История сервиса Office Anatomy – отличный пример того, как новые технологии могут упростить и удешевить стандартные бизнес-процессы в отношениях клиента и подрядчика. Если раньше для того, чтобы рассчитать стоимость инженерных коммуникаций для офиса нужно было выезжать на объект и вести долгие расчёты, то сейчас эта операция занимает меньше часа. О том, как автоматизация помогла в разы ускорить проектирование коммуникаций для офиса, сооснователь проекта Office Anatomy Виталий Кузнецов рассказал порталу Biz360.ru.
Виталий Кузнецов, 38 лет, предприниматель из Москвы, сооснователь сервиса
Office Anatomy (проектирование инженерных и IT-коммуникаций для офисов). Образование: Государственный университет управления. Свой первый стартап, связанный с подключением высокоскоростного интернета в жилых домах, запустил в 1998 году. Основатель системного интегратора «НТЦ Комплексные системы» (2003). С 2013 года – управляющий партнёр проекта Office Anatomy.
Виталий Кузнецов начал заниматься прокладкой коммуникаций для высокоскоростного интернета в 1998 году, когда ещё далеко не все знали, что такое интернет. А в 2003 году, продав свою сеть районного масштаба, Виталий основал новый бизнес в сфере системной интеграции – компанию «НТЦ Комплексные системы», которая предлагала услуги по проектированию, строительству и обслуживанию инженерных систем в офисах.
В 2013 году основатели сервиса решили избавить себя от рутинной работы и автоматизировать «предварительные» процессы, сопровождающие каждый заказ. Схема этих начальных действий стандартная: обращение клиента, выезд, осмотр объекта, предварительные расчёты, проектирование. Эти однотипные процедуры отнимали много времени и сил.
Идея была в том, чтобы создать программу-конструктор, которая бы позволяла быстро спроектировать необходимую «начинку» офиса, не отходя от компьютера
«Офисная архитектура внутри зданий довольно однотипна. И какими бы разными не были офисы в пределах 1000 квадратных метров по площади и конфигурации, принципиально процессы по оснащению офиса необходимыми коммуникациями и оборудованием не отличаются», - говорит Виталий.
По итогам обсуждений команда проекта сформулировала суть продукта: онлайн-конструктор, с помощью которого можно рассчитать стоимость всех работ, материалов и оборудования для прокладки инженерных и компьютерных сетей в офисе.
На разработку концепции проекта ушло около года. К непосредственной реализации приступили в декабре 2014 года с написания кода и разработки дизайна сервиса. Новый бренд назвали Office Anatomy. Запустили сервис осенью 2015 года.
Сервис представляет собой несложный онлайн-конструктор, который рассчитывает стоимость всех работ, материалов и оборудования. Система производит расчёт только для офисных пространств площадью не более 2000 «квадратов». Но в это ограничение вписывается подавляющее большинство московских офисов. На сегодня 90% сделок на офисном рынке – это площади менее 1000 метров.
При работе с системой клиенту достаточно загрузить схему помещения и определить, как оборудовать рабочие места: сколько нужно розеток, где будут точка доступа wi-fi, места размещения камер видеонаблюдения, коробов, кондиционеров и т.д. Программа рассчитывает виды, количество и стоимость оборудования, а также стоимость работ по его установке. В результате клиент получает техническое задание, договор и детальную смету, которая учитывает стоимость как материалов, так и работ.
Пользователь может пробовать различные варианты комплектации офиса, добавлять точки wi-fi, камеры наблюдения, системы контроля доступа и т.д. При каждом изменении пользователь видит, как меняется стоимость проекта. То есть если итоговая цена его не устраивает, он может поменять класс оборудования или количество элементов систем. От всех опций, которые клиент считает ненужными, можно отказаться, убрав галочку напротив соответствующей позиции.
«Наше главное преимущество – в прозрачности. При традиционном способе работы с прорабами и ремонтными бригадами сметы зачастую непрозрачные и сложные. Как и на основании чего они составляются – не всегда понятно. Если что-то нужно пересчитать, то тоже сложно понять, откуда берутся новые цифры. Вся эта закрытость порождает недоверие клиента. А мы своим открытым подходом снимаем возражения уже на начальном этапе и не боремся с ними в дальнейшем», - объясняет Виталий.
