Любая растущая компания сталкивается с одной общей проблемой: из-за увеличившегося штата, появления новых подразделений, запуска новых проектов оперативно получать данные о деятельности фирмы становится всё труднее. В составлении управленческих отчётов задействуются сотрудники нескольких отделов, соответственно, и времени на получение нужных данных требуется много. О том, как с помощью автоматизации удалось повысить управляемость компании, порталу Biz360.ru рассказала руководитель отдела продаж «Лаборатории «Биоритм» Варвара Пашкевич.
Варвара Пашкевич, руководитель отдела продаж ООО
«Лаборатория «Биоритм» (Екатеринбург). Научно-производственная косметическая компания была основана в 1992 году учёными-химиками Уральского отделения Российской академии наук во главе с профессором, доктором химических наук Казимиром Пашкевичем. Сегодня компания занимается не только собственным производством, но и продажей интимной косметики отечественных и западных брендов. У компании есть интернет-магазин и склад-шоурум в Москве, оптовый склад в Екатеринбурге.
У нас разноплановое предприятие, в структуре которого – производство, бухгалтерия, склад, оптовая и розничная торговля. Ещё недавно каждое из этих подразделений использовало отдельные продукты 1С. Например, бухгалтерия работала в «1С:Бухгалтерии», для оптовых продаж и склада использовали «1С: Управление торговлей», для розничных продаж – «1С:Розница». Часть функционала у производства вообще велась в таблицах Excel. Так сложилось исторически.
Наше предприятие росло и развивалось. В один момент стало понятно, что существующая схема работы окончательно устарела. Для взаимодействия всех отделов приходилось перегружать информацию из одной программы 1С в другую или из таблиц Excel в решения 1С. Происходили сбои, часть данных становилась неактуальной на момент их переноса.
Один пример, чтобы было понятно, о каких трудностях идёт речь. При переносе данных из «1С:Управление торговлей» в «1С:Бухгалтерию» довольно часто «двоились» документы. При обратном обмене между программами могли задвоиться складские остатки. Ошибки приходилось выявлять и исправлять вручную. Всё это сильно затрудняло работу бухгалтерии, отдела продаж и склада.
был выбран для автоматизации
В 2016 году было принято окончательное решение о переходе на новую программу, в которой могли бы работать все подразделения предприятия. Первоначально выбор пал на известный продукт «1С:Управление производственным предприятием».
В период подготовки к переходу мы общались со многими программистами 1С и от нескольких независимых специалистов услышали о флагманском решении – «1С:ERP». Так случилось, что в то же самое время компания «Прайм-1С-Екатеринбург» пригласила нас на бизнес-завтрак, посвящённый этому продукту.
До этого мы не сотрудничали с «Прайм-1С-Екатеринбург», но приглашение на презентацию приняли. На встрече нам обзорно рассказали о возможностях «1С:ERP», и стало сразу понятно – это то, что нам нужно! Мы пригласили представителей компании «Прайм-1С-Екатеринбург» к себе в офис, чтобы пообщаться более детально. После разговора сомнений не осталось: мы решили, что хотим внедрять именно этот продукт.
- Вера Пономарёва, руководитель отдела по работе с клиентами компании «Прайм-1С-Екатеринбург»: «На встрече с руководителем и собственником компании мы ответили на все возникшие вопросы. Директора интересовало, насколько внедрение решения затронет все рабочие процессы предприятия, не помешает ли оно деятельности компании. После этого мы договорились об обследовании бизнес-процессов и приобретении продукта «1С:ERP Управление предприятием 2».
Стандартный протокол работы любой компании, которая проводит внедрение IT-решений – сначала изучить рабочие бизнес-процессы клиента. Стадия обследования, как мне кажется, при автоматизации является самой важной. От того, как фирма, которая проводит обследование, соберёт информацию о деятельности заказчика, зависит его удовлетворённость результатом.
Нам очень повезло с представителем «Прайм-1С-Екатеринбург», который проводил обследование нашего предприятия. Он вникал в специфику деятельности каждого сотрудника, которому предстояло работать в «1С:ERP». Этот специалист садился буквально за каждое рабочее место в программах 1С и общался с каждым пользователем. Выяснял функционал сотрудника, его бизнес-взаимодействия, спрашивал, что устраивает в программе и что хотелось бы сохранить, а что, наоборот, требует доработки.
Не могу не отметить высокую мотивацию у наших сотрудников, никто не сопротивлялся новой программе. Все охотно шли на контакт, подробно описывали, как они работают, чтобы человек, проводивший обследование, правильно всё понял. Одновременно с обследованием наши сотрудники знакомились с программой «1С:ERP Управление предприятием 2» с помощью демо-версии, установленной для каждого пользователя.
Итогом обследования стал большой отчёт, в котором была собрана вся информация, полученная специалистом «Прайм-1С-Екатеринбург». Он описал все бизнес-процессы, используемые документы, отчёты, печатные формы и так далее для каждого подразделения. Это было очень сложно. Одно дело, когда тебе говорят: «Я нажимаю вот на эту кнопку, тут выгружаю данные, этим отчётом пользуюсь». И совсем другое расписать все рабочие процессы в целом – какое подразделение с каким подразделением взаимодействует, где это непосредственное сотрудничество, а где опосредованное, как оно происходит.
