Начинайте бизнес правильно: зачем стартапам нужна автоматизация

Многим действующим компаниям трудно решиться на автоматизацию. Менеджмент в таких случаях более всего опасается необходимости менять сложившиеся процессы и ломать работающую систему. А вот на старте проекта автоматизировать бизнес гораздо проще: все процессы можно сразу поставить на правильные рельсы. Но очень часто основатели стартапа не видят целесообразности в автоматизации на старте проекта, считая, что всё можно сделать позже. О том, что получит стартап от раннего внедрения IT-решений, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал директор компании «АРГОС КОНСАЛТ» Сергей Бутенко. 

Предприниматели и наёмные руководители часто считают, что на старте проекта не стоит задумываться об автоматизации. Они рассуждают так: сотрудников и задач пока немного, основные моменты, касающиеся ведения бизнеса, можно удержать в голове и контролировать вручную. Поэтому пока автоматизация не нужна. 

Объясню, почему такой подход является заблуждением. В самом начале проекту важно быть гибким, быстро реагировать на изменения в конкурентной среде, запросы и поведение клиентов, меняющиеся условия ведения бизнеса. Собственнику придётся «подкручивать» слабые моменты в компании и фокусироваться на сильных. Делать это «на глазок» нельзя, чтобы не навредить бизнесу. Необходимы чётко выстроенные процессы и понимание того, что и как происходит в проекте. 

Тем более всё это необходимо в том случае, если основатель стартапа планирует привлекать инвесторов. Они охотнее вложатся в проект, в котором есть упорядоченность, прозрачность и автоматизированные процессы. 

Вот что получает стартап, решившийся на автоматизацию: 

• Все клиенты - и действующие, и потенциальные - находятся в базе. Сотрудники компании вовремя поговорят с ними, совершат допродажу и, при необходимости, помогут.

• Сотрудники перестанут совершать глупые ошибки: не записал или неверно записал телефон клиента и электронную почту, не занёс информацию о клиенте и т.д.

• У руководителя будет всё, что необходимо для быстрого принятия решения или вдумчивого анализа: отчёты и информация о процессах.

• Владелец начнет тратить время на те вопросы, в которых нужна его экспертность, а не на решение рутинных вопросов. Это станет возможным благодаря тому, что решение по автоматизации будет выполнять за него часть операций. 

Основатель стартапа может понять, что проекту необходима автоматизация, при возникновении ошибок в следующих аспектах деятельности компании: 

• В задачах: «обещал перезвонить, но забыл».

• В продажах: продавец не выставил счёт клиенту или забыл отгрузить товар.

• В работах: менеджер передал исполнителю задачу , а тот «первый раз слышит об этом».

• В управлении: вы познакомились с кассовым разрывом. 

По моему мнению, в стартапах нужно автоматизировать всё то, что выполнять «руками» дольше. В первую очередь речь идёт о повторяющихся или однотипных процессах (письма-подтверждения, напоминания о перезвоне, создание заказов поставщику при сокращении запасов на складе), а также об операциях, которые занимают много времени (выставление счетов, печать документов, подготовка отчётов).  

Ниже - перечень того, что стартапам нужно автоматизировать всегда. 

Продажи (CRM). Контроль взаимоотношений бизнеса с клиентами позволяет выстроить крутой сервис. В чём это выражается: 

• Вовремя и по правильному номеру перезваниваете нужному клиенту.

• Автоматически выставляете счета с печатью и подписью.

• Прослушиваете звонки.

• Видите входящие и исходящие письма в одном месте.

• Делаете автоматические SMS и email-рассылки прямо из учётной программы.

• Видите и контролируете перспективные сделки, вовремя реагируете на пропущенные взаимодействия.

• Точно знаете, сколько осталось продать до выполнения плана, где и какой менеджер «проседает» в воронке продаж.

Закупка, склад, учёт товара (если вы продаёте товары). Вы сможете автоматически формировать заказ на производство или поставщику, в зависимости от остатков на складе. Вы будете знать, сколько и каких товаров осталось, а также видеть сроки исполнения заказов. 

Продажи, онлайн-запись, загрузка мастеров (если вы занимаетесь услугами). После автоматизации с сайта будут приходить заявки (заказ-наряды) на услуги мастеров. В режиме онлайн вы сможете отследить загрузку конкретных сотрудников и их рабочий календарь. 

