Контроль времени сотрудников: возможности и риски для бизнеса

Руководителям и владельцам бизнеса часто бывает сложно «на глазок» оценить, насколько эффективно организована работа сотрудников. Особенно если компания работает удалённо – и сотрудники находятся вне поля зрения руководства. В таком случае на помощь может прийти тайм-трекер – специальная программа учёта рабочего времени. О том, какую пользу может принести бизнесу тайм-трекинг и какие есть риски у этого решения, порталу Biz360.ru рассказал основатель сервиса Shtab Александр Стихарев.

Я – Александр Стихарев, основатель сервиса по управлению проектами Shtab. С 2016-го года мы в компании практикуем полноценную удалённую работу, потому что это удобно и для руководителя, и для сотрудников. В какой-то момент наша компания перешла на систему с почасовой оплатой труда, чтобы оценивать работу специалистов более объективно. Для этого нам потребовался тайм-трекер – специальная программа учёта рабочего времени.

Мы пробовали интегрировать в работу компании несколько трекеров, но ни один из них полностью нас не устроил, потому что в этих приложениях нельзя было вести учёт рабочих задач. Муки поиска вдохновили нас на разработку собственной платформы для управления проектами, с помощью которой руководитель видит, сколько времени тратится у специалиста на отдельный таск.

Трекер считает активность пользователя за определённый период времени. К активности относятся: клики, ввод текста и передвижения курсора в промежуток 20 секунд. 

Если действия не совершаются и активность падает до нуля, то запускается счётчик отключения трекинга. Также его можно отключить закрытием вкладки или нажатием пользователем кнопки паузы.

Если для нашей компании такой контроль рабочего времени сотрудников эффективен, другим бзнесам он может не подойти. В этом материале хочу рассказать о позитивных и негативных последствиях использования тайм-трекера в работе команды.

Вот какие плюсы от использования тайм-трекера увидели мы.

Возможность улучшить дисциплину в команде

Рабочий день с 10:00 до 19:00 по факту может начинаться в 10:15, а заканчиваться в 18:45. А ещё можно на 10 минут задержаться на обеде, пару раз на 5 минут отвлечься на личные переписки и так далее. Чистое рабочее время существенно сокращается. Тайм-трекер – инструмент на пути к улучшению этой ситуации.

У нас в компании несколько направлений бизнеса. Та часть команды, которая не работает над Shtab, поначалу тоже не признавала тайм-трекер. Были возражения в духе «Я всё делаю в срок», «Я сам умею контролировать своё время», «Я и так всегда на связи с 10 до 19».

Чтобы доказать важность трекинга, мы провели эксперимент и одну неделю попросили ребят трекать время, затраченное на задачи. 7 из 10 сотрудников зафиксировали не более пяти (!) часов в день на таски из положенных восьми.

Мы обсудили этот момент и пришли к решению: вводим гибкое начало рабочего дня (начинать работать можно в 9, 10 или 11 часов), но каждый специалист должен трекать 90% рабочего времени (10% заложили на перекуры и другие повседневные мелочи).

С объективной оценкой времязатрат нам удалось привести дисциплину команды в порядок и добиться почти эталонных 7+ часов чистого рабочего времени в день.

Возможность улучшить производительность команды

На своём опыте мы поняли, что режим многозадачности не работает в реальной жизни, и фокусировка – главный секрет производительности.

Одно переключение между задачами занимает у сотрудника всего несколько секунд, но при постоянном повторении эти секунды накапливаются. Смена задач заставляет мозг человека заново концентрироваться, что требует дополнительной энергии. Учитывая отвлечение на соцсети и собственные мысли, переключения забирают у сотрудника больше 40% продуктивного времени.

Тайм-трекер помог нашим специалистам понять, сколько времени на какие задачи у них уходит и, как следствие, улучшить планирование и приоретизировать таски.

