Ресторанный бизнес: как перейти от ручного управления к полноценному учёту

Ресторан или кафе – довольно рискованный бизнес. В этой индустрии высокая конкуренция и много сложностей, а маржа не такая большая, как кажется непрофессионалу. Чтобы снизить риски и увеличить шансы на то, что бизнес выйдет на устойчивую прибыль, целесообразно использовать современные системы автоматизации ресторана. О том, как перейти от ручного управления к полноценному учёту, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал руководитель сервиса «Финоко» Александр Сандульский.

Успех ресторана зависит от множества факторов, и один из них - личное участие владельца в работе заведения. Если он человек увлечённый, то обычно так и происходит. Собственник ресторана знает постоянных клиентов в лицо, считает выручку каждый день и, грубо говоря, «по запаху» может определить свежесть продуктов на кухне. 

Но такой подход работает только в случае, когда предприниматель владеет одним заведением. Когда появляется второй ресторан, ещё можно сохранить некую иллюзию контроля и приемлемый уровень доходности. А вот в случае запуска третьего объекта необходима перестройка управления, иначе неминуем коллапс. 

Итак, пришло время переходить от «ручного» управления на управление «по приборам». Перемены, в частности, подразумевают внедрение системы автоматизации учёта. При этом базироваться она должна на ежедневной управленческой отчётности как ключевом инструменте менеджмента в общепите. 

Даже самая простая система автоматизации способна выдавать огромное количество данных, которые лежат в основе управленческого анализа. С учётом специфики заведения ежедневные отчёты могут несколько варьироваться. Но есть и общие правила. В первую очередь контролируются показатели, прямо влияющие на доходность бизнеса и при этом поддающиеся оперативной корректировке. 

Входящий финансовый поток - это главное, за чем необходимо следить каждый день. Выручка сравнивается с установленными плановыми показателями, которые нужны не только для поддержания жизнеспособности ресторана, но и для его развития. 

Следует учитывать, что объём продаж нестабилен в разные дни недели. Кто-то зарабатывает на офисных сотрудниках в будние дни, а у кого-то основная выручка приходится на выходные. Именно поэтому необходим контроль в ежедневном разрезе. Отчёт за неделю или месяц не покажет полную картину спроса. 

Если поток денег вдруг начинает явно снижаться, то менеджеру или владельцу необходимо понять, по какой причине это происходит. На объём выручки влияют три основных показателя: 

• Посещаемость. Анализ посещаемости в динамике показывает, сколько гостей приходят в ресторан каждый день и даже в определённое время суток. С помощью этого показателя можно определить, в какие месяцы или недели спрос в заведении растёт или падает.
  
  

• Количество чеков. По соотношению количества чеков и гостей можно понять, кто чаще всего приходит в ресторан. Это большие компании, пары или одиночки? Для получения достоверных данных, необходимых для аналитики, нужно правильно организовать работу официантов. Они должны вносить корректную информацию о количестве гостей в каждом заказе, что происходит, к сожалению, далеко не всегда.
  
  

• Проданные блюда. Эта информация позволит понять, что именно заказывают клиенты заведения и что им особенно нравится. Анализ проданных блюд продемонстрирует, какие позиции из меню не пользуются спросом. Это может стать поводом для выяснения, почему так происходит. Возможно, хромает качество этих блюд или на них установлена высокая цена.

Допустим, руководство ресторана, видя пустующие столы днём, решает ввести в меню бизнес-ланчи по цене ниже, чем у конкурентов. В результате зал заполняется, общая выручка растёт, но и затраты увеличиваются соответственно: на персонал, продукты и т.д. Если анализировать эффективность этого решения по итогам нескольких месяцев, то вполне может оказаться, что на чистую прибыль привлечение новых клиентов никак не повлияло, а то и того хуже - загнало ресторан «в минус». Оперирование ежедневными отчётами на более коротком промежутке времени дало бы возможность выявить эту тенденцию и вовремя отказаться от невыгодной акции. 

Это, по сути дела, показатель эффективности продаж. Размер среднего чека высчитывается по-разному: общая выручка делится на количество гостей, заказов или столов. Как правило, рестораторы оперируют средним чеком на одного гостя. 

У каждого заведения есть средний чек по меню. Он получается из идеальной для конкретного ресторана модели потребления клиента. Сравнение реального среднего чека с идеальным демонстрирует, как ресторан воспринимают клиенты. Они считают это место дорогим, если средний чек на одного человека ниже среднего по меню, или доступным, если происходит наоборот. 

