Торги без «мутных» схем: как устроен сервис тендеров и закупок

Многие закупки в компаниях и на предприятиях проходят в виде торгов. Автоматизация этого процесса позволяет закупщикам расширить число поставщиков и выбирать из лучших предложений. Важно и то, что процедура становится прозрачной: это резко снижает вероятность махинаций со стороны участников. О том, как сделать торги наиболее эффективными для заказчика, и почему новая технология иногда встречает сопротивление рынка, директор по образованию и консалтингу сервиса Bidzaar Виктор Коданев рассказал порталу Biz360.ru.

Компании каждый месяц проводят сотни или даже тысячи закупочных процедур в виде торгов. Удивительно, но даже у крупного бизнеса эти процессы далеко не всегда автоматизированы.

Выбор поставщиков для торгов «вручную» выглядит примерно так. Получив заявку на нужный товар или услугу, закупщики зачастую начинают искать контрагента в интернете «с нуля». Собственные структурированные базы поставщиков в той или иной отрасли существуют не у каждого бизнеса – даже в виде таблиц Excel.

Закупщики обзванивают несколько компаний, высылают им по почте или в мессенджерах условия торгов. Принцип выбора потенциальных поставщиков обычно остаётся на усмотрение этого специалиста. Если поставщику интересно – он присылает заявку для участия в торгах. При таком подходе, как правило, в них участвуют единицы. И далеко не факт, что именно у этих игроков лучшие предложения на рынке.

Казалось бы, закупщика каждый день атакуют потенциальные поставщики с десятками предложений. В чём проблема перед началом очередных торгов поднять базу и отобрать кандидатов? Но все входящие предложения обычно сразу же отправляются в корзину, а от назойливых поставщиков всеми способами пытаются отвязаться. Когда же их услуги вдруг становятся нужны – координаты компаний уже не найти. В итоге закупщик два раза тратит время впустую: сначала на «прятки» от поставщиков, а потом – на их поиски.

Результат «ручной» работы закупщиков – низкая эффективность: в торгах участвует мало поставщиков, их цены и условия не всегда оптимальные. Ещё один важный нюанс – непрозрачность «ручного» выбора исполнителя. Проверить ход и результаты торгов сложно, а закупщики могут быть мотивированы поставщиками. Например, руководство спрашивает у закупщика, почему в торгах участвует только три поставщика. А он объясняет: «Я всем отправлял предложение, но отозвались только три компании». И попробуй это проверь!

Мы придумали IT-решение для проблемы непрозрачных торгов. Площадка Bidzaar – это облачное решение для проведения закупочных процедур коммерческими компаниями. Она помогает бизнесу в подборе поставщиков в любом регионе и по любой категории. Для этого мы задействуем алгоритмы искусственного интеллекта. Важно, что использование Bidzaar – это для компаний автоматизация без инвестиций. Сервис доступен к использованию почти моментально, его установка занимает минуты.

Компания-заказчик публикует запрос в текстовом виде (например, «нужны строительно-монтажные работы по возведению ангара в Иркутске») и прикладывает техзадание. Искусственный интеллект считывает содержание письма и задания, понимает особенности заказчика и его задания. На основе этого запроса ИИ анализирует большие массивы данных внутри нашей площадки и за её пределами. В частности, ИИ анализирует ассортимент поставщиков сервиса «1С:Бизнес-сеть.Торговая площадка» и использует эти данные для повышения эффективности торгов.

Обычный закупщик раньше мог за месяц в лучшем случае провести 6-7 процедур торгов. Их качество – отдельная тема. Теперь запрос в два клика отправляется в десятки компаний, которые одновременно подают заявки на участие в торгах. На нашей площадке есть закупщики, которые проводят по 20-30 качественных и результативных торгов в месяц.

Если искать поставщиков в интернете – можно найти 10 компаний, из которых 2-3 согласятся принять участие в торгах. Как правило, на большее у закупщика просто не хватает сил и терпения. После автоматизации система пригласит к торгам 40-50 наиболее подходящих компаний. Из них подадут заявку 10-12 – и там уже есть, из чего выбирать. За счёт конкуренции и состязательности результат торгов будет уже другим: в плане экономии, инновационности решений, надёжности цепочек поставок.

Сами торги проходят онлайн через платформу Bidzaar – эта процедура тоже автоматизирована. Заказчик может решать, какую информацию открыть поставщикам. Например, они могут видеть самую низкую цену в торгах или свой текущий рейтинг. Так отстающие понимают, что шансов у них пока немного: для победы нужно скорректировать условия.

