10 главных ошибок бизнеса при участии в тендерах и госзакупках

Тендеры и госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ позволяют компаниям найти новых заказчиков – в основном, это госучреждения или крупные компании с госучастием, которые обязаны проводить такие торги. Сейчас в данной сфере на законодательном уровне активно поддерживают поставщиков из малого и среднего бизнеса и вводят для них различные преференции. Но новички часто не выигрывают тендер по причине банальной ошибки. О главных из них порталу Biz360.ru в своей авторской колонке рассказала директор академии продаж группы электронных площадок OTC.ru Юлия Романова.

На старте новичкам рекомендуют принимать участие в тендерах по 44-ФЗ – данный закон описывает практически каждый шаг торгов и более понятен участникам. Для сравнения: положение о закупке по 223-ФЗ заказчик разрабатывает сам. 

Тендеры – действительно непростая сфера, компании нужно строго соблюдать различные нормы, чтобы не попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Но ошибки начинающих участников зачастую не связаны с определённым законом и их вполне можно избежать. 

На первых этапах новички могут не учитывать все нюансы поисковых запросов, которые будут актуальны по их теме. При поиске рекомендую обратить внимание на список ключевых параметров: наименование товаров/работ/услуг, код вида деятельности, статус закупки «подача заявок» – при выборе этого значения будут отобраны только актуальные процедуры. Также можно дополнительно учитывать стартовую цену закупки, которая в процессе торгов будет снижаться. Новичкам стоит рассматривать тендеры с небольшой начальной ценой. 

К дополнительным фильтрам поиска можно отнести «наличие/отсутствие обеспечения заявки». Обеспечение заявки – гарантия того, что участник, одержавший победу в закупке, подпишет контракт. Обеспечение предоставляется участником в виде денежных средств либо в виде банковской гарантии (с 2022 года – независимой гарантии, которая будет выдаваться не только банками, но и другими коммерческими организациями). 

Если у вас нет дополнительных средств и вы не успеваете/не можете получить банковскую гарантию, ищите тендеры, применяя фильтр «отсутствие обеспечения заявки». 

Ключевая ошибка начинающих поставщиков – отсутствие точного алгоритма действий на начальном этапе. Необходимо составить чёткий план и следовать ему. Он может быть таким: 

1. Зарегистрируйте компанию на «Госуслугах».

2. В личном кабинете сайта госуслуг «свяжите» данные пользователя (генерального директора) и организации.

3. Получите электронную подпись.

4. Активируйте электронную подпись в личном кабинете на госуслугах.

5. Настройте технический доступ к ЕИС (сайт единой информационной системы в сфере закупок), зарегистрируйте профиль участника на ЕИС, автоматически вы получите аккредитацию на федеральных электронных площадках.

6. Откройте специальный счёт в банке для участия в торгах.

7. Ищите актуальные закупки на электронных площадках и настраивайте точный поиск. 

В целом этап подготовки к участию в торгах без открытия спецсчёта занимает около двух дней. 

Поверхностное изучение технического задания и требований, которые предъявляются к участникам, может привести к отклонению заявки. В результате – поставщик зря потратит время, которое можно было бы использовать для участия в других торгах. Детально изучайте документы, а также рассчитывайте рентабельную цену. 

Иногда поставщики забывают, что дедлайны строго прописаны в законодательных документах и положениях о закупках. Один просроченный день может сыграть большую роль в процедуре торгов. Например, на обеспечение заявки нужно заложить не более двух рабочих дней – в среднем в течение этого времени средства поступают на спецсчёт. Заявка может быть отклонена, если денежные средства не поступят на спецсчёт вовремя. 

На этапе рассмотрения заявок заказчик получает из личного кабинета поставщика в ЕИС необходимые документы. Они должны быть актуальны. Перед участием в торгах рекомендую провести ревизию и, если это необходимо, обновить сведения о компании. 

Снижение в «минус» на этапе проведения торгов – это частая проблема новичков. Важно учесть абсолютно все расходы, которые сопутствуют поставке товара, выполнению работ или оказанию услуг. Уточните, предусмотрена ли поставка товара партиями? Сколько будут стоить транспортные услуги и кто их оплатит? Когда заказчик расплатится с вами? Рассчитывать оптимальную стоимость необходимо до подачи заявки.

В торгах часто соревнуются за победу несколько поставщиков. При этом могут быть участники, «находящиеся в тени», – компании, которые за период торговой сессии не сделали ни одного ценового предложения. Учтите, что даже если цена на торгах опустилась ниже «вашей» оптимальной цены, важно поучаствовать в них и предложить хотя бы одно ценовое предложение, приемлемое для вас. Таким образом, если поставщики, сделавшие более низкие ставки, будут отстранены от участия ввиду несоответствия заявок, а ваша заявка будет соответствовать требованиям, контракт заключат именно с вашей компанией по вашей цене. 

Еще одна ошибка – «пропуск» торговой сессии. Важно помнить, что торги в основном проводятся по времени в соответствии с часовой зоной заказчика. Это означает, что если вы находитесь в ЦФО и подали заявку на тендер Дальнего Востока, участвовать в торговой сессии придётся по дальневосточному времени. 

Учитывайте, что контракт нужно подписать в срок, установленный законодательством или положением о закупках. Например, по электронному аукциону в соответствии с 44-ФЗ он составляет пять дней с момента получения контракта от заказчика. Исполнитель подписывает документ на электронной площадке, на которой проходили торги. 

Помните, что контракт должен полностью соответствовать первоначальному проекту, который размещался вместе с другими документами закупки на этапе публикации процедуры. На этапе заключения он дополняется реквизитами победителя и сведениями из заявки. При несоответствии информации поставщику необходимо направить протокол разногласий для устранения нарушений, сделать это нужно до подписания контракта. После его подписания исправить ошибки получится только путём заключения дополнительного соглашения. 

Обеспечение исполнения контракта – это страховка на тот случай, если победитель торгов не выполнит обязательства или поставит некачественный товар. При подписании контракта поставщику нужно предоставить определённую сумму или приложить банковскую гарантию. Если вы выбираете второй способ, важно учитывать сроки получения банковской гарантии. 

Зачастую начинающие поставщики допускают ошибки из-за отсутствия актуальной информации. Важно следить за изменениями законодательства, актуализировать свои знания, внимательно читать информацию о закупке, при необходимости использовать такие инструменты, как «запрос на разъяснение» и «протокол разногласий». 

Добавлю, что стоит обратить внимание и на технические особенности. Отсутствие интернета на этапе участия в торгах или отключение электричества могут свести все усилия на нет. Рекомендую предусмотреть запасные источники интернета и электропитания. Чтобы зафиксировать технические сбои предварительно, до участия в торгах, установите независимый регистратор. Также он сможет записать технические сбои электронных площадок и иные проблемы.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook, аккаунт в Instagram и канал на «Яндекс.Дзен». 
biz360