HR-менеджмент: зачем проводить цифровую трансформацию оргструктуры компании

Компании по мере своего развития автоматизируют отдельные бизнес-процессы или деятельность целых подразделений. Это позволяет увеличить эффективность на каком-то участке работы. Не менее важно цифровизировать оргструктуру компании, чтобы максимально результативно использовать человеческие ресурсы. О том, к каким изменениям приводит такого рода цифровизация, порталу Biz360.ru рассказала Евгения Украинцева, сооснователь и директор по продукту компании ForPeople.

Успех любого бизнеса обеспечивают его нематериальные активы, и особенно –человеческий капитал. От адекватного распределения обязанностей и формирования компетентных команд зависит, будут ли предприниматели и их компании получать прибыль или нести убытки. 

К примеру, из-за некорректной организации труда и взаимодействия с отделами часто сотрудники выполняют несвойственные им функции и теряют до 40% своего рабочего времени. Особенно дорого компаниям обходится потеря рабочего времени руководителей. 

Важное значение приобрела и информация: из-за принятия ошибочных решений на основе старых или неверных данных малый и средний бизнес несут убытки. Например, в 2018 году компании сегмента МСБ во всём мире теряли по этой причине более $15 млн. в год. 

Новые решения в области HR-tech интегрируют кадровые, финансовые, организационные и аналитические системы предприятия. И таким образом оптимизируют организационную структуру бизнеса. 

• Цифровая трансформация оргструктуры – это внедрение IT-решений для оптимизации и максимально эффективного использования человеческих ресурсов и сокращения затрат. 

• Возможность увидеть механику бизнеса. Благодаря цифровизации решаются недостатки так называемого ручного управления, появляется возможность увидеть целостную картину: какие у компании стратегические задачи, на ком лежит ответственность, достаточно ли укомплектован штат и так далее. Оцифровка оргструктуры даёт понимание, в правильном ли направлении прикладываются усилия. Бывают ситуации, когда фирмы растят сильных специалистов в убыточных подразделениях. Оптимальная структура позволяет распределять роли и полномочия в зависимости от задач.
  
  

• Сокращение рисков денежных потерь. Цифровизация в целом снижает нагрузку на кадровиков, которым приходится обрабатывать большие объёмы данных, мониторить вовлечённость сотрудников, осуществлять ротацию и так далее. Закономерно снижается риск штрафов, которые надзорные органы могут накладывать из-за ошибок в документообороте.
  
  

• Оптимизация фонда оплаты труда и стратегическое планирование. Благодаря интеграции информации из нескольких подразделений HR-специалисты получают возможность анализировать долгосрочные последствия кадровых решений, прогнозировать и корректировать ФОТ с учётом метрик эффективности работы сотрудников. В единой системе визуализируется информация о рабочих часах, ежемесячных выплатах и отчислениях в государственные фонды. В результате такой оптимизации снижаются затраты на расчёт заработной платы и обработку данных. 

Среди прочего оптимизация оргструктуры позволяет: 

• визуализировать статистические данные;
• планировать численность сотрудников на любой период времени;
• автоматизировать расчёт численности штата;
• управлять HR-бюджетом;
• планировать и утверждать расходы;
• распределять обязанности.

Доступные HR-отделу функции зависят от возможностей продукта, который выбирает компания. Его внедрение занимает в среднем от трёх до шести месяцев, но срок зависит от специфики бизнес-процессов компании. 

Цифровые продукты в HR-сфере реально влияют на бизнес-показатели. Несколько примеров. 

Ресторанная сеть смогла снизить временные трудозатраты на выстраивание процессов на 53% процента. IT-стартап оцифровал оргструктуру перед привлечением нового раунда инвестиций. Оцифровка потребовалась, чтобы сократить риск неверных управленческих и стратегических решений на 90%. 

Если обобщать, то после оцифровки оргструктуры трудозатраты HR-специалистов на сбор и формирование информации по каждому сотруднику снижаются примерно на 8% в год. В том же объёме сокращаются трудозатраты на отчёты и аналитику. 

Это наиболее частые трудности, с которыми сталкиваются в процессе внедрения IT-решения: 

• Оргструктура выстроена вокруг людей, а не вокруг задач. Это значит, что в компании очень важны личные отношения между основателем компании и исполнителями. Руководителями департаментов или проектов назначаются «удобные» люди. Это очень сужает взгляд на то, как может управляться компания и каких результатов она может достичь. Соответственно, снижается и эффективность оцифровки.
  
  

• Нет матрицы ответственности: не понятно, кто и за что отвечает в компании. С точки зрения оргструктуры, если заранее не регламентировать функционал, исполнители могут выполнять одну и ту же работу, не зная об этом. Как раз перед оцифровкой оргструктуры проходит аудит, который позволяет заранее устранить эту проблему.
  
  

• Управленческая система не соответствует структуре организации. Управленческая структура призвана ответить на вопрос: каков вклад каждого сотрудника в доход компании? Чем чётче и прозрачнее система, тем чаще управленцы думают о том, как увеличить прибыль и снизить затраты предприятия. 

К другим сложностям, с которыми сталкивается бизнес в процессе цифровизации оргструктуры, можно отнести типичные трудности автоматизации любого бизнес-процесса или отдела. Это: 

• выбор IT-решения;

• обучение персонала работе по новым правилам;

• перестройка устоявшихся бизнес-процессов;

• переходный период, который занимает как минимум несколько месяцев. 

Но когда собственник бизнеса понимает, каких результатов достигнет его компания благодаря цифровизации, сложности внедрения отступают на второй план.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360