Два года назад руководство сети зоомагазинов «Мадагаскар» приняло решение автоматизировать свои розничные магазины. Были технические проблемы с внедрением, было определённое сопротивление сотрудников, были сомнения у директора сети Анатолия Саенко. Но в итоге автоматизация принесла впечатляющий эффект – в разы выросла прибыль, упростились многие бизнес-процессы, компания получила возможность участвовать в тендерах. О том, каковы были ожидания руководства компании от автоматизации и насколько они совпали с реальностью, рассказал Анатолий Саенко.
Анатолий Саенко, предприниматель из Уссурийска, директор сети зоомагазинов
«Мадагаскар». Образование: Дальневосточный университет путей сообщений, специальность «социально-культурный сервис и туризм». Три года работал в магазине бытовой техники, пройдя путь от менеджера по продажам до заместителя директора. С 2014 года – развивает сеть «Мадагаскар» (количество магазинов – 8, численность персонала – 30 человек).
С нашего первого шага к автоматизации зоомагазина прошло два года. На сегодня завели в систему половину магазинов сети. Расскажу о процессе автоматизации с точки зрения руководителя. Надеюсь, мой опыт поможет предпринимателям, которые колеблются между «оставить всё как есть» и «я хочу большего и могу этого добиться».
Бумажная рутина, звонки и постоянное исправление ошибок отнимают уйму времени, погружают в мелкие процессы, замыливают глаза и не позволяют видеть картину целиком. Результат: пробуксовка бизнеса либо крайне медленное развитие. Автоматизация же позволяет сделать качественный рывок.
Избавьтесь от страхов и неуверенности, которые вы наверняка связываете со словами «автоматизация процессов». Работа в новых условиях не станет боем терминаторов на литейном заводе. Вы по-прежнему будете вовлечены в работу на каждом этапе производства, продаж, отчетности и логистики. А вот время на сбор нужной информации сократится до нажатия пары клавиш. Даже если для вас Word и Excel – сложные программы, не бойтесь не справиться.
Я лично прошел путь от «негорящих» рукописей до комплекса автоматизации. И хотя уровень пользования компьютером у некоторых сотрудников компании был, что называется, «мне уже поздно меняться», проблем в освоении системы ни у кого не возникло.
В торговле и на производстве есть факторы, которые подталкивают к автоматизации лучше, чем лишние килограммы – к фитнес-центру.
1. Необходимость расчета чистой прибыли, которую приносит бизнес. Сколько бы ни было наличных денег, вручную рентабельность вы никогда не оцените. Приведу пример: после автоматизации одного из наших маленьких магазинов с неплохой выручкой стало видно, что его рентабельность составляет всего 24%, тогда как в других магазинах – 35%. Стали мотивировать сотрудников на продажу более маржинальных товаров.
2. Исключение человеческого фактора. Простейший пример: бумажная ревизия. Раньше пересчет делали устно: называли цену и количество. Через два часа язык заплетается, возникают ошибки, вывести сумму с первого раза невозможно. Сейчас распечатываем задание на пересчёт с перечнем товара.
3. Возможность анализировать любой рабочий процесс. Чтобы сделать ставку, нужно знать, какие карты на руках. Автоматизация позволяет сформировать любой отчёт: продажи конкретной продукции за конкретный период, статистику чеков, движения товара, остатки склада, дебиторскую задолженность, другие финансовые показатели. Как в приведённом выше примере с рентабельностью: сформировали отчёт по валовой прибыли, нашли уязвимое место и решили проблему.
4. Получение точных данных для прогнозирования. То, что раньше было «примерно», «около» и «когда-то», превращается в точные цифры и оперативную информацию. Это повышает прозрачность бизнеса.
5. Здоровье. Руководители, к сожалению, не супермены. Физическое истощение и эмоциональное выгорание – не пустые слова. Мы должны больше времени уделять родным и близким. И доверить машине то, что она может и должна делать.
Не думайте, что, установив за пару часов оборудование и программу, вы сразу же измените жизнь. Всё начинается с того, что вам устанавливают клиент-программы. В нашем случае это была «1С:Управление торговлей» на основном складе, с которого товар поступает на все точки.
Выбор программы был обусловлен широкими возможностями на каждом этапе торговли и дальнейшей синхронизацией с клиентами «1С:Розница», которую мы собирались установить в каждом магазине. Затем мастер проводит краткий экскурс по возможностям системы и отвечает на вопросы. А дальше вы остаётесь один на один со своими мыслями и парой исписанных в спешке листов, которые невозможно разобрать. Вот какие действия помогут безболезненно автоматизировать работу.
Первый шаг: создание базы данных
Включите в базу данных номенклатуру (названия товаров), структуру предприятия (склады, магазины, виды цен), сведения о контрагентах (поставщиках и покупателях). Скопируйте базу на внешний носитель и храните на случай непредвиденных сбоев.
Второй шаг: отработка базовых операций
Мы отрабатывали поступление, перемещение, реализацию, списание и оприходование товара. Простые действия, не требующие каких-либо знаний бухгалтерии. Обычная внимательность поможет здесь больше, чем диплом экономиста. Лучший совет по работе с программами «1С» – поставьте запрет на изменение документов за прошедший период. Большинство документов связаны между собой, и любое изменение – это как снежный ком, перерастающий в лавину. Необдуманная корректировка приведет к неправильному отражению данных, остатков, финансового результата.
