«Новый взгляд на список важных дел»: как успевать выполнять самое значимое

Вы начинаете свой рабочий день, углубившись в список самых важных дел, составленных накануне. Вдруг что-то вас отвлекает - телефонный звонок недовольного клиента, внеплановая встреча, email-сообщения, требующие незамедлительных действий… И к своему списку вы возвращаетесь только вечером, с тоской осознавая, что почти ни один пункт из него не выполнен, хотя вы трудились весь день не покладая рук. Знакомые ощущения? А ведь список важных дел может быть эффективным инструментом организации работы, но только в том случае, если он применяется правильно. С разрешения компании SmartReading мы публикуем саммари («сжатую» версию) бестселлера С. Дж. Скотта «Новый взгляд на список важных дел».

1. Слишком пространные списки 

Мы планируем переделать десятки дел в течение дня, но все стоящие перед нами задачи варьируются по степени срочности, протяженности и количеству времени, требуемого для их выполнения. Длинные списки демотивируют, потому что невозможно выполнить каждое внесённое в них задание. 

Вместо этого ежедневно выделяйте три самых значимых дела, которые принесут максимальную пользу вашей карьере, бизнесу или вам лично, и записывайте их по степени важности на небольшом листе бумаги, который будет у вас перед глазами в течение всего дня. 

2. Расплывчатость и неопределённость 

Часто мы слишком туманно формулируем стоящие перед нами цели, не определяя, какие конкретно шаги необходимо предпринять для достижения результата. 

Вместо того чтобы записать: «Поработать над презентацией», укажите, что конкретно вы планируете сделать: «Набросать черновик презентации», «Определить три ключевые идеи презентации» и т.д. 

Важно понимать: 

• каким будет конечный результат;
• выполнима ли задача течение одного отрезка времени;
• к какому сроку задача должна быть решена. 

3. Неумение планировать время 

Трудно быть эффективным, если вы не знаете, сколько часов или дней вам потребуется для завершения того или иного задания. Перед тем как взяться за какое-либо дело, оцените, сколько примерно времени у вас на него уйдёт. Даже если вы сначала будете ошибаться в расчётах, они помогут вам в дальнейшем выработать привычку правильно планировать своё время. 

4. Позволять отвлекающим моментам сбивать себя 

Бывают такие дни, когда возникает масса незапланированных дел и происходят непредвиденные ситуации. Поэтому важно не только чётко структурировать свой график, но и уметь проявлять определённую гибкость. 

Каждое утро заглядывайте в свой календарь и проверяйте, что у вас запланировано на сегодня и на несколько ближайших дней. В течение каждого дня старайтесь выделять хотя бы один час на разрешение внеплановых ситуаций. Такой запас свободного времени поможет вам существенно снизить уровень ежедневного стресса. 

5. Концентрироваться на делах, которые на самом деле не слишком важны 

Всегда есть соблазн заполнить свой список задачами, которые только кажутся срочными и значительными, а на самом деле не играют важной роли в долгосрочной перспективе. 

Чтобы добиться результатов, нужно видеть общую картину и записывать задания с реальными сроками (например, важные встречи) и те, которые максимально влияют на достижение поставленных вами целей (например, работа над предстоящей презентацией). 

6. Отсутствие связи между задачами и конечными целями 

Мотивация зависит от того, насколько лично нам важно то, что должно быть сделано. В таких случаях нам не приходится собирать волю в кулак, мы с радостью берёмся за работу.  

Перед тем как начать писать свой список важных дел, подумайте, почему вы включаете в него тот или иной пункт. Если он связан с вашей долгосрочной целью, вы будете работать с большим энтузиазмом. 

7. Мучать себя мыслями о невыполненных делах 

В конце концов, список важных дел - это не вопрос жизни и смерти. Поэтому не терзайте себя, а привыкайте начинать каждое утро с работы над тремя самыми значительными задачами на день. 

Всех этих ошибок можно легко избежать, если начать использовать систему четырех списков важных дел.

