуза Софт» на базе типовой системы «1С:Управление небольшой фирмой». Доводы в пользу этого продукта: понятная логика ведения смет и внесения информации, наглядное отображение необходимой первичной информации, понятный интерфейс. «Программа работает довольно быстро. Выбрал ее, хотя 1С - довольно сложная вещь. И честно говоря, я ее рассматривал в последнюю очередь», - признается Фомин.
«Небольшой строительной фирме я бы рекомендовал выбрать не типовой программный продукт, а именно отраслевое решение на его базе – «заточенное» под конкретную сферу деятельности»
Программа «1С:Управление строительной фирмой 8» позволяет рассчитать сметы на выполнение работ и закупку материалов для заказчика и с внутренними расценками для себя. Сотрудники компании «Светлый дом»» теперь видят наличие и стоимость расходных материалов под ту или иную работу. Благодаря этому стало возможным быстро посчитать стоимость строительства дома – время составления сметы уменьшилось в несколько раз. Это весомое конкурентное преимущество, ведь в случае, когда клиент обращается в несколько фирм, кто из них при прочих равных быстрее предоставит смету, тот с большой долей вероятности и получит заказ.
«Когда работаешь с заказом и практически сразу же видишь, в какую сумму обойдется его выполнение, – это большой плюс. Раньше на расчет требовалось время, и всё равно он мог быть сделан не совсем квалифицированно. Теперь мы уже четко понимаем, до какой сметы мы можем позволить себе «упасть» и при этом остаться рентабельными. В сметах отображаются реальные закупочные цены, и поэтому видно, во сколько нам обойдется тот или иной материал» - рассказывает Александр Фомин.
Благодаря автоматизации предприниматель может быстро и четко оценивать риски и перспективы участия в тендерах. Конкурсные требования к ним часто составляются людьми, не имеющими практического опыта строительства; поэтому цены в их сметах часто отличаются от рыночных. Установленная на предприятии программа позволяет определить, сколько в реальности будут стоить работы и материалы.
«Допустим, есть тендер по сметным расценкам, созданный государством. На сколько возможно снизить его стоимость, какая там рентабельность – невозможно понять, если у тебя нет достаточного опыта в этой сфере. А если применить в расчете программу, разработанную «Яузой Софт» и настроенную под нас, то в целом можно пересчитать всю смету в соответствии с реальными расценками. И тогда становится понятно, в какую сумму на самом деле обойдется строительство объекта», - говорит Фомин.
Еще один плюс программы – возможность «обсчета» большого количества исходных данных. Для компании, работающей с разными типами материалов, это очень важно.
«Почти все, кто занимается деятельностью, похожей на нашу, используют для строительства в основном какой-то один вид материала: или брус, или бревно, или кирпич. Мы создаем дома из всех возможных материалов. В том числе планируем, с учетом нашего опыта, заняться небольшим промышленным и гражданским строительством, хотим получать там подряды», - добавляет руководитель компании «Светлый дом».
Сейчас доступ к программе в компании «Светлый дом» имеют два человека. При необходимости (то есть при возрастании количества заказов) возможно в сжатые сроки обучить работе с ней любое количество сотрудников. «За неделю «новичок» оказывается в курсе всей нашей ценовой политики. Если он работал в строительной сфере или промышленном строительстве, то, изучив нашу базу и программу, он уже на следующий день сможет делать сметы для маленьких домиков. А человек, который у нас составляет сметы, раньше вообще на компьютере не работал - только пасьянс «косынку» мог разложить. Сейчас составляет сметы автономно, как заправский сметчик», - делится опытом Александр Фомин.
Программа по мере необходимости дорабатывается при помощи специалистов фирмы «Русские решения». Компания «Светлый дом» поменяла «под себя» форму стандартных бланков и учетных форм – документов, которые в силу специфики работы необходимы любой строительной фирме. В них были внесены данные о компании (чтоб не вносить их каждый раз), а также изменен порядок вывода информации. Теперь данные о материалах и о работах «раскрываются» отдельно друг от друга.
«Мы пользуемся программой 8 месяцев, но полностью цикл от начала до конца, как в любом бизнес-процессе, с этой программой еще не пройден. Для себя мы ее сейчас используем для составления смет. А в будущем мы хотели бы с помощью программного продукта создать каталог домов, которые можно предлагать и продавать как готовые изделия. В данный момент мы готовим техзадание под эту задачу», - говорит Александр Фомин.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Как заработать 5 млн. в год на сопровождении IT-систем.
Как автоматизация позволила сократить время обработки заявки в 10 раз.
