Я знаю – ты сможешь: как правильно делегировать задачи сотрудникам

На старте малого бизнеса предприниматель, как правило, и швец, и жнец, и на дуде игрец. Но достаточно скоро он приходит к выводу, что делать всё самому невозможно, иначе страдает развитие дела. И вот в полный рост встаёт вопрос – что, кому и как можно делегировать. Ошибка в любом из этих бизнес-процессов может дорого обойтись компании. О том, как правильно делегировать задачи сотрудникам, рассказала основатель агентства «Лингвиста» Мария Солонина. 

Во-первых, делегировать можно всю оперативную, повторяющуюся нагрузку, которую можно описать в виде процесса. Я стараюсь весь процесс пройти сначала сама, хотя бы на верхнем уровне, не углубляясь «до мышей», а потом уже передавать сотрудникам. Это позволяет контролировать работу персонала и понимать, чего требовать от людей, какие подводные камни могут быть на пути.

Например, когда я этим летом открывала детскую школу плавания «Кроль», поначалу все заявки я обрабатывала сама, сама присутствовала на всех тренировках и общалась с родителями и детьми. Теперь я чётко понимаю потребности и ожидания своих клиентов, знаю, какие сложности могут возникнуть в коммуникации, и передаю это наёмным менеджерам.

Кроме этого, обязательно нужно делегировать те процессы, в которых вы не являетесь специалистом. Например, бухгалтерию, IT-поддержку, работу в самой предметной области (в моем случае в «Лингвисте» это устные и письменные переводы, а в «Кроле» – тренировочный процесс). Но и здесь, прежде чем делегировать, нужно хотя бы на самом начальном уровне разобраться в том, что вы поручаете сотруднику, определить для себя контрольные точки, по которым вы будете оценивать выполненную работу.

Например, в бухгалтерии это может быть отсутствие штрафов и взысканий, вопросов по расчётам с контрагентами. Всё это означает, что отчётность сдаётся вовремя и без ошибок. В обучении детей плаванию это может быть соответствие структуры занятия разработанной методике, прогресс учеников, обратная связь от ребятишек и родителей.

Как показывает практика, лучше делегировать тому, кому вы уже доверяете и кто проверен «боем». Конечно, если вы берёте нового сотрудника, это сложнее, но не невозможно. Скажем, в «Лингвисте» мы разработали и используем для этого так называемый «курс молодого бойца».

Это программа, рассчитанная на три дня, когда кандидат на штатную должность (как правило, менеджера проектов) выполняет различные задания, как из прошлого опыта, так и реальные текущие задачи. Мы оцениваем выполнение по определённым критериям, проверяя у новичка наличие базовых качеств и навыков. В случае успешного прохождения сотрудник остаётся дальше на испытательный срок, и ему уже передаётся определённая текущая нагрузка.

Если же речь идёт о более высокоуровневых задачах, например, управлении коллективом, то, по нашему опыту, делегировать их лучше кому-то из текущей команды, чем новому человеку со стороны. Во-первых, это даёт возможность «подрастить» тех, кто с вами уже долго, это дополнительное поощрение. Во-вторых, вы уже уверены в надёжности этих людей, они давно в теме и риски минимальны. А в-третьих, что немаловажно, команда более расположена принимать руководство от человека, с которым все давно бок о бок трудятся, чем от «чужака», каким опытным он бы ни был. Опыт опытом, но в каждой компании есть своя история, свои привычки и сложившиеся правила, на освоение которых уйдёт немало времени.

Так мы поступили недавно в «Лингвисте», когда оперативное управление передали одному из менеджеров. Он работает в компании уже более 5 лет, прошёл с нами тысячу разных ситуаций и доказал свою надёжность и эффективность. Благодаря этому моя включённость в текущую нагрузку в этом бизнесе снизилась до нескольких часов в день, и у меня появилось время и желание заняться новым проектом.

Главное – постепенно. Убеждаясь в том, что работник уже несёт то, что вы на него нагрузили, и готов взять ещё. Не менее важно делать это по принципу «от простого к сложному».

Как я передавала ведение соцсетей проекта «Кроль» наёмной сотруднице? Сначала поставила задачу ознакомиться с тем, как это делалось ранее, чтобы перенять общий стиль и тематику постов. Затем мы вместе запланировали, какие виды материалов и с какой периодичностью будут публиковаться. Далее какое-то время я проверяла за ней каждый пост перед размещением, вносила коррективы. Теперь она уже публикует материалы сама, а я просматриваю постфактум и изредка вношу небольшие правки.

При постановке задачи также важно убедиться, что человек понял вас именно так, как вы этого хотели. Все мы живём со своим багажом в черепной коробке, который зависит от воспитания, предыдущего жизненного опыта, типа мышления, и не надо думать, что собеседник мыслит точно так же, как вы. На начальном этапе придется «разжёвывать» каждую мелочь, пока вы не убедитесь, что человек понимает вас с полуслова.

Я бы не советовала делегировать следующие функции в малом бизнесе:

• Контроль за финансами. Владелец бизнеса должен всегда быть в курсе основных финансовых показателей (выручка, доходы/расходы, отсутствие кассового разрыва и т.д.). Хорошо, когда эти моменты можно контролировать удалённо – благо, современные технологии позволяют это делать.
  
  

• Принятие стратегических решений, а также решений, которые связаны с финансовыми или репутационными рисками для компании.
  
  

• Общение с ключевыми партнёрами.
  
  

• Найм ключевых сотрудников, а в малом бизнесе – буквально каждого члена команды. Собственник здесь играет первую скрипку, поэтому за ним должно быть последнее слово при выборе кандидата.
  
  

• Энергетическая подпитка коллектива. Вы как лидер должны служить примером для своей команды, задавать тон общей работы, заряжать людей энергией и вести за собой. Это и участие в общих планёрках, и позитивный настрой, юмор при общении, и искренняя заинтересованность и участие в делах сотрудников.

Итак, делегировать можно и нужно. Однако делайте это не спеша, с чувством, с расстановкой, не забывайте, что качество делегирования в большей степени зависит от вас. И результат не заставит себя ждать. Как сказала героиня фильма «Москва слезам не верит», это с тремя сложно, а когда научишься их организовывать, то количество подчинённых уже не имеет значения.

Чужими руками: как правильно делегировать полномочия фрилансеру.
«Спасибо, Таня!»: как разгрузить предпринимателей от повседневных задач.
Рекрутируем фрилансеров: как эффективно делегировать задачи внештатникам.
biz360