Мы выяснили, что непродуктивно забивать свой список дел отрывочными мыслями, неотложными заданиями и приблизительными сроками. Задачи, проекты и идеи различны по своей природе: какие-то срочные и требуют немедленной реакции, другие надо обдумать и доработать, но только в свободное время, третьи просто невозможно выполнить, не составив детальный план действий. Чтобы работать эффективно, концентрироваться на самом существенном и не тратить время на то, что только представляется важным, нужна система четырех списков дел. 

1. Список идей. В него вносится любая мысль и потенциальный проект, над которыми вы хотите поработать в дальнейшем. Некоторые из этих идей легко осуществить, а какие-то никогда не будут реализованы. Главное - выработать привычку ежедневно вносить их в отдельный список и просматривать хотя бы раз в неделю.

2. Список проектов. Если для решения какой-либо задачи требуется более двух действий, ей место в этом списке. В нём должны быть отражены все шаги, которые необходимо предпринять, чтобы идея реализовалась и превратилась в завершённый проект. 

3. Список еженедельных дел. Это план, в котором указаны предстоящие на неделе рутинные дела, сроки завершения заданий, встречи и мероприятия, необходимые для того, чтобы работа над проектами продвигалась. Внеся эти данные в свой график, вы сможете оценить, сколько времени у вас останется для осуществления долгосрочных проектов. 

4. Список самого значимого на день. Это тот небольшой листок с тремя наиболее существенными вещами, которые необходимо выполнить в начале дня, прежде чем вы приступите к каким-либо другим делам. Этот список помогает концентрироваться не на мелочах, а на глобальной картине стоящих перед вами задач. 

Зачем тратить драгоценное время, создавая четыре отдельных списка, вместо того чтобы скорее приступить к выполнению намеченного на день? Это нужно, чтобы:  

• вы ясно представляли, как строить каждый рабочий день;
• ни одна ценная мысль, задача или срок не были пропущены;
• вы могли сконцентрироваться на вещах, которые действительно важны, а над остальными могли бы поработать, если у вас останется свободное время. 

Рассмотрим каждый список подробнее. 

Заранее неизвестно, какая именно из многочисленных идей в дальнейшем принесет вам миллионы. Поэтому есть смысл выработать привычку фиксировать все мысли и планы, которые приходят вам в голову в течение дня. Это можно сделать двумя способами: используя Evernote или систему 43 папок. 

Evernote 

Это программа для ведения и хранения записей, а также удобный организационный инструмент, который можно использовать через интернет, на персональном компьютере или как мобильное приложение. 

Преимущества этого способа: 

• все рабочие записи и личные документы хранятся в одном месте;
• быстрый доступ ко всем документам, фотографиям и ссылкам на любом компьютере или мобильном устройстве;
• легко вести поиск через Google;
• синхронизируется со сканирующими приложениями, что позволяет скопировать документ и отправить его себе в Evernote по электронной почте (причем каждое слово из отсканированного файла можно будет найти через систему поиска);
• удобно при использовании аудио-сообщений: можно надиктовать свои мысли и отправить запись себе в Evernote;
• простая синхронизация между мобильным устройством и компьютером. 

Метод «43 папки» 

Если нет хорошей организационной системы, то идеи легко забываются, а планы не реализуются. Применение метода 43 папок позволит вам не упускать ничего важного. 

Вам понадобятся 12 больших папок, по одной на каждый месяц. Затем вы добавляете 31 папку на каждый день месяца (итого набирается 43 папки) и нумеруете их по числам. Эта 31 папка расставляется по порядку внутри папки на текущий месяц, за которой следуют 11 папок для остальных месяцев.  

Чтобы эта система эффективно работала: 

• выделите место и структурируйте его, создав нужное количество папок;
• вкладывайте каждую запись в отведенное для нее место;
• планируйте дату, когда сможете уделить достаточно времени для детального обдумывания какой-либо идеи;
• еженедельно устанавливайте «напоминалки», чтобы не забывать, в какие дни и по поводу каких идей необходимо что-либо предпринять;
• вырабатывайте привычку просматривать содержимое папок ежедневно.  