На стадию обследования ушло около двух месяцев. Все наши сотрудники вдумчиво вычитывали выданные заключения, исправляли какие-то моменты.
Нам, как действующему бизнесу, коробочное решение «1С:ERP Управление предприятием 2» не подошло полностью. Если в компании есть процессы, которые отлажены уже давно, программу необходимо «допиливать». Так было и с нами.
Для нашего предприятия были дописаны в IT-решении различные формы отчётов, к некоторым из них наши сотрудники уже привыкли: ими было удобно оперировать. Под наши задачи доработали блоки, связанные с производством. Некоторые блоки, которых нет в функционале «1С:ERP», создавали с нуля. Например, в стандартном решении отсутствовала сборка заказов с помощью штрихкод-сканера, а нам такой блок необходим для работы.
Само внедрение прошло быстрее, чем прогнозировали сотрудники компании «Прайм-1С-Екатеринбург»: вместо полугода уложились месяца в три-четыре. Работать в новой программе мы начали в апреле 2017 года.
Я знаю, когда пытаешься привнести что-то глобально новое в работу компании, часто это встречает сопротивление коллектива. Проще делать то, к чему ты привык годами, чем устраивать что-то по-новому. Но к нашей гордости, коллектив выполнил задачу по переходу на новую программу на «отлично» и в максимально сжатые сроки.
- Вера Пономарёва, руководитель отдела по работе с клиентами компании «Прайм-1С-Екатеринбург»: «Лаборатория «Биоритм» - это современная компания, всем сотрудникам которой было интересно освоить программу «1С:ERP Управление предприятием 2». Поэтому процесс внедрения проходил без каких-либо трудностей. Было автоматизировано 20 рабочих мест, на это потратили 1 170 000 рублей».
I. Долгая подготовка отчётов бухгалтерией
После внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2» вся подготовка регламентированной и управленческой отчётности стала полностью автоматизированной. Удалось уйти от оформления документов вручную.
Ещё один важный момент. В «1С: ERP Управление предприятием 2» есть механизм «Интеркампани». Он удобен, когда у компании несколько юридических лиц и между ними надо оформить продажу. Например, отгрузку от производственной компании розничному магазину. Раньше подобные сделки бухгалтерия готовила вручную – она оформляла докладную как для любой другой продажи. Сейчас механизм «Интеркампани» проводит подобные сделки автоматически. Бухгалтерии не надо тратить время на составление всех необходимых документов.
II. Определение эффективности менеджеров отделов продаж
В программе «1С:ERP Управление предприятием 2» есть удобные инструменты для быстрой аналитики эффективности работы с клиентами каждого менеджера. Это позволило нам выявить моменты, в которых менеджеры «не дорабатывали». Благодаря чему мы вернули 15% клиентов, которые в нашей базе числились как нелояльные.
III. Неэффективный учёт запасов сырья на производстве
В программе «1С:ERP Управление предприятием 2» отражается информация о расходе сырья на основании плана производства и средних показателях продаж. Программа автоматически рассчитывает, сколько сырья требуется для работы (в среднем) за выбранный период. Это позволяет менеджерам оперативно пополнять запасы сырья и не допускать их дефицита или избыточных запасов.
IV. Отсутствие единого информационного пространства между подразделениями
Раньше подразделения нашей компании были разобщены, потому что работали в разных программах. Например, бухгалтерии для подготовки отчётов необходимо было выгрузить информацию из программы, в которой работали менеджеры. Или другой пример - начальнику смены на производстве для составления плана необходимо было запросить отчёт остатков на складе готовой продукции из «1С:Управление торговлей».
Сейчас у нас сформирована единая информационная база, мы используем единые формы отчётов и документов. Это позволяет на 15% быстрее создавать отчёты о работе отделов продаж и производства.
V. Отсутствие системы разграничения доступа
Ещё одно преимущество новой системы – довольно тонкая настройка ролей для пользователей. У нас разная степень компетенции у сотрудников. Так как программа одна, мы не хотели, чтобы каждый пользователь имел доступ ко всему объёму информации. Например, по функционалу сборщикам заказов не нужны данные о работе бухгалтерии. Мы под каждое автоматизированное рабочее место настроили ограниченный доступ (в соответствие с должностью и компетенцией сотрудника).
После внедрения программы «1С: ERP Управление предприятием 2» мы проработали чуть больше года. Всем нашим подразделениям стало удобнее работать: нет потери информации, исчезли ситуации двойного ввода одних и тех же данных, сократилось время на составление отчётов.
Теперь я, как руководитель подразделения, получаю оперативные отчёты из программы и в удобной мне форме. Директор нашего предприятия может в режиме онлайн увидеть отчёты по бухгалтерской и управленческой части. В решении «1С:ERP Управление предприятием 2» ещё много возможностей, мы пока только начали их осваивать. Так что пользы будет ещё много.
Читайте также:
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как автоматизация позволила на 50% увеличить чек в сети автосервисов.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время на оформление заказа.
