Автоматизация бизнеса: как выбрать подрядчика для внедрения решения 1С

Автоматизация – серьёзный шаг в развитии компании. И во многом эффективная отдача от затрат на автоматизацию будет зависеть от качественного выбора подрядчика по внедрению IT-решения. Поэтому качественный выбор исполнителя имеет ключевое значение. Портал Biz360.ru спросил экспертов рынка автоматизации о том, по каким критериям компаниям малого и среднего бизнеса нужно выбирать надёжного подрядчика при внедрении решений на базе 1С. 

Алексей Бояршинов,
генеральный директор компании «Корада консалтинг»

Выбор подрядчика для внедрения решения 1С (или выполнения разовой задачи) столь же ответственный процесс, как выбор лечащего врача. Некоторые наши клиенты, входя в долгий проект, говорят: «Ближайшие 1,5 года я буду проводить с вами больше времени, чем с семьёй. Конечно, я к вам приглядываюсь и много общаюсь, потому что почти жену себе выбираю». 

Критерии выбора поставщика услуг 1С будут разными в зависимости от решаемых вами задач: 

• у вас большой проект внедрения системы управления производством или, например, бюджетирования;

• вы ищете подрядчика для запуска оперативного учёта в небольшом бизнесе;

• вам нужно решить лишь техническую задачу (обмен, интеграция с сайтом, печатная форма). 

Есть ли один ключевой критерий, который важен всегда? Я определил его для себя так: партнёр, с которым вы собираетесь работать вместе, должен быть сфокусирован на решении задач БИЗНЕСА, а не сфокусирован только на 1С или своих любимых продуктах. 

Кажется, это логично. Но уверен, многие айтишники, с которыми вы сталкивались, думают о пользе для вашего бизнеса и вообще бизнес-смысле той работы, которую выполняют, в последнюю очередь. 

Начнём с того, что бизнес ориентированный поставщик 1С НЕ ДОЛЖЕН делать: 

• продавать вам продукты и лицензии «1С», не поняв вашу задачу;

• продавать вам часы своих специалистов;

• требовать от вас хорошо сформулированного технического задания. 

Вот как должен «выглядеть» партнёр по «1С», ориентированный на бизнес-результаты: 

• Он хочет понять цель. Для этого он задаёт вопросы. Зачем вашей компании это нужно? Почему вы решили потратить деньги и время на этот проект? Как мы вместе поймём, что достигли заявленной цели?
  
  

• Ему важно понять, как работает ваш бизнес. Он изучает, как работает ваша компания, какие процессы в ней проходят, что вы производите/продаёте, кому, у кого делаете закупки. Даже при первом звонке у такого партнёра по внедрению 1С будет к вам масса вопросов, чтобы начать формировать правильное решение.
  
  

• Он разбирается в задаче до того, как предложить решение и озвучить цену. «Правильный» поставщик услуг может даже отговорить клиента от задачи (в ущерб своему бюджету), если увидит, что заказчик просто не разобрался в работе типового функционала 1С. Да, и такие специалисты 1С тоже бывают.
  
  

• Он мыслит категориями «стоимость решения задачи/проблемы», а не стоимость часа работы. Последнее, о чём он расскажет, так это о стоимости часа. Потому что все его специалисты мыслят категориями «решение бизнес-задачи». Какая разница, сколько будет потрачено времени и кем, если задачу удастся решить? 

Итак, мой рецепт идеального партнёра «1С»: 

• глубоко погружается в бизнес клиента;

• понимает суть, причину возникновения задачи/проекта;

• помогает клиенту сформулировать эту задачу так, чтобы она была однозначно описана, достижима, полезна;

• оценивает решение этой задачи, а не стоимость человеко-часов;

• решает задачи и добивается улучшений в бизнесе своего заказчика. 

Александр Прямоносов, 
директор департамента автоматизации 
консалтинговой группы WiseAdvice 

Я бы так сформулировал наиболее распространённые критерии выбора поставщика (в порядке убывания их значимости): 

• цена/сроки;

• опыт;

• команда;

• технологии;

• гарантии и ответственность;

• особенности постпроектного сопровождения системы;

• стоимость владения и др. 

Полагаясь в своём выборе лишь на подобные критерии, заказчики рискуют ошибиться в выборе IT-партнёра. Ведь, когда они задают критерии отбора (по сути – правила «как победить»), то запускают некоторого рода «игру», в которой представители IT-индустрии разбираются намного лучше их самих. А победителем конкурса в половине случаев станет тот, кто был удачливее и сыграл лучше. 

