Документов больше, нагрузка – меньше: как компания оптимизировала работу с внештатниками

Для компаний работа с исполнителями разовых услуг создаёт высокую нагрузку на их бухгалтерию. Приходится обмениваться документами, ждать их подписания, проверять правильность данных в чеке, собирать закрывающие документы. Сервис по выгулу домашних животных VOX сотрудничает более чем с 200 исполнителями. В какой-то момент стало понятно, что бухгалтерия слишком много ресурсов тратит на взаимодействие с ними. О том, как использование специализированной платформы сократило количество ручного труда бухгалтеров, рассказал Сергей Сухоставец, операционный директор «Рокет Ворк».

Платформа «Рокет Ворк» помогает бизнесу находить внештатных специалистов, которые требуются для периодических или регулярных работ. А исполнителям – получать новых заказчиков. Компании публикуют на нашей платформе задания, на которые откликаются специалисты: ИП, самозанятые или люди, готовые работать по договору ГПХ. 

На платформе есть все типовые шаблоны для оформления сотрудничества, а реквизиты сторон в них подтягиваются автоматически. Эти данные появляются в нашей системе после регистрации компаний и исполнителей в сервисе. На платформе можно произвести оплату, сформировать платёжки, получить закрывающие документы, оформить электронную подпись. 

Нашей платформой пользуются бизнесы разного масштаба и для решения разных задач. Кому-то нужны механизмы дистанционного подписания, кто-то заинтересован в быстром формировании документов, которые уже юридически выверены, кому-то хочется платить в один клик сотням людей и не переживать, что такие платежи будут подозрительными для банка. 

Бывает, что компаниям необходимо решить совокупность проблем. Именно так произошло с сервисом выгула домашних животных VOX, работающим в Москве и Санкт-Петербурге. Тем, кому требуются услуги по выгулу собаки, обращаются в VOX и через 30-60 минут к ним приезжают его специалисты. Сервис сотрудничает более чем с 200 исполнителями. Все они – самозанятые и выполняют разовые услуги. Для бухгалтерии проекта такое количество самозанятых означало много ручной работы. Рассказываем, как платформа «Рокет Ворк» автоматизировала часть процессов. 

Сотрудничество с самозанятыми в сервисе VOX происходит в несколько этапов и сопровождается утомительной рутиной. С каждым самозанятым нужно заключить договор, а для этого собрать и вручную ввести в систему учёта его реквизиты. При необходимости подписать акт оказанных работ, потом провести выплату с указанием номера и даты договора и не забыть проверить перед этим налоговый статус исполнителя. 

После оплаты необходимо получить чек: для подтверждения легальности сделки и учёта расходов в налоговом учёте. Ответственность за предоставление чека лежит на самозанятом, а он может забыть его сформировать или допустить ошибку при составлении. В таком случае чек действительным не будет, поэтому бухгалтерам приходилось дополнительно проверять достоверность данных в закрывающих документах. 

С таким объёмом работ бухгалтеры VOX сталкивались регулярно. Сделки с самозанятыми разовые, договор заключается под каждую фактическую услугу, а не на год вперёд. 

За решением проблемы ручного труда специалисты VOX обратились в «Рокет Ворк». Аргументами в нашу пользу стало большое количество сервисов внутри платформы и то, что мы исторически были первыми на этом рынке. К тому же, «Рокет Ворк» взимает лишь комиссию с выплат исполнителям через платформу, никаких дополнительных платежей нет. 

Простое взаимодействие. Сотрудникам VOX больше не нужно вести переписку с самозанятыми в мессенджерах, по почте и тем более при личной встрече. Бухгалтеры и HR могут вести всю документацию в личном кабинете платформы, а исполнители – в понятном приложении. 

Заключение договоров. Компания в личном кабинете создаёт задачу, к которой формируется договор – из готовых шаблонов или подгружает свой собственный. Самозанятые при регистрации указывают свои реквизиты, которые автоматически подтягиваются в электронные договоры. Приложение уведомляет самозанятого о новой задаче и необходимости подписать договор. Обе стороны получают бесплатно электронные подписи при регистрации и могут подписывать документы дистанционно. 

Проведение выплат. Об оказанных услугах самозанятый уведомляет сервис VOX в приложении «Рокет Ворк». Если факт исполнения услуг подтверждают, то оплата производится автоматически с учётом причитающегося налога. Для этого представителям компании достаточно нажать кнопку «Оплатить» в личном кабинете – после чего автоматически сформируется платёжка с указанием номера договора. Перед проведением платежа «Рокет Ворк» автоматически проверяет статус исполнителя. Если самозанятый перестал быть самозанятым, оплата не пройдёт. 

Сбор закрывающих документов. На платформе можно подписывать акты. Так как «Рокет Ворк» является официальным партнёром ФНС, то внутри платформы можно платить налоги за самозанятых и формировать за них чеки. Поскольку всё происходит автоматически, риск ошибок в чеке исключён. После формирования чек автоматически попадает в личный кабинет VOX. Там же его можно скачать. 

• Процессы стали гораздо быстрее. На всё взаимодействие в рамках одной сделки компания тратит до 20 минут вместо четырех дней. Бухгалтерия сервиса VOX избавлена от ручного труда, связанного с самозанятыми. Теперь процессы выполняются в пару кликов в веб-кабинете. Больше не нужно вручную заполнять документы и по множеству раз перепроверять реквизиты, мониторить статусы самозанятых. 
  
  

• Коммуникация упростилась. Вся коммуникация с самозанятыми ведётся в удобном цифровом формате, а при необходимости как сотрудникам, так и самозанятым помогает техподдержка «Рокет Ворк». 
  
  

• Уровень надёжности существенно вырос. Риск ошибок сведён к минимуму, что избавляет компанию от переживаний о возможных проблемах с ФНС. Каждая сделка происходит в рамках правового поля, а документы и назначения заполняются правильно. Также возрос и процент собираемости чеков: отпала необходимость перепроверять их.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360