Для реализации большинства идей и планов требуется предпринять ряд шагов, а их не всегда можно выполнить в один день. Именно поэтому необходимо расписывать все действия, которые потребуется совершить, включая следующие моменты: 

• дата завершения всего проекта, включая промежуточные даты окончания отдельных этапов;
• конкретные действия и задачи (чем точнее они сформулированы, тем легче их реализовать);
• отдельные проекты по каждой идее (если вы работаете над пятью личными и рабочими идеями, у вас должно быть пять соответствующих списков проектов). 

Когда вы начинаете какое-либо дело, всегда точно представляйте, каким должен быть конечный результат. И уже исходя из того, что именно вы хотите получить, отображайте последовательность действий. 

Например, сегодня 1 июля, а 1 сентября вы должны выступить с важной презентацией. Разбейте весь процесс на ряд действий, которые вам необходимо совершить в течение следующих двух месяцев, и проставьте сроки: 

1. Определить тему выступления - до 8 июля.
2. Утвердить тему с организаторами мероприятия - до 15 июля.
3. Наметить основные моменты презентации - до 17 июля.
4. Пообщаться с представителями будущей аудитории, чтобы получить их взгляд на стоящие перед ними задачи и имеющиеся сложности - до 22 июля.
5. Собрать необходимые данные, факты и цифры - до 25 июля.
6. Расположить информацию в логическом порядке - до 28 июля.
7. Подготовить начальную версию презентации - до 5 августа.
8. Получить обратную связь от коллег и друзей - до 12 августа.
9. Создать вторую, третью и окончательную версии презентации - до 19 августа.
10. Отрепетировать свое выступление - до 30 августа.
11. Провести презентацию - 1 сентября. 

Не всем может быть удобна линейная пошаговая форма списка проектов. В таком случае вместо неё можно применять диаграммы, используя разные цвета и шрифты. Подобный способ графической формы организации процессов мышления называется «ментальная карта» (mind mapping). С помощью ментальной карты можно объективно оценить свои навыки, возможности и ресурсы. Строить такие карты несложно и более увлекательно, чем создавать простой список. 

У всех есть дела, которыми приходится заниматься регулярно: отвечать на сообщения по электронной почте, делать звонки, посещать назначенные встречи. Эти рутинные занятия - основа списка еженедельных дел - зачастую составляют большую часть дня, поэтому их надо планировать и заносить в календарь, не забывая оставлять между ними достаточно свободного времени, чтобы иметь возможность решать непредвиденные задачи. 

Раз в неделю (лучше в субботу или воскресенье, чтобы не отвлекаться) выделяйте час на планирование последующих семи дней. Вносите в свой список еженедельных дел три основные вида деятельности: рутинные дела; запланированные встречи, мероприятия и личные дела; важные задачи из списка проектов. 

Рутинные дела 

Начните с того, чтобы наметить в каждом дне конкретное время для выполнения повторяющихся рабочих задач, телефонных звонков, переписки, занятий с детьми, домашних дел, занятий спортом и т. д.  

Полезно указать, сколько времени займет выполнение каждого дела (например, 45 минут на переписку по электронной почте, полтора часа на приготовление ужина и т.д.).  

Для большей эффективности старайтесь группировать дела (если вы еженедельно заезжаете в отделение банка, кондитерскую и на заправку, объедините эти визиты в единый временной блок). 

Запланированные встречи и личные дела 

Ваша эффективность напрямую зависит от того, как вы распределите время между выполнением важных дел и рутинных занятий. Поэтому принимайте во внимание все запланированные на неделю мероприятия, перед тем как браться за новый проект, требующий больших временных затрат.

Обязательно используйте функцию напоминания в мобильных телефонах или электронных календарях (Outlook, Evernote, Google Calendar и др.) для каждого запланированного мероприятия. 

Задачи из списка проектов 

Концентрируйтесь на наиболее важном в списке, чтобы не разбрасываться и не пытаться объять необъятное в течение семи дней: вносите только задачи, которые должны быть завершены на этой неделе и те, выполнение которых критично на данной стадии работы над проектом. 