Раскрою эту мысль на примере ТОП-3 наиболее распространённых конкурсных критериев, которыми руководствуется заказчик при выборе поставщика 1С. 

• «Лучшая цена/сроки» могут быть связаны с отсутствием у поставщика опыта реализации подобных проектов и, как следствие, - недооценки объёма, бюджета и продолжительности работ. Или, скажем, в основе «лучшего предложения» - тактика захода с минимальной ценой с намерениями последующего увеличения бюджета в процессе.
  
  

• «Релевантный опыт» будет продемонстрирован на примере самого довольного клиента поставщика (а если это вообще его единственный успешный кейс?), а самые показательные примеры останутся за кадром. Или вы допускаете, что вас познакомят с клиентом, которому есть, чем с вами откровенно поделиться?
  
  

• «Сильная команда» будет представлена. Но самые компетентные специалисты никогда не сидят без дела и сразу после «смотрин» они, вероятнее всего, спешно продолжат заниматься текущими проектами, попутно выразив недовольство вроде «больше не отвлекайте меня на продажи, у меня проектов невпроворот!» 

Я бы рекомендовал использовать подобные критерии не для определения единственного победителя, а для формирования short-листа лучших кандидатов в IT-подрядчики вашей компании:

• Выберите два-три подрядчика из числа всех ранее отобранных.

• Сформулируйте локальную задачу среднего объёма, результат выполнения которой будет представлять ценность для бизнеса.

• Передайте задачу подрядчикам (и, лучше, компенсируйте им затраты).

• Оценивайте процесс и результаты работы каждой компании вашего short-листа по единой шкале (оценивать должны одни и те же люди). Сравните полученные оценки. 

Так ваш выбор будет определён практическим опытом работы с подрядчиком и подкреплён его соответствием формальным критериям. А потраченные на тест-драйв деньги многократно окупятся на проекте. 

Павел Коврижных, 
руководитель проекта автоматизации 1С 
компании «АЛЬТ-СОФТ» 

Главная особенность малого бизнеса - способность меняться на ходу. Подрядчик, который понимает это, всегда хочет разобраться в цели внедрения. Именно так он избежит ситуации, когда проработал три месяца, а в результате сделал не то, потому что бизнес клиента изменился. Для этого подрядчик на этапе знакомства с клиентом спрашивает о его бизнес-процессах, подробно раскрывает задачи, уточняет планы развития. А ещё помогает сформировать цели и критерии успешности проекта. И только после этого принимается за работу. 

Вот три главных правила, которые помогут выбрать подрядчика и не ошибиться: 

1. Подрядчик помогает вам понять проект,
а не просто ставит перед фактом работ

Некоторые подрядчики принимаются за работу, молча что-то делают - и выдают клиенту результат. Он может разочаровать заказчика. Чтобы избежать промаха, подрядчик должен вовлекать клиента в рабочий процесс, всё происходящее должно быть для него максимально прозрачным. Только так клиент на протяжении всего внедрения знает, на каком этапе находятся работы, кто за что отвечает и к чему эта работа приведёт. 

Мы, к примеру, сначала проводим так называемую диагностику. Это час-полтора общения с руководителем компании на предмет понимания бизнеса, уточнения планов развития и постановка задач и целей автоматизации на базе 1С. И только после понимания ситуации в бизнесе мы разрабатываем план работ. Он помимо очевидных сроков реализации содержит описание задач, стоимостную оценку их решения, а также описание возможных рисков, к которым можно подготовиться. 

Резюме. Если подрядчик начинает работу с множества вопросов и пытается докопаться до сути задачи - он классный. Если он выслушивает задачу и делает, что ему скажут - вероятны ошибки. 

2. Демонстрация будущей работы с программой 

В каждом процессе автоматизации бизнеса заключительный этап – это обучение пользователей работе в программе. Если на этой стадии ваши сотрудники говорят, что не могут делать всего того, чему их учат, значит, вся работа по автоматизации была проделана зря. Этой ситуации можно избежать, если подрядчик проведёт демонстрацию будущей работы в программе на ваших бизнес-процессах и по ролям ваших сотрудников. Вы, как заказчик, сможете расставить акценты - какой функционал приемлем, а где лучше сделать доработку системы. 