В среднем, большинству клиентов на расчёт инфраструктуры офиса с помощью онлайн-конструктора Office Anatomy требуется 30-40 минут
Расчётный срок выхода специалистов Office Anatomy на объект – 5 дней после заполнения клиентом заявки. Ранее «предконтрактные» обсуждения занимали не меньше месяца.
Найти на рынке компании, которые предоставляют аналогичные услуги по проектированию с помощью автоматизации, основателям Office Anatomy не удалось. Поэтому себя они назвали первым сервисом для расчёта офисных инженерных систем.
Важная особенность сервиса при работе с клиентами – гарантированная итоговая стоимость проекта. Office Anatomy обязуется выполнить каждый проект по той цене, которую рассчитал онлайн-конструктор. Если по факту окажется, что какого-то материала требуется больше, чем было рассчитано – клиенту не потребуется ничего доплачивать. В этом случае компания совершает «внеплановую» закупку за свой счёт.
Но если по факту окажется, что для закупки материалов потребовалось меньше денег, чем было заложено при расчёте, то стоимость проекта уменьшается, и клиент платит меньше. В 80% случаев фактическая стоимость проекта уменьшается в процессе работы примерно на 10%. Около 15% договоров рассчитываются «в ноль». В 5% случаев рассчитанная стоимость получается выше фактической.
«Для расчёта применяются определённые коэффициенты и формулы. И, надо сказать, «живые» проектировщики тоже обычно всё считают в программах. Крайне редко проектировщик берёт большой поэтажный план и высчитывает до метра каждую кабельную линию. Аптекарской точности нет ни у кого. Она здесь и не требуется - при условии, если интересы заказчика не страдают. Мы прописываем в договоре, что цена не увеличится, но в то же время она может быть уменьшена», - говорит Виталий Кузнецов.
Стоимость одного проекта, который рассчитывается с помощью конструктора Office Anatomy и реализовывается специалистами этой компании, в среднем составляет 3 миллиона рублей на офис площадью 250 квадратных метров. В эту сумму включён весь комплекс работ и все материалы и оборудование.
Office Anatomy предлагает своим клиентам материалы по ценам интернет-магазинов. Цена на работы рассчитывается исходя из затраченного на них времени и стоимости услуг специалиста. Каждая операция разложена на трудочасы и трудоминуты. Их определили исходя из большого опыта компании - все предлагаемые операции много раз выполнялись с контролем хронометража. Например, расчётная стоимость рабочего времени инженера-монтажника – 1500 рублей в час. Это средняя цена на рынке компаний, оказывающих подобные услуги профессионально.
«Цена должна формировать ту маржу, которая даёт компании возможность развиваться сегодня и обеспечивать задел на будущее. Нужно быть инновационным. Если ты не предлагаешь никаких новых продуктов, сервисов, подходов, чем ты отличаешься от остальных, которые тоже умеют прокладывать провод?» - считает Виталий Кузнецов.
На все изготовленные и смонтированные системы Office Anatomy даёт гарантию до 25 лет, причем не от себя, а от заводов-изготовителей (компания является их сертифицированным представителем). Монтажники компании каждые два года сдают экзамены, подтверждающие их квалификацию.
Основной поток клиентов компания получает благодаря рекомендациям, в том числе и по опыту работы с «НТЦ Комплексные системы», из которой и «вырос» проект Office Anatomy.
Чаще всего сотрудничество с сервисом инициируют IT-специалисты и компании, которые на аутсорсе обслуживают IT-инфраструктуру клиента. Они заинтересованы в том, чтобы иметь дело с максимально качественными инженерными системами.
IT-специалисты узнают о сервисе на специализированных выставках и семинарах, в которых сервис активно участвует. Именно там происходит знакомство с «агентами влияниями» - архитекторами, проектировщиками, специалистами по эксплуатации и управлению коммерческой недвижимости, IT-специалистами.
Эти люди создают или эксплуатируют офисные пространства, и Office Anatomy помогает им «усиливать» какие-то их решения. Например, когда архитектор создаёт концепцию здания, ему требуется заранее учесть способы обеспечения безопасности публичных мест. Архитектор может подобными знаниями не обладать, так как они не являются для него базовыми. В этой ситуации специалисты Office Anatomy оказываются ему полезны. Они предлагают свою концепцию по безопасности, которая предусматривает освещение и несущие конструкции для размещения устройств биометрии или машинного зрения.