И если вы обнаружите ошибку спустя месяц, то при активном товарообороте выяснить её причину будет очень сложно. Лучше сделать три новых документа, чем исправить оригинал и потом об этом пожалеть. Через год работы нам пришлось переносить базу на чистый клиент, чтобы избавиться от накопившихся ошибок. Урок был усвоен.
Третий шаг: перенос реальных остатков в программу
На этом этапе понадобятся бумажные фактуры с закупочными ценами.
Четвёртый шаг: создание видов цен
Видов цен может быть сколько угодно. Самые распространённые: закупочная, розничная и оптовая. Вариантов их настройки много, но обычно всё равно не хватает, и приходится подходить к формулам творчески.
Пятый шаг: создание шаблонов
Например, шаблонов ценников, других необходимых для работы документов. Мы изменили пару накладных, чтобы в них отображалась нужная информация, и сразу стало удобнее.
Выполнив эти основные шаги, можно смело начинать работать. Советую «прогнать» со специалистом, который устанавливает автоматизированную систему, весь цикл: от создания номенклатуры до закрытия финансового месяца. Не бойтесь задавать вопросы. Это лучше, чем проводить какие-то фактуры или расходные ордера через полгода, потому что вы не знали, что это надо было делать, а программа не спрашивала.
Освоив все складские операции и прикинув свои силы, мы решились на большой проект – открытие зоомаркета площадью 200 квадратных метров. Сразу получили массу проблем по настройке. В день открытия тоже были испытания: что-то не проходит на кассе, нет штрихкода, нет цены, продаётся товар, которого нет на остатке. Помню, тогда подумал: «Автоматизация – зло!» Но успокоившись, понял: проблема только в нашей невнимательности.
Первая причина: техническая
Первый месяц нужно вылавливать ошибки. Мне пришлось вернуться с отдыха на море, потому что на кассе не печатались чеки, и всё это время продавцы записывали проданный товар в тетрадь. Когда проблему решили, мы с продавцами до 12 часов ночи пробивали товар на кассе по бумажным записям.
В другой раз из-за отключения света сбились настройки, и программа не увидела подключённое оборудование. Пока я общался с техподдержкой, сотрудники записывали проданный товар в тетрадях.
В первый месяц каждые три дня я начинал разговор с техподдержкой фразой: «Андрей, у меня проблема». Почему не выгружается товар в весы? Почему не работает макет новой этикетки? Почему в чеке появились копейки, когда стоит округление до рубля? Почему акция не работает? Почему не идет синхронизация с базой? Почему после обновления я не могу создать номенклатуру? Почему не работают карты сотрудников?
Через год после установки «1С» я звонил за помощью, советом или с просьбой сделать изменение в программе не чаще одного раза в месяц. Теперь с возникающими все реже проблемами справляемся сами.
Вторая причина: человеческая
Люди боятся нового. Главное – объяснить сотрудникам преимущества перехода и наглядно всё продемонстрировать. Вот что сделал я.
Сначала развеял миф, что кто-то справится с продажей «по старинке» быстрее, чем я за новой кассой. Затем перед открытием автоматизированного зоомагазина заставил продавцов отрабатывать все операции на кассе до тех пор, пока они не смогли устно рассказать весь процесс продажи.
Я моделировал ситуации, изображая «безумного покупателя»: приходил с тележкой, наполненной товаром; заставлял менять количество товара; закрывал штрихкоды, чтобы кассиры находили товар из расширенной базы; комбинировал оплату наличными и по карте, а потом говорил, что хочу вернуть половину.
Такая «игра» пришлась продавцам по душе, и каждая хотела поработать с «сумасшедшим». Остальные продавцы – из других смен – стажировались у моих учеников, а я только принимал «экзамен».
- Совет: если вы боитесь, что необученный человек что-то испортит в программе, воспользуйтесь настройкой прав пользователей – оставьте минимальный набор операций, достаточных для работы.
Например, у нас кассиры могут только осуществлять продажи, делать возврат по чеку день в день и закрывать смену. В остальные разделы программы доступ для них закрыт. Выглядит это так: в начале рабочей смены при входе в программу сотрудник выбирает в окне пользователя из списка опцию «кассир» и вводит личный пароль.
Без автоматизации о многих проектах можно было только мечтать. Благодаря правильно организованному процессу с момента, как поставили программу «1С», средняя дневная выручка по сети выросла в 2016 году по сравнению с 2015-м на 180%. И это с учётом того, что мы пока автоматизировали только половину магазинов.
До автоматизации лучшим по продажам был зоомагазин площадью 110 «квадратов». Сравним его с автоматизированными магазинами. Зоомаркет под управлением программы «1С» площадью 200 квадратных метров приносит на 300% больше прибыли, чем его «бумажный» коллега. А второй зоомаркет, открытый только в декабре 2016 года на площади 160 «квадратов», приносит на 100% больше прибыли. Таким образом, магазины старого образца не могут сравниться с автоматизированными точками.
Вот ещё каких результатов мы добились:
- Открыли интернет-магазин и заняли ещё одну нишу на рынке.
- Получили возможность участвовать в тендерах по закупкам.
- Уменьшили количество товара с истекшим сроком годности. Теперь видно, какой товар не продаётся в одном магазине долгое время, а в другом стабильно заказывается.
- Анализ валовой прибыли позволяет оценить силы для очередного проекта.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Кейс: как автоматизация позволила сократить время на обработку заказов.
Кейс: как с помощью автоматизации был наведён порядок в документообороте.