3. Заключение договора 

Учитывая, что малый бизнес вынужден меняться на ходу, подрядчик должен быть лояльным к пожеланиям заказчика из этой сферы. Гибкость в заключении договора приветствуется: поэтапная оплата, гарантии на работы, чётко прописанные сроки, критерии успешности, возможность получения скидки за объём работ, стимулирующие акции и т.д. 

Главное - руководствоваться здравым смыслом. Если подрядчик слишком щедр на подарки, то стоит задать себе вопрос - к чему бы это? Какого уровня специалисты будут выполнять оговоренный перечень работ? Не студенты ли проходят практику на вашем примере автоматизации? Каков их опыт и в каких проектах они принимали участие? Ведь от этого зависит, будут ли работы по вашему проекту выполнены в срок. 

Абсолютно нормально и правильно интересоваться опытом работы вашего будущего партнёра и на основании этого принимать решение, о котором вам не придётся жалеть. 

Андрей Ефимов, 
сооснователь и директор компании «Простые решения» 

В выборе подрядчика и последующей работе с ним я бы выделил следующие принципиальные моменты. 

1. Размер компании-подрядчика

Компания-партнёр 1С может состоять из одного человека или из сотни сотрудников. Конечно, сценарии работы с клиентом у них отличаются.

Если вы приходите к небольшому партнёру, вы с самого начала общаетесь с ведущим специалистом или с директором. И этот же человек сам будет заниматься внедрением. В таких случаях первое впечатление обычно соответствует действительности ​- ​ вы сразу можете задать вопросы и оценить, насколько исполнитель разбирается в нужной области.

Но в работе с небольшими партнёрами есть и сложности: такие компании очень часто перегружены, они могут переключаться на другие проекты. Это достаточно нестабильные исполнители.

Если вы обращаетесь в крупную компанию, скорее всего, сначала вы встретитесь не с тем сотрудником, который будет выполнять работу по внедрению. Здесь самое важное - выйти на специалиста​, который хорошо понимает вашу предметную область и подберёт продукт под ваши задачи. Он должен сориентировать команду и направить рабочий процесс в нужном направлении.

2. Специализация подрядчика и масштаб вашей задачи

Если вы придёте с объёмным и сложным проектом к небольшой компании-партнёру, скорее всего, она не справится с такой задачей. А если обратиться с очень маленьким проектом в компанию, которая специализируется на больших и сложных задачах, её бизнес-процессы будут для вас громоздкими и неудобными.

Узнайте специализацию подрядчика перед тем, как начать сотрудничество. Например, если у вас малый бизнес, ищите именно того, кто работает с малым бизнесом.

3. Формат работы и оплаты труда подрядчика 

На рынке существует два подхода к оплате работы исполнителя.

Первый -​ с фиксированным бюджетом. Исполнитель выслушает задачу заказчика, приблизительно представит объём трудозатрат и назовёт цену. 

Второй -​ работа по фактическим трудозатратам. Это некий формат agile, когда задача выполняется пошагово. Тогда в процессе работы есть возможность корректировать курс и двигаться к тому, что на самом деле нужно заказчику.

Фиксированный бюджет удобен и понятен тем, что вы сразу знаете, какую сумму потратите на внедрение. Но это же становится и главным минусом: исполнитель всегда находится в ограниченном бюджете. Он не может заниматься задачей больше времени, чем рассчитал заранее. Если подрядчик ошибся с оценкой, ему проще отказаться от проекта, чем уйти в убытки. А если он, наоборот, сразу закладывает в цену все риски, заказчику, скорее всего, придётся переплатить.

Работа по фактическим трудозатратам ​- более гибкий путь,​ можно углубиться в нужном направлении и подробно проработать задачу. При этом есть риск большого бюджета и перерасхода.

Чтобы проверить, комфортно ли вам сотрудничать в таком формате, доверьте подрядчику небольшую задачу и только потом начинайте глобальный проект. Вы увидите, как работает исполнитель и насколько реальный результат соответствует обещаниям.

4. Способ коммуникации 

Здесь нет правильного ответа, как именно нужно общаться. Главное, чтобы обеим сторонам было комфортно обсуждать проект. Мы используем облачную систему управления проектом, в которой видны задачи и где можно оставлять свои комментарии. Кто-то традиционно пишет техническое задание, а потом ответ на техническое задание, кто-то созванивается или встречается лично. Нужно в начале внедрения определиться, как вам будет удобнее общаться по всем рабочим моментам.

