13 сервисов и приложений, которые повысят продуктивность в работе

Cовременному предпринимателю непросто быть продуктивным – его внимание отвлекают не только рабочие задачи, но и так называемые пожиратели времени: соцсети, почтовый спам, интересные статьи в СМИ и т.д. Чтобы более продуктивно решать рабочие вопросы и меньше времени тратить на отвлекающие факторы, можно использовать удобные и полезные IT-инструменты. О том, как повысить личную эффективность с помощью современных технологий, порталу Biz360.ru рассказал основатель маркетплейса для поиска репетиторов Preply Кирилл Бигай.

Я много работаю, в том числе - с информацией. Через почтовый ящик за день проходит около 200 писем, а в 15-минутный свободный слот в календаре быстро встраивается новая деловая встреча. Справляться с таким потоком задач помогают онлайн-сервисы, приложения и виджеты. Поделюсь моим личным топ-списком решений, которые будут полезны каждому предпринимателю или просто специалисту, который хочет работать максимально эффективно.

Я планирую в Google Calendar каждый свой день, все задачи. Там же назначаю все встречи (как вариант, это может делать персональный ассистент). Удобно использовать синхронизацию с календарем Apple.

Кстати, встречи лучше делать короткими. Когда у вас 15 минут, вы быстро обсуждаете самые важные дела и двигаетесь дальше. Бывает, что нужно говорить и час, но большинство вопросов можно решить на коротких встречах. Чтобы провести время максимально продуктивно, нужно подготовиться, прописать meeting notes, а после встречи сделать апдейт этих заметок, зафиксировав все решения и последующие шаги - в формате задач. 

Для приоритезации задач пригодится органайзер. Я остановился на Things 3. У него аккуратный дизайн, есть возможность разбивать задачи по группам, добавлять чек-листы, настраивать напоминания. События из календаря и задачи из списка to do отображаются вместе, ничего не забывается.

Иногда самое простое решение - самое лучшее. Когда речь заходит о заметках, оказывается, что удобнее всего их вести в стандартном Notes от Apple. Иногда я использую Evernote в качестве альтернативы. Если вы предпочитаете технику с Android, Windows или другой операционной системой, Evernote станет отличной заменой Notes.

Я придерживаюсь правила zero inbox rule: разбираю всю почту каждый день, чтобы во входящих не осталось непрочитанных писем. Что-то оформляю как задачи для себя или для подчинённых, что-то архивирую как выполненное или неважное, что-то отправляю в спам.

Чтобы хоть немного сократить количество входящих, использую Unroll - сервис, который обрабатывает все рассылки, на которые вы подписаны, позволяет быстро отписаться от ненужных, а нужные присылает раз в день одним письмом. Остаётся быстро пробежаться по заголовкам и открыть самое интересное.

Даже самую полезную статью бывает неудобно читать «прямо сейчас». В таких ситуациях спасает Pocket - приложение, которое сохраняет ссылки на интересные материалы.

Видишь статью, которую хочется прочесть, - одним нажатием кнопки добавляешь в закладки, а потом читаешь в свободное время. Точно так же можно сохранять видео, скажем, с YouTube.

После прочтения материал можно удалить, переслать другу или добавить в избранное. А ещё есть функция тегов, с помощью которых можно организовать навигацию и создать целую библиотеку полезных статей на все случаи жизни.

Contactually - удобный менеджер контактов, который позволяет разбить все ваши контакты по городам и категориям. Очень полезно, когда едешь в другую страну и есть возможность провести сразу несколько встреч. Например, если я лечу в Нью-Йорк, то обязательно смотрю, кто из моих знакомых там, с кем нужно пообщаться.

Дополнительно можно разбивать контакты на категории - бакеты. У меня это стартап-фаундеры, инвесторы, медиа и так далее. Если отфильтровать нужную группу, можно быстро сориентироваться, у кого попросить warm intro для знакомства с инвестором или совет по актуальному вопросу.

Использую самый популярный мейлтрекер, чтобы отслеживать, прочёл ли получатель моё письмо. Сервис MailTrack никак не меняет процесс работы с почтой, просто возле каждого письма появляются две галочки: первая показывает, что сообщение точно отправлено, второе - что оно открыто.

В версии Pro можно увидеть полную историю просмотров: сколько раз, как давно и с каких девайсов читали ваше письмо. Если, к примеру, получатель открыл его с телефона и забыл ответить, можно будет напомнить о себе.

Boomerang for Gmail - ещё один виджет, который помогает контролировать переписку. Он позволяет настроить «дедлайн» для прочтения. Например, если нужно получить ответ от человека через неделю, вы просто отправляете письмо - а через неделю сервис напоминает, что нужно проверить ответ или написать ещё раз.

Также с его помощью можно отложить отправку, чтобы письмо пришло в удобное время. Ещё одна удобная функция - возврат писем в inbox. Если вы получили информацию, к которой нужно будет вернуться позже, просто выберите дату напоминания - и сообщение сохранится в архиве. А в нужный день программа вернёт его в папку с входящими.

Мне приходится много общаться на английском, в том числе и с носителями языка. Часть из них - наши сотрудники со всего мира, а также потенциальные инвесторы и партнёры. Не хотелось бы плохо выглядеть в их глазах, в частности, писать с ошибками. Мой английский неплох, но я всё же не native speaker, так что нужно постоянно совершенствовать себя.

Grammarly и их расширение для браузера стали отличной «подстраховкой». Я чувствую себя более уверенно, когда знаю, что моё письмо тщательно выверено не только по содержанию, но и по форме: фразы построены грамотно, нет ошибок и опечаток.

Как Head of Product в Preply, я также пользуюсь собственной платформой. Выбираю репетиторов с разными фокусами и относительно часто их меняю. Занимаюсь с американцами и британцами, фокусируюсь на бизнес-лексике и ежедневных беседах. Официальный язык в компании английский, что тоже держит в тонусе.

Headspace - приложение для медитации с забавным дизайном и приятными голосовыми инструкциями. Использую его несколько необычно: я под него засыпаю. Помогает расслабиться, перестать думать о том, какой сложный был день, и спокойно погрузиться в сон. А качественный сон - основа продуктивности. 

8Fit - это приложение, которое помогает держать себя в форме. Ежедневные 15-минутные интенсивные тренировки заменяют 30 минут в зале и приводят в рабочее состояние мой мозг. Использую почти каждое утро. Главное – приучить себя не пропускать.

Оба приложения платные, но в них есть бесплатные гайды. Этого вполне достаточно, чтобы оценить эффект и решить, нужен ли вам дополнительный функционал. Язык - английский, но очень простой, с четким произношением.

Конечно, это не полный список приложений и сервисов, которыми я пользуюсь, но именно эти 13 инструментов сильнее всего упрощают мне жизнь, ускоряют рабочие процессы и делают меня эффективнее. Не факт, что все они идеально подойдут каждому человеку, но попробовать определённо стоит - чтобы сделать собственные выводы и применить эти инструменты (или их аналоги) так, как удобно лично вам.

Инструменты для малого бизнеса: семь полезных онлайн-сервисов.
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как устроена рекомендательная платформа облачных сервисов для бизнеса.
biz360