Если вы предпочитаете пользоваться компьютером, то список еженедельных дел можно составить в любом текстовом редакторе или использовать календарь. Список должен представлять собой схему вашей загруженности на ближайшую неделю и быть удобным в использовании: 

• старайтесь начинать свой день с задач, для выполнения которых требуются дополнительные усилия - выделяйте их жирным шрифтом;

• более простые дела (переписка, сортировка документов) можно компоновать по времени и выполнять во второй половине дня, когда вы уже закончите работу над наиболее сложными заданиями;

• если возможно, старайтесь проводить встречи и длительные телефонные переговоры в один день, тогда у вас будет больше маневренности для выполнения других дел в течение недели;

• ранжируйте каждый пункт списка по степени затрачиваемой на его выполнение энергии (где 1 - минимальные затраты, а 5 - максимальные), чтобы рассчитывать запас сил на день и выполнять каждую задачу самым рациональным способом. 

Раз в неделю просматривайте свое расписание на ближайшие семь дней и планируйте все дела и проекты, которые вы собираетесь завершить в течение этого времени. 

Чтобы понять, на чем именно вам нужно концентрироваться, следуйте трем правилам:

1. Определите приоритеты. Бывают важные задачи, работа над которыми требует полной концентрации. В таком случае лучше отложить все менее срочные дела и сфокусироваться на том проекте, который окажет наибольшее влияние на вашу карьеру или личную жизнь. 

2. Планируйте проектные задачи. Для этого выделите из списка проектов те дела, которые окажут максимальное воздействие на вашу карьеру и жизнь в целом, и распланируйте их на ближайшие семь дней. Это будут те задачи, которые войдут в ваш список еженедельных дел и список самого значимого на день. 

3. Работайте над своими идеями. Для обдумывания тех мыслей и планов, которые вы внесли в Evernote или 43 папки, необходимо выделить время. 

Когда вы просматриваете список запланированных встреч, идей для дальнейшего обдумывания и выделяете самое важное на неделю, вы начинаете концентрировать внимание на том, что действительно важно для вашей жизни и карьеры. 

В этот список дел заносятся три задачи из списка еженедельных дел, которые именно сегодня важнее всего для вашей карьеры или для вас лично. Нужно ясно представлять себе конечную цель и количество времени, которое потребуется для ее достижения. Например, если вы пишете книгу, то формулировка должна быть не «Написать следующую главу», а «Написать 1500 слов».  

Несколько рекомендаций по поводу составления списка самого значимого на день: 

• используйте небольшие листки бумаги или карточки, чтобы не вносить ничего лишнего и чётко формулировать задачи;
• составляйте список с утра, чтобы у вас была ясная картина того, что на самом деле важно;
• расставляйте приоритеты, записывая первым пунктом самое главное дело на день;
• стройте свое расписание на день так, чтобы завершить все самое важное в течение первой половины рабочего дня, и тогда все внезапные срочные дела не будут для вас неприятным сюрпризом - ведь то, что имело самое большое значение для вас на сегодня, вы уже выполнили.

Когда вы завершили всё самое существенное на день, возьмитесь за дела из вашего списка проектов: он тем и удобен, что представляет собой пошаговый план того, чем ещё вы должны сегодня заняться.

В течение дня уровень энергии у вас будет то расти, то падать: сейчас вы чувствуете, что можете свернуть горы, а через пару часов усталость и отсутствие мотивации позволяют вам выполнять лишь простейшие рутинные задачи. Поэтому важно не только составить списки дел, но и учитывать чередование пиков и спадов активности. 

1. Принимайте во внимание истощение силы воли. Когда вы тратите энергию на решение какой-либо задачи, на все последующие дела у вас остается всё меньше силы воли, т.к. её запас ограничен. Беритесь за самые сложные дела, когда находитесь на пике активности - в начале дня или после перерыва. 

2. Определите, когда вам работается лучше всего. Если вы слышали о биоритмах, то знаете, что для умственной активности больше всего подходит время в 9 утра и 9 вечера, а для физических нагрузок - 7 утра и 7 вечера. Однако универсальных биоритмов не существует, поэтому необходимо знать, к какому типу людей вы относитесь - к тем, кто успешнее работает с утра, или к тем, кто более эффективен вечером - и планировать свой график с учётом ваших индивидуальных биоритмов. 