Сервис не использует контекстную рекламу - основатели компании уверены, что таким способом до своей целевой аудитории не достучишься
Недавно проект запустил собственный канал на видеохостинге YouTube. Там специалисты Office Anatomy выкладывают тестовые обзоры оборудования. Например, сравнивают несколько продуктов и рекомендуют лучшие, объясняя причину своего решения. Кроме того представители компании регулярно делятся своим экспертным мнением в СМИ. Всё это повышает лояльность к Office Anatomy среди коллег и потенциальных клиентов.
Создатели сервиса предполагают, что в проект необходимо вложить около 80 миллионов рублей при условии его окупаемости через 3 года. Половина этой суммы – около 40 миллионов рублей – уже инвестирована. Все эти деньги – средства Виталия и его партнёров, никакие кредиты или сторонние инвестиции не использовались.
Именно это, по мнению Виталия Кузнецова, помогло трезво оценить дальнейшее развитие проекта и составить план с реальными цифрами. Намеченные в первый год показатели совпали с достигнутыми результатами, а по части продаж даже превысили их.
В 2017 году учредители Office Anatomy собираются доинвестировать в проект 25-30 миллионов рублей. На окупаемость планируется выйти к концу 2018 года
По итогам 2016 года команда проекта вдвое перевыполнила план по продажам, сохранив при этом рентабельность не ниже 20%. За год Office Anatomy удалось реализовать 12-15 стандартных инженерных проектов в офисах площадью от 300 до 500 метров. Это сейчас самый ходовой размер офиса классов А или Б при покупке или аренде.
За тот же период специалисты Office Anatomy сдали клиентам более 30 завершённых крупных проектов. Часть из них связана с установкой систем видеонаблюдения, где помощь конструктора Office Anatomy не требовалась. Например, кому-то было необходимо установить систему контроля и распознавания лиц, кому-то – бесконтактную систему контроля сотрудников.
За год у компании появились и сложные инфраструктурные проекты, в их числе несколько торгово-развлекательных центров. Самый крупный проект, в котором участвовали специалисты Office Anatomy – логистический комплекс «Радумля» (35 км от МКАД по Ленинградскому шоссе), один из крупнейших в стране оптово-распределительных центров площадью около 750 000 квадратных метров.
Сейчас у Office Anatomy пять управляющих партнёров, хотя изначально их было трое. В 2016 году за свои прорывные идеи, отношение к работе и вклад в бизнес в их число вошли также бренд-менеджер и руководитель проектов по интеграции инженерных систем. Они оба присоединились к команде в качестве сотрудников всего полтора года назад. По результатам года число партнёров-акционеров может быть увеличено, для этого необходимо согласие трёх основных управляющих партнёров. Всего над проектом сейчас работает около 30 человек.
К сотрудникам Office Anatomy часто обращаются с вопросами, сколько будет стоить системная интеграция для офиса на 50 или 100 человек, который разместится на определённой площади. «Нам звонят и говорят, что срочно надо заложить средства на системную интеграцию в бюджет. Совещание по этому вопросу будет завтра. Нам приходится срочно делать предварительные расчёты. И этот выполненный в спешке расчёт часто «закладывается» в бюджет клиента, и становится основой всех дальнейших действий клиента по этому вопросу», - рассказывает Виталий Кузнецов.
Виталий с коллегами решили: чтобы клиенты могли оперативно рассчитать стоимость интеграции, не отвлекаясь на подбор вариантов, им нужен онлайн-калькулятор, который будет рассчитывать стоимость работ и оборудования, исходя из количества сотрудников. Запуск такого калькулятора намечен на ближайшее время. Он будет включать в себя решения на 50 или 100 рабочих мест за фиксированную сумму, в оговоренной комплектации и качестве, с монтажом и предварительной демонстрацией готовых решений в 3D.
Специалисты Office Anatomy часто сталкивались с ситуацией, когда клиент переезжает в новый офис на два-три года. В этом случае ему не требуется сверхнадёжное оборудование с 20-летней гарантией. Для таких клиентов в новом продукте будет предусмотрена возможность выбора более простых и дешёвых материалов. При этом качество инженерных работ не пострадает.
Читайте также:
Как устроен сервис контроля за работой сотрудников.
Как устроен сервис поиска клиентов в социальных сетях.
Как устроен сервис подбора персонала с помощью видеоинтервью.