В торгах соблюдается принцип полной прозрачности. Весь ход торгов можно поднять и посмотреть: кто участвовал, какие подавались предложения, о чём стороны переписывались. Всё это хранится в нашем архиве. При таком раскладе вся работа закупщиков становится прозрачной – воплощать «мутные схемы» уже не получится.

Вторая важная задача, которую решает Bidzaar – формирование реестра поставщиков по категориям. Другими словами, это резерв надёжных поставщиков, наиболее подходящих под требования конкретной компании. Если у неё возникает потребность в товаре или услуге данной категории, она в первую очередь приглашает к участию в торгах поставщиков из своего реестра.

Здесь может возникнуть вопрос: а зачем вообще нужен такой реестр? Ведь сервис всё равно посоветует десятки подходящих поставщиков со всего рынка. Причина в том, что у каждой компании – свои требования к поставщикам. Сервис не умеет читать мысли: он эти требования не знает. И поставщики, которых он рекомендует, могут им не соответствовать.

К примеру, компания работает только с подрядчиками, штат которых – не менее 100 человек. Некоторые прописывают требования к годовому обороту – не ниже определённой суммы. При выборе перевозчика иногда устанавливается требование по минимальному размеру автопарка в собственности. И тут ведение реестра может быть очень полезным. В него включают только те компании, которые полностью соответствуют требованиям заказчика.

При работе с реестром компания не теряет обращения потенциальных поставщиков, которые на данный момент ей не нужны. Теперь закупщик отправляет их по ссылке на платформу Bidzaar, где они могут зарегистрироваться в реестре потенциальных поставщиков этой компании.

Например, фирма аккредитовала семь поставщиков складских погрузчиков. Когда у неё появилась потребность в этом товаре, она оформляет её в виде конкурсного задания. В первую очередь к участию в торгах приглашаются компании из её собственного реестра. Но другие участники рынка тоже могут в них участвовать, если так захочет заказчик – он может их быстро аккредитовать.

Компании имеют возможность пополнять свой реестр потенциальных партнёров автоматически. Для этого им нужно установить на сайт наш виджет. Как правило, его размещают в разделе «Для поставщиков». Там обычно написано: «Для развития честной конкуренции и прозрачности закупок все тендеры проводятся на площадке bidzaar.com. Стать участником просто – перейдите на сайт сервиса и зарегистрируйтесь».

Так реестр потенциальных поставщиков действительно расширяется. Я не раз слышал от знакомых директоров по закупкам, что наличие реестра плюс виджета значительно расширяет воронку поставщиков. Они ищут заказы в интернете, заходят на сайт крупной компании и видят, что им нужно делать. В результате у компании появляется реестр потенциальных партнёров. С их участием торги получаются намного сильнее.

В базе данных Bidzaar более 80 000 поставщиков, из них примерно 10 000 ежедневно активно откликаются на заявки и участвуют в торгах. Но этим количеством система не ограничивается. Мы научили искусственный интеллект пользоваться базой сервиса «1С:Бизнес-сеть.Торговая площадка». Он  подбирает поставщиков и рекомендует их к торгам исходя из того, что их ассортимент подходит под запрос заказчика.

Мы предлагаем наш сервис в виде двух модулей: поиск поставщиков для торгов и ведение реестра. Подписка на каждый из них стоит 36 000 рублей в год. Некоторые из наших партнёров заказывают только модуль торгов. Но тех, кто устанавливает оба модуля, становится всё больше.

Основная монетизация нашего сервиса – комиссия с поставщика при успешном завершении торгов. Она составляет от 10 до 50 тысяч рублей и зависит от суммы закупки. При этом максимальная комиссия в 50 тысяч рублей относится только к крупным закупкам общей стоимостью от 50-100 млн. рублей. В среднем наша комиссия составляет 0,2% от суммы поставки. Для сравнения: при оплате картой в магазине банк забирает в среднем 2,9% от уплаченной суммы.

Нижняя отметка, с которой у поставщиков появляется интерес к торгам – от 0,5-1 млн. рублей. Закупок стоимостью в десятки миллионов рублей у нас довольно много. Некоторые компании проводят через нас процедуры на 1-1,5 млрд. рублей. Например, строительство склада.

Мы выбираем только крупных заказчиков – у них много торгов на большие суммы. Каждый из них генерирует сотни привлекательных торгов в месяц. Поставщики слетаются на них, как пчёлы.

Среди наших партнёров – большинство крупных продуктовых ритейлеров: «Азбука вкуса», «Верный», «Монетка», «Бристоль», «Мария Ра» и другие. Из непищевых ритейлеров можно выделить Sunlight, «Ситилинк». Также работаем с «Билайном», есть партнёры из фарминдустрии.

