Большие деньги: как подготовить заявку для участия в государственных и коммерческих закупках и тендерах

Участие в закупках и тендерах от государственных и коммерческих организаций начинается с подачи заявок различными компаниями. От того, насколько качественно была проведена подготовка, а также тщательно и убедительно составлена заявка, во многом зависит результат тендера или закупки. О том, на что следует обратить внимание при подготовке заявительной документации, порталу Biz360.ru рассказали эксперты в области закупок Дмитрий Сытин и Юлия Климина.

Поиск закупок и тендеров 

Результат от участия в тендерах и закупках во многом зависит от того, умеет ли компания находить подходящие возможности. Поиск интересных для бизнеса конкурсов – это первый и, возможно, самый важный шаг на пути к заключению выгодных контрактов. Существует несколько эффективных способов. 

• Во-первых, можно воспользоваться агрегаторами конкурсов, которые собирают информацию о тендерах, закупках и конкурсах от различных государственных и коммерческих заказчиков. Эти платформы позволяют быстро находить нужные предложения и отслеживать актуальные закупки в одном месте. На рынке сейчас более двадцати крупных агрегаторов.
  
  

• Во-вторых, стоит обратить внимание на Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС) и официальные сайты самих заказчиков, где публикуются закупки, подробные инструкции, а также требования к проведению закупок и поставщикам.
  
  

• И, в-третьих, установление прямых взаимоотношений с закупочным подразделением компаний-заказчиков. Это позволит вам попасть в базу поставщиков и получать уведомления о новых возможностях в вашей сфере. 

Подготовка заявки на участие в конкурсе

Подготовка заявки на участие в тендере или закупке – ключевой этап, который требует внимательности и тщательной проработки всех деталей. Ваша заявка должна быть не только полной, но и структурированной, чтобы выделяться среди других предложений. Важно следовать всем требованиям, указанным в документации, и предоставить все запрашиваемые документы. Пакет может включать в себя лицензии, сертификаты качества, финансовую отчётность и другие документы, подтверждающие вашу способность выполнить контракт. 

Стоит обратить внимание на оформление заявки: она должна быть чёткой, логичной и легкочитаемой. Используйте заголовки и подзаголовки для структурирования информации, а также графики или таблицы для визуального представления данных. Иногда даже правильная расстановка запятых имеет значение. Это поможет заказчику быстро найти нужную информацию и повысит ваши шансы на успешное участие. 

Качественное и понятное оформление заявки косвенно говорит заказчику о качестве будущей работы самого поставщика и о его отношении к делу. 

Удобно, если закупка проводится в цифровом виде на электронной площадке. Тогда поставщик видит конкретную анкету, которую ему нужно заполнить, а не описание требований в документе, которые можно по-разному интерпретировать. 

Изучение условий

Внимательно читайте условия договора, который прикладывают к запросу на закупку. Если документа нет, рекомендуем запросить его. Коммерческие заказчики ограничены только рамками Гражданского кодекса, и условия их договора могут вас не устроить. Часто бывает так, что вы тратите много времени и усилий на подготовку необходимых документов, а затем получаете текст договора, который не соответствует вашим ожиданиям. Поэтому лучше запрашивать договор сразу. Это поможет сэкономить ваше время и избежать ошибок. 

Также требования к поставке или оказанию услуг часто содержатся не в шаблоне договора, а в документации к закупке, так называемом извещении о закупке. Его внимательно нужно изучить. Оно бывает в цифровом виде на электронных площадках (например, у нас на Cooper.pro), может быть и в виде приложенных документов. Во втором случае придётся их досконально изучить, поскольку даже мелкие детали, заложенные заказчиком в документацию, могу иметь решающее значение при принятии им решения. 

Конкуренция и уникальное предложение 

В условиях высокой конкуренции важно выделить своё предложение среди остальных. Для этого необходимо проанализировать возможности других участников и определить свои конкурентные преимущества. 

Возможности конкурентов можно найти по открытым данным и сайтам компаний. Если вы поставляете высококонкурентные товары, то можно запросить прайсы конкурентов (метод «тайного покупателя») и по ним понять уровень цен. Это важно, потому что в высококонкурентных нишах для заказчиков обычно имеет значение только цена и условия поставки. Не стесняйтесь собирать информацию о ваших конкурентах всеми доступными способами в рамках закона. 