Приведём пример из опыта тайм-трекинга задачи по сборке UI-kit. UI-Kit – это создание готового набора элементов, на котором будет строится интерфейс сайта. Например, шрифты, формы, кнопки и другие графические решения. Если раньше на сборку всех элементов наш web-дизайнер закладывал около 4 часов, то сейчас он может точно сказать, что на эту задачу у него уходит 2 часа. Это понимание позволяет специалисту точнее планировать своё время, а ту же задачу по сборке UI-kit выполнять в четыре захода по 30 минут между более крупными тасками.

Более точное планирование привело к общему росту производительности команды.

Оплата труда становится прозрачной

С некоторыми специалистами, например, разработчиками на подряде, мы по-прежнему рассчитываем оплату на основе часов работы над задачей. Так же поступают коллеги из IT-компаний: стоимость разработки проекта напрямую зависит от времени, за которое специалисты реализуют свои задачи.

Если работа сотрудника при этом не контролируется, а он занимается посторонними делами вместо выполнения задачи, условия честными назвать нельзя. Трекер со скриншотами рабочего пространства добавляет процессу обоюдной прозрачности.

Контролируя рабочее время специалиста, руководитель оценивает продуктивность и платит за неё, а не за условное количество «рабочих» часов. Это может стать для сотрудника стимулом работать продуктивнее. А в случае возможных переработок заслужить дополнительную оплату.

Контроль рабочего времени сотрудников может не просто не работать в некоторых компаниях, но и вредить.

Сотрудники могут быть настроены негативно

Главная потенциальная проблема внедрения тайм-трекинга — его восприятие командой. Даже внутри своей компании мы столкнулись с тем, что специалисты считали контроль рабочего времени излишним и даже нарушающим их границы.

Наши ребята поначалу воспринимали трекер исключительно как инструмент контроля и слежки. Никто не хотел, чтобы их условная переписка в Telegram становилась доступной администраторам.

Эту проблему мы решали диалогом и объяснением. Мы убедили их, что тайм-трекер вводится для повышения продуктивности и улучшения качества планирования, а не от недоверия. Показали, что скриншоты с персональной информацией блюрятся нейросетью. А когда общая продуктивность компании возросла, весь первичный негатив сошёл на нет.

Тем, кто только планирует внедрять трекинг времени, советую сначала попробовать трекер в работе с отдельными специалистами. Это снизит общий порог недоверия к инструменту, а внутреннее сарафанное радио сделает остальное за вас.

Подходит не всем командам

При внедрении тайм-трекинга важно учитывать сферу работы специалиста и как эффективнее всего оценивать его результат.

Например, в нашем случае этот инструмент показал себя с лучшей стороны из-за большого числа типовых задач в разработке. Мы оптимизировали процессы решения многих тасков, улучшили планирование, а в довесок подтянули дисциплину.

Тайм-трекер вряд ли принесёт пользу компаниям в сферах креатива и маркетинга, поскольку сотрудников там оценивают по другим критериям – продажам или творческим решениям.

На специалистов из креативной сферы трекер может давить психологически: на создание некоторых решений нужно времени больше, чем на выполнение типовых задач.

Менеджеры, которые часть рабочего времени проводят на созвонах, должны оцениваться по обговоренным заранее KPI, а не затраченному времени. Так эффективнее, потому что продуктивность встреч может быть несоразмерна потраченному времени.

И таких кейсов много. Поэтому сначала важно понять, для чего вам этот инструмент и будет ли он эффективен.

Тайм-трекинг – полезная вещь в удалённой работе, когда специалисту оплачивают время, за которое он справился с задачей. Контроль времени помогает дисциплинировать коллектив и оптимизировать его работу.

Вводить контроль за временем в команду нужно постепенно: не все сотрудники позитивно отреагируют на нововведение. К тому же, тайм-трекинг не подходит для некоторых сфер: там, где эффективность сотрудников проверяется креативными решениями и KPI.

Универсального ответа, нужен ли вашей компании тайм-трекер, нет: решение зависит от того, в какой сфере вы работаете. Вам подойдёт тайм-трекер, если:

• У вас есть сотрудники, оплата которых происходит по затраченным на задачи часам;

• Ваши сотрудники выполняют типовые задачи;

• Вы часто работаете с фрилансерами под отдельные проекты или задачи;

• Ваша компания работает удалённо.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360