В 2022 году к нам начали обращаться западные международные компании. Они уже были знакомы с передовым инструментом по автоматизации закупок и после ухода с рынка иностранных вендоров искали лучшее решение для себя. Нашей системой пользуются Carlsberg, Michelin, Bridgestone и другие. Сотрудничаем с очень крупной нефтесервисной компанией Halliburton, её оборот – более триллиона рублей. Её представители ежедневно публикуют у нас свои торги.

У сервиса Bidzaar две сильные стороны: техническая составляющая и клиентская поддержка. Работой с нашими партнёрами занимаются около 40 человек. На начальном этапе мы помогаем клиентам настроить сервис, создаём как минимум пару эталонных реестров. В дальнейшем служба поддержки ведёт клиента, помогает с организацией закупок, отвечает на его вопросы.

Сейчас Bidzaar – электронная площадка, которая стремится стать центром компетенций для закупщиков. Мы обучаем их, каждую неделю проводим бесплатные вебинары по темам, связанным с закупками. Рассказываем, как сформировать закупочную стратегию, как закупать тот или иной вид товаров и услуг. Фактически у нас есть отдельная служба, которая занимается клиентским успехом. Она отвечает за то, чтобы наши клиенты были довольны.

В этом году у нас появились категорийные менеджеры. Они занимаются тем, чтобы их категория была максимально наполнена на площадке лучшими поставщиками, которые предлагают максимум возможностей. Категорийщики следят, чтобы заказчики правильно формировали свои процедуры, а поставщики правильно откликались на запросы. Так мы стыкуем потребности бизнеса заказчиков с возможностями поставщиков.

Один из отделов занимается операционной поддержкой тендеров. Сотрудники мониторят, насколько корректно размещён запрос, соблюдены ли основные критерии, правильно ли выставлены объёмы. Если в торгах недостаточно участников, привлекают релевантных поставщиков.

Наш сервис старается помочь обеим сторонам, и дело не только в желании развивать рынок. Если у заказчика будет мало интересных предложений, он может закрыть торги без объявления победителя. А мы зарабатываем только на успешно завершённых сделках. Если заказчик никого не находит или поставщики перестают откликаться – для нас это плохо. Нас можно было бы сравнить с Tinder, если бы эта платформа получала отчисления с каждой свадьбы.

Наша модель привлечения заказчиков – исходящие звонки в крупные компании. Этим занимается целый отдел. Его сотрудники рассказывают о смысле сервиса, приводят в пример другие похожие компании, которые пользуются нашим продуктом.

Надо признаться, рынок реагирует на наше предложение без особого восторга. Пока зрелость закупочного процесса во многих компаниях оставляет желать лучшего. Компании даже с миллиардными оборотами ведут закупки через e-mail и по телефону, составляют списки поставщиков в Excel. Сотрудник уволился – забрал список. И снова неизвестно, кто может поставить товар или услугу.

Многие вообще не понимают, что такое электронная торговая площадка и зачем она нужна. Поэтому нам приходится объяснять с самых основ. Это классические холодные продажи: клиент говорит, что ему «ничего не надо», потом мы напоминаем о себе снова. И постепенно, с третьего-шестого касания доходим до стадии «ну показывайте, что у вас там». Так что цикл сделки у нас длинный – около полугода.

Мы получаем от потенциальных клиентов десятки возражений. К примеру, «У нас есть проверенные поставщики – зачем вы нам?». Или: «У нас специфичные товары, вы нам не поможете». Нередко люди на полном серьёзе уверяют, что им удобнее искать поставщиков по интернету и звонить им по телефону. Возможно, что причина возражений в некоторых случаях – не совсем честная работа закупщиков. Прозрачность им не нужна, она разрушит весь их «бизнес».

Постепенно начинает работать «сарафанное радио». Многие заказчики советуют наш сервис закупщикам из других компаний. Если клиент приходит по рекомендации, цикл сделки не полгода, а всего пару месяцев.

Скоро мы запустим новый сайт. Выложим шаблоны лучших договоров поставки, конкурентные листы, категорийные стратегии. На сайте будет анонсировано огромное количество материалов и мероприятий для закупщиков. Наша цель – чтобы закупщики умели выбирать лучших поставщиков и знали, как это делается.

Проникновение электронных торгов в российском бизнесе пока не превышает 10%. Надеемся, что в ближайшее время он достигнет показателя в 15-30%. Потенциал рынка достаточно большой. В крупных компаниях рано или поздно поймут, что переход на электронные торги может серьёзно повысить рентабельность и конкурентоспособность бизнеса.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360