Главный бухгалтер в компании: что на самом деле он должен делать и за что отвечать

Главный бухгалтер – это человек, который знает всё о финансах вашей компании. От его профессионализма зависит репутация вашей организации в налоговых органах, финансовых учреждениях, а также у контрагентов. 

За 11 лет работы с компаниями, которым требуется бухгалтерия на аутсорсинге, я убедилась: у большинства из них неверные представления о функциях и роли главного бухгалтера. Это влияет как на оценку деятельности главбуха, так и на критерии его выбора при открытии вакансии. 

Расскажу про основные мифы о главных бухгалтерах и о том, насколько они далеки от реальности. 

Специалист в сфере бухгалтерии может знать все законы и требования, касающиеся этих видов учёта. Но, как для всякого специалиста, квалификация зависит не только от знаний, но и от их практического применения. То есть важен прошлый опыт главного бухгалтера. Ведение учёта тесно связано с видом деятельности компании, системой налогообложения и спецификой бизнеса. 

Например, если главбух никогда не сталкивался с расчётом НДС и прибыли, а всегда вёл учёт по упрощённой системе налогообложения, то с большой вероятностью не сможет безошибочно сдать отчётность. В первое время он неизбежно будет допускать ошибки, так как только нарабатывает опыт для этого вида учёта. 

Руководители компаний полагают, что если главный бухгалтер допустил ошибки в учёте или не вовремя подал документы в контролирующие органы, то отвечать за это будет только он. Но, по закону, штраф может быть выписан как на главного бухгалтера, так и на организацию. 

Как правило, штраф для юрлиц в несколько раз выше, чем для исполнителей. Например, при нарушении порядка работы с наличными, бухгалтер может быть оштрафован на 4-5 тысяч рублей, а компания – на сумму, превышающую эту в десять раз. 

По закону, главный бухгалтер обязан возместить лишь прямой действительный ущерб – например, недостачу или присвоение денег. Оплачивать штраф, выписанный компании по его вине, он не должен. 

Возможно, кто-то удивится, но все перечисленные задачи – зона ответственности директора компании. Он должен заниматься этими вопросами сам, если не делегировал их другому специалисту с помощью внутреннего приказа. 

Если речь идёт о небольшой организации, то главбух может вести воинский учёт или готовить документы для участия в торгах. Но для качественного выполнения этих обязанностей, у него должны быть обязательства и необходимые инструменты. Допустим вариант, когда главбух привлекает для решения этих вопросов внешних специалистов по аутсорсингу. 

Некоторые предприниматели считают, что главный бухгалтер найдёт возможность, как законно сократить сумму налоговых выплат. Но главная задача этого специалиста – правильно отразить в учёте все факты финансово-хозяйственной деятельности компании, посчитать налоги и отправить информацию о них в контролирующие органы. Отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и есть главная цель работы главбуха. 

О прибыли должны думать руководители компании. Это они обязаны поставить задачу главному бухгалтеру по расчёту налогов в отведённые законом сроки. И уже через предоставленные данные иметь возможность влиять на налог и прибыль. 

Рано или поздно в компании возникает вопрос о планировании: денежных средств, уплаты налогов, продаж, выпуска продукции, рентабельности, прибыли. Всё это – функции финансиста или экономиста, но не главного бухгалтера. Он не должен уметь профессионально планировать и составлять бюджет, потому что это не его зона ответственности. 

Если главбух говорит, что умеет выполнять данные задачи, то нужно выяснить, что он под ними подразумевает. Как правило, оказывается, что он имел в виду совсем не то, что он него ожидал руководитель компании. 

Предприниматель, желая автоматизировать процессы в деятельности этого отдела, рассчитывает, что главный бухгалтер придёт с выбранным IT-решением. И заодно расскажет, как его внедрить, а также будет лично руководить этим процессом. 

В реальной жизни такая ситуация практически исключена. Внедрение проводят IT-специалисты из числа штатных сотрудников или привлечённые подрядчики. Автоматизации предшествует большая подготовительная работа: описание существующих бизнес-процессов, понимание того, как всё должно работать после, выбор продукта, определение сроков внедрения и контрольных точек. 

Главный бухгалтер может активно участвовать в подготовке, но он не станет самостоятельно принимать решения по всем вопросам. Это коллективная работа, во многом зависящая от собственника. Готов ли он потратить на продукт или сервис озвученную сумму, одобряет ли новую схему работы, понимает ли, что в процессе автоматизации могут возникнуть перебои в деятельности отдела и так далее? 

Важно понимать, что и после внедрения не главный бухгалтер занимается обновлением программ и систем. Также он не устанавливает электронные цифровые подписи и не настраивает электронный документооборот. Для этих работ привлекаются квалифицированные специалисты, которые становятся помощниками главбуха. 

• Изучите опыт его работы – и поймите, релевантен ли он для вашей компании. 
  
  

• Обозначьте обязанности, которые поручаете главному бухгалтеру – и убедитесь, что вы одинаково понимаете каждую из зон ответственности и тот результат, которого должен достичь сотрудник. 
  
  

• Убедитесь, что кандидат знаком с программами, в которых ему предстоит работать. 
  
  

• Обсудите планы по управленческому учёту: желаемый результат и сроки его достижения. 
  
  

• Установите испытательный срок или пробный период. Вы на практике убедитесь, выполняет ли главный бухгалтер свою работу в нужном вам объёме и нужном качестве.
  
  

• Зафиксируйте в должностных инструкциях и соглашении о намерениях функционал сотрудника, сроки выполнения задач и желаемый результат.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360