«Резать к чёртовой матери!»: оптимизация затрат как способ выживания в кризис

В кризис нужно действовать решительно и быстро – любое промедление может обернуться не просто убытками, а крахом компании. Но быстро – не значит необдуманно: любые действия должны быть просчитаны и не нести угрозы каналам поступления выручки и ключевым процессам. О том, какие статьи расходов можно относительно безболезненно оптимизировать в кризис, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель компании «ЗУБР Текнолоджис» Вадим Зарецкий.

Не верьте тому, кто транслирует расхожее заблуждение, что якобы в китайском языке слово «кризис» обозначается двумя иероглифами – «опасность» и «возможность». Это неверно и по форме (любой лингвист со знанием языка это подтвердит), и по сути. Найти в кризис новые возможности удаётся крайне редко и далеко не всем. Для подавляющего большинства предпринимателей кризис - это время принятия жёстких мер и непопулярных решений, необходимых даже не для развития, а для выживания бизнеса.

Поэтому главное правило – оптимизируйте всё, что можно оптимизировать. Бизнес должен отбросить мешающий выжить «хвост» - неэффективные подразделения, ненужные в новых условиях штатные единицы, услуги, без которых можно обойтись.

Уверен, у каждого есть собственный набор для выживания. Я собрал в этой статье наиболее эффективные и проверенные на личном опыте инструменты и практики.

Первая статья затрат, которую можно безболезненно сократить в нынешних реалиях – аренда офиса, а также, соответственно, все сопутствующие услуги - уборка, вода, электричество, связь, печеньки-кофе для сотрудников, служба обеспечения и т.д. Если всё же изредка необходимо провести очную встречу с заказчиками, можно арендовать на несколько часов комнату в коворкинге или переговорку в бизнес-центре.

Что делать с мебелью и офисным оборудованием? Можно раздать домой сотрудникам, чтобы они могли выполнять свои обязанности за привычными компьютерами и в рабочем офисном кресле. Всё остальное – либо вывезти на охраняемый склад длительного хранения и поместить в бокс, либо попытаться продать. Иногда дешевле просто выбросить старые шкафы или подарить их соседям по бизнес-центру. Выживете – купите себе новую мебель.

Главная проблема, встающая при переходе на удалённую работу – обеспечение круглосуточного доступа к корпоративным данным. Для её решения необходимо перенести все информационные системы и данные в «облака».

На рынке сейчас достаточно предложений – аренда ПО, аренда виртуальных серверов или удалённых рабочих мест (систем Virtual Desktop Infrastructure). Альтернативный вариант – перевезти свои серверы в дата-центры. Эти решения, возможно, даже повысят производительность и надёжность работы ваших информационных систем.

Если нет бюджета для покупки программных продуктов или лицензий «навечно», можно их арендовать. Ценность программного обеспечения - в повышении эффективности вашего бизнеса. Без этого не имеет значения, числится оно на вашем балансе или вы периодически платите небольшие суммы за пользование нужными вам инструментами.

Дистанционная работа требует решения ещё одной задачи – обеспечения удобной оперативной коммуникации между сотрудниками и совместного доступа к файлам и документам. Нужны групповые видео- и голосовые звонки, чаты, группы и т.п. Инструментов на рынке много, люди, как правило, начинают использовать то, что лежит под руками, т.е. в смартфонах - мессенджеры на любой вкус, облачные видео-платформы. Для хранения общих файлов и документов используют Goggle Docs и аналоги.

Во всем этом «зоопарке» для офисной работы сложно не заблудиться. На мой взгляд, эффективность сотрудников будет выше, если они будут использовать максимально универсальные решения. Например, некоторые наши клиенты применяют для обеспечения внутрикорпоративных коммуникаций «1С-Коннект». Это позволяет не только обеспечить чаты в отделах и между ними, но и групповые телеконференции, передачу файлов до 1Тб, подключение к собственной облачной АТС. Если у сотрудника вдруг возникли технические проблемы с рабочим софтом, то системный администратор может удалённо подключиться к компьютеру пользователя и помочь решить их.

Наша компания уже 8 лет использует в своей повседневной работе «Битрикс24». В сочетании с облачной организацией учётной системы это позволило нам бесшовно перейти на работу вне офиса за один день.

Какие задачи мы решаем с его помощью? CRM с роботами для автоматизации рутинных работ, внутренняя социальная сесть внутри компании, видеозвонки, коммуникации с внешними пользователями, постановка и контроль задач, телефония с записью звонков, почта с привязкой писем к карточке клиента, создание рассылок и контакт-центр. В систему стекаются обращения клиентов с самых разных каналов - сайтов, мессенджеров, социальных сетей и т.д. И даже несколько наших сайтов сделаны на блочном конструкторе «Битрикс24». Естественно, мобильное приложение помогает «быть на работе» в любом месте с доступным интернетом.

Ещё один лайфхак для налаживания продуктивной работы сотрудников на удалёнке - необходимо подготовить регламенты и ознакомить с ними работников компании. В этом документе должны быть чётко расписаны, в частности, дни и время онлайн-совещаний, перечислены инструменты для совместной работы и разных видов коммуникаций, закреплена ответственность сотрудников за решение конкретных вопросов, определены дедлайны и т.д. Только в этом случае специалисты будут даже в домашнем кресле чувствовать себя на работе.

Это ещё одна статья затрат, к которой следует очень внимательно присмотреться. В критической ситуации, возможно, придётся уволить или сократить вспомогательный персонал, а их функции передать на аутсорсинг. Бухгалтерия, маркетинг, PR, реклама – всё это может продуктивно работать на аутсорсинге за меньшую стоимость. В компании должны остаться только те, кто реально зарабатывает деньги.

Заинтересованным специалистам можно помочь в получении дополнительных знаний и компетенций, полезных для функционирования компании.

Удалённый режим работы требует от персонала высокого уровня мотивированности, собранности и просто способности эффективно выполнять свои обязанности. Как показывает опыт, справятся не все сотрудники, и в этом случае со «слабым звеном» придётся попрощаться.

Рынок труда уже перенасыщен опытными профессионалами. Можно подобрать удалённых специалистов из других регионов с более низкими требованиями к зарплате. Их стоимость на рынке ниже, а недостающие знания и навыки они могут получить за считанные недели.

Ещё одна возможность оптимизировать расходы – провести переговоры с вашими поставщиками и арендодателями. Договаривайтесь о снижении цен, отсрочке/рассрочке платежей, сохранении прежних цен при уменьшении объёма закупок. И в этом случае репутация, которую вы строили не один год, будет работать на вас.

Обычно, если компания всегда была добросовестным партнёром, ей идут навстречу. «Просите - и дано будет вам, ищите и найдёте, стучите - и отворят вам». У нас получилось договориться об отмене платы за аренду офиса на май.

Речь может идти, в частности, об автоматизации бизнес-процессов. Из предлагаемых на рынке программных продуктов нужно выбирать наиболее простые и быстрые во внедрении. Скорость внедрения в кризисное время - важнейший фактор выживания. Пусть программа будет в чём-то неидеальна. Но если она позволит вашим сотрудникам через два-три дня после установки и обучения успевать делать больше – это лучше, чем мега-крутой продукт, который нужно будет внедрять полгода. За это время мир вокруг может измениться до неузнаваемости.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш  Telegram-канал,  страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».
biz360