Ирина Барышникова, 
руководитель группы регионального развития фирмы «1С» 

Проект автоматизации часто сопровождает приобретение программного обеспечения. Мы заинтересованы, чтобы одновременно с покупкой программы 1С клиенты получали качественные услуги по настройке и адаптации решения под свои нужды, а в случае с большими проектами - команду специалистов, которая справится с поставленной задачей. Поэтому мы работаем по франчайзинговой модели - большинство программ 1С можно купить только через наших партнёров-франчайзи. 

Первое, что мы требуем от наших франчайзи для обеспечения стандарта качества - это аттестация сотрудников. Существует два типа сертификатов: тест «1С:Профессионал» на знание наших продуктов, и серьёзный экзамен со сдачей преподавателю «1С:Специалист». На экзамене сотрудник партнёра должен продемонстрировать умение решить задачу клиента - как средствами программы, так и с помощью доработки решения, добавления новых функций. Данные о количестве сертификатов у каждого партнёра-франчайзи публичны, их можно посмотреть на нашем сайте в разделе «Партнёры фирмы 1С». 

Второе, над чем мы постоянно работаем – доступность информации об опыте партнёра. Для этих целей мы создали « Справочник внедрённых решений», где партнёры на регулярной основе пополняют данные о выполненных ими проектах. На текущий момент в нём опубликовано более 900 тысяч описаний, которые можно отобрать по разным критериям: 

• по продукту, о котором вы хотите посмотреть примеры внедрений;

• по отрасли деятельности;

• по реализованному функционалу;

• по масштабу предприятия – сколько сотрудников работает в программе. 

С помощью справочника можно выбрать партнёра 1С с подходящим для вашей задачи опытом. 

Рассмотрим возможный сценарий выбора партнёра на сайте v8.1c.ru. На главной странице мы видим перечень программ. 

Предположим, что мы хотим автоматизировать розничный магазин и выбираем программу «1С:Розница». На странице продукта есть описание его возможностей, наша задача – выбрать подрядчика. Для этого жмём на кнопку «Купить, внедрить, проконсультироваться». Сайт предлагает выбрать нужный нам город – пусть это будет Краснодар. 

На выходе получаем список партнёров, которые помогут внедрить «1С:Розницу» в Краснодаре. С помощью карты можно подобрать территориально близкого партнёра, как в самом Краснодаре, так и в соседних населённых пунктах. 

По каждому партнёру доступна информация о количестве сертификатов «1С:Специалист» у его сотрудников (это сертификат, подтверждающий квалификацию по доработке программы под конкретные задачи) и количеству выполненных проектов внедрений.

Можно погрузиться в детальную информацию, нажав на карточку конкретной компании, где, в частности, есть примеры проектов внедрений этого партнёра. 

Можно учитывать множество других показателей и рекомендаций, но зачастую хочется быстро связаться и получить предложение по решению своей задачи, а не тратить время на поиск и анализ информации. Какого бы партнёра вы не выбрали, все заявки, отправленные через сайты v8.1c.ru и torg.1c.ru, контролируются фирмой «1С». Партнёры, получающие заявки, следуют единому регламенту и оперативно связываются с потенциальными заказчиками, чтобы обсудить задачу. 

1. Специализация и масштаб компании-подрядчика должны соответствовать вашим задачам. 

2. Подрядчик должен быть сфокусирован на решении задач вашего бизнеса, а не на IT-продуктах, которые он продвигает и на которых специализируется. Для этого он должен досконально вникнуть в суть и процессы вашего бизнеса. 

3. Качественный подрядчик должен быть заинтересован в том, чтобы вы досконально поняли все этапы внедрения IT-решения и его пользу, а не просто поставить вас перед фактом объёма работ и озвучить стоимость проекта. 

4. Подрядчик должен иметь регулярный релевантный для вас опыт внедрения проектов по автоматизации. 

5. Чтобы проверить, комфортно ли вам будет сотрудничать с конкретным подрядчиком, доверьте ему небольшую задачу - и только в случае удачного исхода и своих позитивных впечатлений начинайте глобальный проект. 

6. Обязательно проверяйте квалификацию команды, специализацию и релевантный опыт подрядчика на ресурсах фирмы «1С».

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».
biz360