3. Начинайте свой день с дел, требующих максимальных затрат энергии. Обычно мы находимся на пике активности в начале рабочего дня. Используйте это время для составления списка самого значимого на день и приступайте к его реализации, пока у вас высок уровень мотивации, вы сконцентрированы и у вас большой запас силы воли для выполнения сложных задач. 

4. Откладывайте рутинные дела на время спада активности. Когда вы устали и ваш уровень мотивации снижен, возьмитесь за то, что не требует больших усилий (отвечайте на сообщения по электронной почте, перезванивайте коллегам и т. д.). 

5. Прислушивайтесь к себе. После того как вы выполните всё самое значимое в начале рабочего дня, просмотрите список остальных дел, запланированных на сегодня. И прежде чем заняться чем-то, спросите себя: «По шкале от 1 до 5, какой у меня сейчас уровень энергии?» Может быть, вы чувствуете себя на «троечку» - тогда посмотрите, какие дела с таким уровнем затрат энергии запланированы у вас на сегодня, и приступайте к их выполнению. 

6. Делайте частые перерывы. Невозможно быть на 100 процентов сконцентрированным в течение всего дня, поэтому старайтесь делать пятиминутные перерывы после каждых 25 минут интенсивной работы: посидите немного с закрытыми глазами, встаньте и пройдитесь, потянитесь или поболтайте с коллегами.  

7. Перестраивайте свой график в «ленивые» дни. Бывают ситуации, когда вы неважно себя чувствуете, устали, не выспались или переживаете из-за домашних проблем и не можете полностью сконцентрироваться на работе. В такие моменты не пытайтесь заставить себя решать сложные задачи с высокой затратой энергии, а выберите из своего списка еженедельных дел те несложные, у которых рейтинг 1 и 2, и займитесь ими. 

8. Подчищайте «хвосты». Если какой-либо пункт остаётся в вашем списке дел более трёх дней, определите, что именно вы будете делать: 

• выполните его в первую очередь на следующий день;
• запланируете дату и время на неделе, когда вы приступите к этому заданию;
• удалите его из своего списка, если оно утратило свою актуальность.

Считается, что мы активно работаем, когда у нас высок уровень мотивации, и начинаем отлынивать от выполнения задач, если мотивация невелика. На самом деле, мы не можем начать или завершить какое-либо задание, если в нас засел страх - в глубине души мы боимся столкнуться с трудностями, которые ожидают нас в работе. Что именно нас пугает? 

Неопределённость. Бывает, что мы вносим задачу в список дел, предварительно не обдумав её как следует. Потом, в процессе работы, мы осознаём, что не до конца понимаем, каким должен быть конечный результат. Это непонимание заставляет нас нервничать, потому что мы не знаем, что делать дальше. В конце концов мы начинаем оттягивать решение этой задачи, т. к. она кажется слишком сложной. 

Поражение. Иногда мы прилагаем максимум усилий, и тем не менее нас постигает неудача. Такое подсознательное ожидание возможного провала может существенно влиять на наши действия.  

Сложность. Чем более трудная задача стоит перед вами (например, длительный многофазовый проект), тем больше вы будете откладывать начало работы. 

Отторжение. Есть какие-то сферы, в которых вы не слишком сильны. Поэтому все соответствующие задания будут вызывать у вас нежелание приступать к ним. Здесь возможны два пути: усовершенствоваться в этих областях или поручать выполнение таких дел кому-то ещё. К сожалению, если игнорировать нечто неприятное, оно не исчезнет само по себе. 

Что можно предпринять, чтобы преодолеть эти страхи? Особенно если очень не хочется что-либо делать вообще? 

1. Избавьтесь от всех отвлекающих факторов: 

• Электронная почта.
• Социальные сети.
• Sms, коммуникаторы и телефонные звонки.
• Многозадачность.
• Беспорядок на рабочем месте и в компьютере.
• Шум.

2. Напишите, что мешает вам действовать. Важно не только осознать страхи, которые вас останавливают, но и понять, в чём причины отсутствия у вас мотивации. В течение 15 минут запишите свой поток сознания на тему «Что не дает мне начать работать». Вы не знаете, как начать? Выполнение задачи заставляет вас выйти из привычной зоны комфорта? Вам нужно работать над проектом, который лично вам неинтересен? 