Формулируйте своё уникальное предложение так, чтобы оно чётко отражало, как именно вы можете удовлетворить потребности заказчика лучше, чем конкуренты. Это может быть связано с качеством продукции, ценовой политикой, сроками поставки или уровнем сервиса. Возможно, у вас есть уникальные технологии, опыт или особые условия сотрудничества, которые заинтересуют заказчика.

Анализ результатов 

После завершения тендера обязательно обратите внимание на результаты, даже если ваше предложение не было выбрано. Запросите обратную связь от заказчика о причинах отказа вам. Это поможет понять слабые места вашего предложения и улучшить его в будущем, а также покажет заказчику вашу заинтересованность в нём и его заказах. Возможно, это повысит ваши шансы в будущем. 

Кроме того, анализируйте тенденции на рынке закупок: какие товары и услуги наиболее востребованы, какие условия предлагают другие участники. Это позволит вам адаптироваться к изменениям рынка и повысить свои шансы на успех в следующих тендерах. 

Исполнение контракта 

Заключительным этапом участия в закупках является поставка или исполнение обязательств. На этом этапе необходимо проявлять особую осторожность, поскольку заказчик в сфере коммерческих закупок имеет право внести вас в свой чёрный список, если вы не выполните свои обязательства должным образом. Это может привести к тому, что работать с этим заказчиком в дальнейшем вы не сможете. А ещё хуже, если несколько заказчиков, например, в одной отрасли, обмениваются чёрными списками. Так что в долгосрочной перспективе лучше быть добросовестным партнёром. 

Участие в госзакупках 

В рамках закона 44-ФЗ процесс участия в государственных закупках требует от участников особого внимания к соблюдению формальных требований, чтобы обеспечить допуск своей заявки к рассмотрению. На первом этапе формирования коммерческого предложения необходимо тщательно проработать нормативную часть, так как именно она является основой для успешного участия в торгах. Отклонение заявки может произойти по самым различным причинам, и зачастую это связано с несоответствием установленным требованиям заказчика, либо некорректным заполнением заявки. 

Важно понимать, что в контексте 44-ФЗ креативный подход неуместен: всё должно быть чётко и последовательно. Например, если заказчик определяет цену как единственный критерий оценки, то остальные аспекты, такие как качество или сроки выполнения, отходят на второй план. Поэтому ключевым моментом становится подготовка конкурентоспособного ценового предложения, которое должно находиться на грани между вашими ожиданиями по рентабельности и предложениями конкурентов. 

Анализ похожих закупочных процедур 

Для подготовки успешного предложения важно провести анализ аналогичных закупочных процедур. Необходимо выяснить, закупал ли ваш потенциальный заказчик тот товар, который вы собираетесь предложить, и оценить средний уровень цен на рынке. На основе этой информации вы сможете более точно спрогнозировать цену, которая имеет наибольшие шансы на победу в таких торгах. 

Сбор документации 

Чаще всего одним из ключевых критериев к участнику тендера является опыт выполнения им аналогичных контрактов. Некоторые считают, что отсутствие опыта делает их участие невозможным, но это не так. Главное – не ошибиться на этапе сбора документации. 

Например, если заказчик требует подтвердить опыт исполнения аналогичных контрактов через договоры и акты с печатями, то предоставление только договора может привести к тому, что ваш опыт не будет засчитан. Поэтому крайне важно внимательно изучить перечень документов и постараться собрать максимальное количество баллов по этому критерию. Это позволит снизить вес цены в итоговой оценке вашей заявки. 

Также стоит обратить внимание на то, каким образом подтверждаются различные критерии. В некоторых случаях для подтверждения квалификации персонала может потребоваться наличие кандидатской степени. Если вы считаете, что критерий установлен неправомерно или не соответствует предмету закупки, у вас есть возможность обжаловать его на этапе приема заявок. 

Подведение итогов 

Важно обратить внимание на формулу, по которой рассчитываются итоговые баллы: сколько процентов веса отводится цене и сколько – неценовым критериям, а также какая разбивка внутри неценовых критериев. Следите за тем, какой из критериев имеет наибольшее значение. Эта информация должна быть прописана в документации. 

Не забывайте пересчитывать баллы и отстаивать свою позицию, если замечаете ошибки в расчёте. Если заказчик некорректно оценил ваши баллы, вы имеете право на пересмотр итогов по закупке. 

Создавайте портфолио выполненных госконтрактов. Полезно собирать благодарственные письма и отзывы на официальных бланках, подтверждающие качественное исполнение контрактов и удовлетворенность заказчика. Такие письма могут повысить ваши баллы при оценке по неценовым критериям.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360