Документооборот. Чтобы не тратить деньги и время на печать и отправку документов, а также на их поиск для проверяющих органов, можно настроить электронный документооборот. Это экологичнее, удобней и гораздо дешевле бумажного документооборота - не нужно тратиться на конверты, марки, картриджи, бумагу, курьеров. 

Финансовый учёт. Руководители бизнеса на старте часто не понимают, что происходит с деньгами в проекте. Оперативные отчёты, платёжный календарь, отчёт о движении денежных средств - вещи, которые помогут избежать кассовых разрывов, спланировать серьёзные траты и понять, какие условия можно предложить поставщикам и покупателям. 

Отчёты. Не важно, какой разрез учёта брать: цифры — это пульс бизнеса. Они позволят быстро реагировать на проблемы, планировать необходимые действия, понять, какое направление деятельности наиболее успешно и какой сотрудник максимально эффективен. Нужно научиться работать с цифрами с самого начала.   

Вывод: на старте не обязательно автоматизировать всё сразу, можно закрыть сначала самые проблемные или трудозатратные процессы, что даст вам преимущество перед конкурентами. 

Неверно выбранная программа для автоматизации. Случается, основатели проекта выбирают слишком большую систему для малого бизнеса. Или, наоборот, самую простую систему там, где явно ожидается рост и масштабирование. 

Чтобы избежать этой ошибки, нужно взглянуть на бизнес-план компании. Если в обозримом будущем планируется активное развитие, поиск инвесторов, открытие производства или сети розничных магазинов, то стоит рассмотреть комплексные решения. Они сделают бизнес-процессы гибкими для дальнейших изменений, а сам рост пройдёт «без боли». 

Если у вас локальный бизнес (например, маникюрный салон, ремонтная бригада, небольшой интернет-магазин), то разумнее выбрать решение именно для малого бизнеса. Так, одним из любимых IT-продуктов в нашей компании является «1С:Управление нашей фирмой». Он решает большинство вопросов малого бизнеса, подойдёт как для сферы услуг, так и для небольшой розницы или производства, интернет-магазина. 

Спешка при автоматизации. Даже если руководитель говорит, что нужно закончить внедрение за месяц и запустить новую систему во всех отделах, не торопитесь. Убедитесь, что выбранная программа подойдёт вашей компании. В процессе автоматизации «закройте» сначала наиболее важные аспекты, а потом переходите к второстепенным.  

Внедрение своими силами. Так как интерфейсы современных программ довольно просты, некоторые руководители принимают решение настраивать их своими силами. В процессе возникают разные ошибки, которые исправляются интуитивно или по подсказкам в самой системе.  

Обязательно проконсультируйтесь с экспертами перед покупкой программы. Это часто бесплатно или не очень дорого, но в перспективе сэкономит кучу времени, денег и сил. 

Если вы занимаетесь автоматизацией с самого старта, то она будет восприниматься как привычная часть работы компании. И, скорее всего, вызовет гораздо меньшее сопротивление персонала. 

При внедрении системы в устоявшейся компании, с отточенными процессами, приходится ломать систему. При внедрении проекта «с нуля» бизнес-процессы в нём можно сразу адаптировать под методику и систему ведения учёта. Не изобретайте велосипед и цените своё время. Стартапам проще менять неэффективные процессы, на старте компания и её руководство более гибки и открыты для изменений. 

Если процессы не наладить вовремя, это всегда чревато финансовыми потерями. Например, вы будете размещать заказы на более дешёвом производстве, но сложная логистика «съест» всю выгоду и увеличит сроки доставки. Или в отсутствии регламентов выяснится, что в течение нескольких месяцев после увольнения сотрудника никто не выполнял очень важную операцию, просто не зная о ней. 

• Автоматизация - одно из основных конкурентных преимуществ в современном мире.

• Начитайте автоматизировать бизнес со старта, тогда вы сможете: 

• уделить больше времени делам, для которых нужны ваши основные компетенции;

• сократить до минимума количество ошибок;

• получить больше довольных клиентов;

• выполнять больший объём задач, имея меньше сотрудников;

• всегда видеть цифры, отображающие реальное состояние дел в компании;

• быстрее и проще масштабировать бизнес.

Автоматизация в компании: как преодолеть сопротивление команды.
Работа над ошибками: что может навредить успешной автоматизации.
Как не следует проводить реформы в компании: семь типичных ошибок.
biz360