Чем выше средний чек, тем больше итоговая выручка ресторана. Если размер средних затрат гостя меняется, необходимо провести анализ причин. В частности, к снижению чека может привести удачное или неудачное новое меню, смена ценовой политики или даже концепции заведения. 

В зависимости от специфики заведения и сложности системы автоматизации управленец может контролировать в ежедневном режиме целый ряд других показателей деятельности ресторана. 

• Отчёты по скидкам. Многие кафе и рестораны предлагают гостям дисконтные карты. Однако программы лояльности могут стать почвой для злоупотреблений со стороны персонала. Поэтому менеджер должен контролировать обоснованность предоставленных скидок.
  
  

• Стоп-листы. Это блюда, которые невозможно заказать по какой-либо причине – отсутствие необходимых ингредиентов на кухне, поломка необходимого оборудования и т.д. Список блюд, которые не продаются из-за отсутствия продуктов на кухне, имеет смысл смотреть каждый день только в одном случае – если есть возможность оперативно заказать и доставить недостающие ингредиенты. Если же закупки происходят еженедельно, то с такой же периодичностью стоит контролировать и стоп-листы.
  
  

• Фуд-кост. Размер затрат на продукты показывает эффективность работы производства. Популярные POS-системы способны просчитывать этот показатель каждый день, исходя из калькуляции блюд. Это даёт частичное представление об ежедневных затратах ресторана. В целом же о расходах заведения можно судить только в месячном горизонте.
  
  

• Персональные KPI. Эти показатели демонстрируют, насколько усердно работает персонал. Например, некоторые заведения регулярно контролируют эффективность каждого официанта: размер выручки, персональный средний чек, количество обслуженных столов и гостей. Сравнивая эти цифры, вводятся механизмы мотивации персонала.
  
  

• Продажи по часам. Распределение выручки между завтраками, обедами и ужинами показывает загрузку заведения в течении дня. В большей мере на это обращают внимание рестораны в отелях, где завтраки играют очень большую роль.
  
  

• ABC-анализ. Позволяет узнать, какие позиции в меню пользуются наибольшим спросом, а какие продаются редко. В отчётах эта статистика увязывается с себестоимостью каждого блюда. Проще говоря - если у вас продаются только позиции, которые приносят минимальное количество денег, то нужно что-то менять.
   

• Эффективность работы стула (стола). Этот показатель выводится делением выручки на количество посадочных мест. Анализируется, как правило, в месячном режиме и показывает заполняемость заведения. Особенно полезно применять для сравнения эффективности работы сетевых кафе и ресторанов.
  
  

• Количество гостей за столом. Понимание этой цифры влияет на создание оптимальной схемы посадки в заведении. Если в ресторан ходят в основном пары, то вряд ли стоит расставлять в зале столы на 6-8 человек.
  
  

• Оборачиваемость стола. Этот показатель демонстрирует, сколько раз гости сидят за тем или иным столом. Позволяет выявить в ресторане «мёртвые зоны», в которых редко кто хочет провести время. 

Простейший ежедневный управленческий анализ деятельности ресторана можно вести и в таблице Excel. Но если заведение нацелено на развитие, то тут уже не обойтись без POS-систем. Они дают исчерпывающее количество информации, необходимой для анализа и принятия управленческих решений. 

Однако в случае нескольких заведений управленческую отчётность необходимо вести на более серьёзном уровне, принимая во внимания все аспекты расходной части бюджета. Для этого потребуется внедрение продвинутой системы автоматизации, которая свяжет бухгалтерские данные с первичным учётом из зала и склада.          

Сфера общественного питания - это очень непростой и высококонкурентный бизнес. Проекты в этой области вынуждены чутко реагировать на потребности клиентов и изменение рыночной конъюнктуры. Если игнорировать этот факт, то закрытие неизбежно. Чтобы этого избежать, необходимо учитывать следующие факторы: 

• каждый день собирать и анализировать информацию о работе заведения;

• набор метрик зависит от специфики заведения, но обязательно нужно следить за динамикой выручки и посещаемостью;

• эффективный контроль ключевых показателей невозможен без систем автоматизации;  

• бизнес-планирование должно учитывать не только доходную часть, но и расходную.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и  канал на «Яндекс.Дзен».
biz360