К идее автоматизации производственные компании приходят, как правило, под влиянием одних и тех же проблем: с ростом бизнеса начинает «буксовать» управленческий учёт, удлиняются бизнес-процессы, падает эффективность производства. Компания «Импресс Арт» не стала исключением – все эти проблемы нарастали как снежный ком, но благодаря своевременно принятому решению автоматизировать бизнес, ей удалось избежать серьёзных последствий. О том, как автоматизация позволила увеличить скорость выполнения заказов на 15%, рассказал исполнительный директор «Импресс Арт» Анатолий Соломенников.
Анатолий Соломенников – исполнительный директор компании
«Импресс Арт». Окончил Современную гуманитарную академию по специальности «экономика». Компания «Импресс Арт» специализируется на производстве гибкой упаковки, экструзионных материалов и рулонной бланочной продукции. Год основания – 1997, численность персонала – более 200 человек. В 2020 году компания прошла сертификацию по пищевой безопасности BRC. Производство и склад расположены в подмосковном городе Пушкино.
У нас в компании долгое время не было единой системы учёта. В работе мы использовали Microsoft Excel и Access, а также специальную систему для полиграфического производства. Они не синхронизировались друг с другом и с другими программами. Во всех отделах – на складе, производстве – учёт вели в разных файлах разные сотрудники.
При этом производство росло, производственные цепочки удлинялись, штат увеличивался. Вести разрозненный учёт в таких условиях становилось всё сложнее.
Девяносто процентов продукции мы поставляем в виде роликов – рулонов-полуфабрикатов, из которых заказчик сам делает упаковку. По каждому такому ролику контрагенты требуют глубокую детализацию: длина в погонных метрах, срок годности, состав.
Более того, если продукцию проверяет служба безопасности крупного пищевого производства, мы должны предоставить информацию о её происхождении.
Это не так просто, как может показаться. Упаковка порой состоит из нескольких слоев разных материалов. Один мы могли привезти из Египта, второй изготовить сами, третий – купить у поставщика из Казани.
Делать подобную детализацию «на счётах» – искать и сводить воедино информацию из таблиц – системно невозможно. Один раз можно потратить много времени, но не более того.
Мы выбирали систему около года. Тогда, в 2016-2017 годах, на рынке доминировали иностранные производители. Однако мы решили внедрять отечественную «1С:ERP». Во-первых, иностранные продукты были в несколько раз дороже, плюс ко всему их стоимость измерялась в долларах. Во-вторых, разработчики находятся далеко – порой за границей – и загружены работой. Значит, решение проблем и вопросов занимало бы время. В-третьих, мы не смогли бы сделать систему такой гибкой, как хотелось бы.
Потом мы искали исполнителей. Общались с менеджментом компаний, которые занимаются внедрением. Ездили на фабрики и предприятия, где эти компании вели проекты. Общались с сотрудниками и смотрели, как всё работает на деле.
В итоге выбрали компанию «Институт типовых решений - Производство». Я видел, как внедренная ими система функционирует на крупном предприятии. У той компании были две большие производственные площадки, которые за счёт «1С:ERP» работали синхронно.
Внедрение началось три года назад. Сначала пошли по неправильному пути. Три месяца писали «библию», функциональную модель – моделировали будущую систему. В быстрорастущем бизнесе, где внешние и внутренние условия постоянно меняются, это было ошибкой. За это время изменились функции некоторых подразделений, цепочки движения документации. Когда регламент утвердили, он уже устарел.
Мы посмотрели на регламент, положили его в стол и пошли по другому пути. Сначала внедрили решение на одном участке производства – в цехе экструзионной упаковки. Выбрали его, потому что он был обособлен и не включался в производственные цепочки. Когда система начала работать, внедрили решение на другом участке. Потом срастили участки в единое «дерево». Так постепенно охватили системой всю компанию.
Принимая решения, учитывали мнение сотрудников. Мы опрашивали инициаторов от производства – ответственных лиц и работников, которым предстояло пользоваться системой. Собирали их пожелания, описывали, как будет работать система. Когда она начинала действовать на каком-то участке, показывали им, как всё работает, собирали обратную связь.
Отдельные сотрудники реагировали плохо. Никто не хочет учиться чему-то новому – так устроен мозг человека. Приходилось показывать, объяснять. И «сжигать мосты» – например, удалять с рабочего компьютера старую программу.
В итоге учёт по всему производству мы объединили в единую систему. Теперь все данные в нее вводятся через разные интерфейсы и регистрируются в режиме онлайн. Также мы внедрили систему штрихкодирования. По сути, это паспорт. С его помощью мы обеспечиваем полную прослеживаемость процесса: где, когда и кем была получена продукция, из какого материала сделана, какими сотрудниками.
