Техническая неисправность кассового аппарата, программный сбой или неаккуратность кассира – это гарантированные убытки для магазина. Даже, казалось бы, такая мелочь, как отставание часов, встроенных в кассовый аппарат, может привести к штрафам от налоговой. Если же контрольно-кассовая техника внезапно отказывает, каждая минута простоя оборачивается потерями. А диагностика и устранение причины могут занять от пары часов до нескольких недель или даже месяцев. О том, как избежать подобных проблем и продлить срок службы контрольно-кассовой техники, порталу Biz360.ru рассказал директор проекта ScanKass Евгений Телицын.
Евгений Телицын – предприниматель из Удмуртии, генеральный и IT-директор проекта ScanKass. В 2002 году основал компанию SKAT, которая занимается автоматизацией предприятий общепита и рынка HoReCa.
Не реже, чем раз в год каждую единицу контрольно-кассовой техники нужно разбирать, проводить ревизию ключевых компонентов и при необходимости заменять изношенные детали и механизмы.
Особое внимание следует обратить на печатающую головку принтера чеков, потому что срок службы контрольно-кассовой техники определяется, в основном, степенью износа именно этой детали. Ресурса печатающей головки обычно хватает на 100-150 км чековой ленты, затем печать может стать неравномерной, слишком бледной и т.п. Чем активнее работает кассовый аппарат (это зависит от ежедневного количества покупателей), тем чаще нужно проверять состояние принтера.
Кроме того, очень быстро изнашиваются коммуникационные кабели и кабели питания кассового аппарата. Со временем USB-разъёмы разбалтываются, провода перегибаются и повреждаются. О проблеме сигнализирует постоянное включение-отключение самой кассы, POS-терминала или сканера штрихкодов. Соответственно, ревизию кабелей необходимо осуществлять значительно чаще, чем самого аппарата – как минимум раз в два-три месяца.
Если не следить за обновлениями программного обеспечения и актуальным состоянием прошивки, рано или поздно в кассовом чеке начнёт отражаться некорректная информация – возможны ошибки в реквизитах, дате и времени покупки, коде товара, подлежащего маркировке и т.п. За такие ошибки предусмотрены штрафы.
Например, согласно действующему законодательству, время на контрольно-кассовой технике не должно отклоняться от реального больше, чем на 5 минут. Если на чеке ККТ отпечатывается неверное время, на юрлицо налагается штраф в размере от 30 000 до 40 000 рублей, а на ИП – до 4 000 рублей.
Кроме того, нужно постоянно контролировать и своевременно продлевать сроки действия контракта с оператором фискальных данных (ОФД) и сроки регистрации фискальных накопителей, чтобы налоговая служба вовремя получала все необходимые данные с вашего кассового аппарата.
За обновлением программного обеспечения и актуальностью прошивки следить нетрудно, если в торговой точке используется две-три единицы кассовой техники. Если же дело касается гипермаркета или крупной торговой сети, где установлены десятки и сотни касс и ведётся постоянная актуализация данных по всем обновлениям и срокам, то в этом случае требуется создание специального реестра (его можно завести в Excel, 1С или другой программе). Иначе могут возникать ситуации, когда кассовое ПО обновлено по всей сети магазинов, однако при этом на некоторых кассах остаётся старая версия прошивки, и это становится источником ошибок.
Важный нюанс: если сотрудники торговой организации будут вести реестр вручную, то эффективность этой работы нужно держать на особом контроле, чтобы не допустить негативного влияния человеческого фактора. Так, специалист может забыть провести обновление ПО, но в своей табличке по ошибке отметить задачу как выполненную. Или, например, меняя прошивку, пропустить один ККТ.
Этому моменту руководители торговых организаций далеко не всегда уделяют должное внимание, так как он кажется им незначительным. Но неправильное обращение сотрудника с кассой, например, некорректная установка чековой ленты или неполное закрытие крышки чекового лотка тоже могут стать причиной сбоев в работе контрольно-кассовой техники.
Другой пример: кассир подключает к компьютеру мобильный телефон для подзарядки в течение дня, тем самым создавая дополнительную нагрузку на USB-шину, что провоцирует сбои. В подобных случаях оперативно выявить причину проблемы практически невозможно, и кассовый аппарат легко может уйти в долгий простой. А как от этого может пострадать бизнес, и так понятно.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