3. Составьте план по преодолению препятствий. Если задача слишком масштабная или у неё много составных частей, разбейте задачу на части, с которыми будет легко справиться - для них у вас есть список проектов. Успешно завершив первый этап, вы получите прилив энергии для выполнения последующих шагов.  

4. Сделайте все необходимые приготовления, чтобы не было предлога откладывать начало работы: заранее распечатайте документы, прочитайте материалы, установите нужные компьютерные программы. 

5. Настройтесь на начало работы. Не приступив к выполнению задачи, вы никогда её не закончите, сколько бы вы ни переживали из-за неё. Не нужно сокрушаться о том, как много всего предстоит сделать до конца рабочего дня или что вас могут постичь неудачи. Думайте о «здесь и сейчас» и сконцентрируйтесь на том, чтобы выполнить необходимую работу хорошо и вовремя. Вырабатывайте привычку начинать действовать, каждый раз совершая по небольшому шагу вперёд. Успешный первый этап зарядит вас оптимизмом и подтолкнет к совершению последующих шагов.  

6. Подумайте о награде. Если вы соотнесёте выполнение каждого задания с получением вознаграждения в долгосрочной перспективе, вы будете более мотивированы на быстрое и успешное завершение работы. Проанализируйте, какие положительные результаты принесёт вам выполнение каждого задания из списка дел в плане продвижения по карьерной лестнице, получения премии или достижения личной цели. 

Списки дел помогают оценить важность и значимость каждой идеи: если вы постоянно оттягиваете принятие решения и ничего не предпринимаете, это сигнал, что конкретное задание вступает в противоречие с вашими личными целями. Когда вы занесёте задачу в список дел, который вы ежедневно просматриваете, вы сможете быстро оценить, стоит ли тратить на неё время. Список дел также помогает реализовать отвлечённую идею с помощью плана ежедневных конкретных действий.  

Задачи, проекты и идеи различны по своей природе, потому на смену постоянно растущему хаотичному списку дел приходят четыре списка: список идей, список проектов, список дел на неделю и список самого важного на день. Каждый из этих списков требует своих методов работы. 

Для идей используйте Evernote или 43 папки. Не забывайте регулярно просматривать эти записи: так вы никогда не упустите ничего, что в дальнейшем может оказаться перспективным. 

Ведите списки личных и рабочих проектов, т.е. всех задач, работа над которыми состоит из нескольких этапов. Ставьте перед собой чёткие цели и записывайте конкретные шаги для их достижения. Если вы затрудняетесь разбить задачу на этапы, составляйте «ментальную карту».  

Каждую неделю (лучше в выходной) выделяйте один час на планирование последующих семи дней. Определите, какие личные дела вам предстоят, на каких проектах вам стоит сконцентрироваться и сколько у вас на них времени. Рядом с каждой задачей пометьте уровень энергии, необходимой для ее решения. Распределите задачи таким образом, чтобы степень их сложности соотносилась с пиками и спадами вашей биоритмической активности. Оставляйте достаточно времени между запланированными делами, чтобы иметь возможность решать непредвиденные задачи, которые могут возникнуть в течение дня. 

Всегда начинайте работу со списка самого значимого на день. Чётко формулируйте, что должно быть сделано и в какие временные рамки. Не забывайте планировать и делать перерывы между выполнением задач, чтобы отвлечься и настроиться на работу над следующим заданием. 

Заполняйте пустоты в графике. Когда вы завершили всё самое значимое на день, возьмитесь за дела из вашего списка проектов: он тем и удобен, что представляет собой пошаговый план того, чем ещё вы должны заняться. 

Используйте методики для повышения эффективности и борьбы с прокрастинацией и концентрируйтесь только на самом важном. Эти простые рекомендации заработают только при одном условии - если вы будете им следовать, выбрав из набора самые действенные лично для вас инструменты.

Саммари книги Атула Гаванде «Чек-лист»
Саммари книги Джеффа Сазерленда «Scrum»
Саммари книги Скотта Беркуна «Осуществление задуманного»
biz360