Система «1С:ERP» нас дисциплинировала. Появилась единообразность этикеток, упаковок продукции. Мы перестали делать двойную и тройную работу.
Например, складской учёт мы вели в таблицах. Сначала сотрудник вносил данные в файлы внутрискладского учёта, потом информацию надо было сводить воедино в другой таблице общего учёта.
Сейчас вся информация находится в одной базе. Каждый сотрудник забивает данные в своем интерфейсе, и они попадают в одно место. Отпала необходимость в дополнительных действиях.
Мы автоматизировали рабочие места в компании, теперь все они находятся в цифровой среде. За многими процессами мы больше не следим в ручном режиме.
Раньше на каждом рабочем месте печатника лежал бумажный журнал. В нём он записывал номер заказа, номенклатуру, сколько потратил краски. Потом приходили другие люди, сканировали этот журнал и вносили информацию в базу данных.
Сейчас сотрудник просто вносит данные в компьютер. Многие вещи оператору вообще больше не нужно делать. Например, номенклатура и прочие данные по заказу автоматически подтягиваются из базы при выборе заказа.
Программа автоматически списывает сырьё, осуществляет выпуск продукции, формирует этикетку. Раньше, чтобы внести изменения в этикетку, сначала надо было достучаться до десятка начальников. Сейчас можно просто внести изменения в систему, они автоматически появятся на всех шаблонах, и этикетки будут сразу печататься правильно.
Через автоматическую среду можно отправлять оповещения сразу всем сотрудникам. Недавно мы внедрили историю изменения документов. Чтобы было видно, кто, когда и что с ними делал. Сейчас мы выложили это обновление и сделали оповещение в системе для всех заинтересованных участников.
Система упрощает работу отдела контроля качества. Раньше, если возникала проблема брака или рекламации, надо было перелопатить кучу смен, журналов, чтобы найти нужную информацию. Сейчас можно отсканировать штрихкод на продукции и посмотреть, что и когда было сделано.
Недавно заказчик прислал нам рекламацию: расслоилась упаковка. Бракованные ролики нам вернули, мы их отсканировали. Отдел качества сразу определил, что нормальные ролики из этого же заказа были сделаны в одну смену, а бракованные – в другую. Посмотрели, какие параметры были выставлены на машине в эту смену. Скорость работы оказалась выше, чем было прописано в заказе. Если бы не было программы, мы бы просто не смогли найти эту информацию. Пришлось бы искать свидетелей.
Система помогает не только выявлять, но и предотвращать брак. Например, она предупреждает, если у материала истекает срок годности.
У нас позаказная система. Сначала мы считаем расчётную стоимость – предположительную себестоимость заказа. Потом решаем, продаём или не продаём и по какой цене.
Раньше все расчёты делали в Excel с помощью модифицированных формул. Наши менеджеры неплохо разбираются в технологиях и материалах и могли сами посчитать заказ. Плюс я постоянно обновлял формулы. Но со временем стало понятно, что с учётом роста бизнеса мы с таким методом далеко не уедем. В самом начале внедрения мы создали в «1С:ERP» расчётный модуль. Сейчас цифровая среда автоматически собирает всю информацию и рассчитывает себестоимость заказа.
Мы ещё не закончили внедрение системы в финансовые процессы. Планируем завершить эту работу в 2022 году. Тогда в системе будет складываться полноценный финансовый учёт.
Выполнение заказов ускорилось на 15 процентов. Скорость увеличилась, потому что многие процессы больше не осуществляются в ручном режиме. Отслеживать движение сырья и полуфабрикатов внутри компании стало быстрее и проще.
Управляя себестоимостью, мы можем понимать, где наш предел, точка безубыточности, и оперировать этим инструментом на рынке. Мы откажемся от заказов, которые в перспективе будут высасывать из нас деньги и ресурсы, а сосредоточимся на тех, которые принесут результат.
В 2022 году мы планируем завершить работу над финансовой частью. Кадровый ресурс у нас ограниченный, и мы не можем нанимать бесконечное количество специалистов, работу которых надо планировать и контролировать.
При помощи цифровой среды можно управлять сервисом, а это сейчас важно. Извлекать любую информацию, выдавать её клиентам, настраивать автоматические оповещения и уведомления. Собираемся в будущем сделать приложение для клиентов. Фундамент для него уже есть – наша программа.
В ближайшем будущем мы планируем автоматизировать отгрузки, освободить бухгалтерию от объёмной работы, автоматизировать формирование документов и отчетности, настроить глобальное планирование закупок и производства.
Источник: gd.ru.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
