Внедрение нового IT-решения, которое многие руководители или владельцы бизнеса постоянно и по разным причинам откладывают, может пройти быстро и легко для компании. Главное – хорошо подготовить к грядущим переменам персонал и понимать, какой результат необходимо получить. О том, что следует учитывать в процессе автоматизации, в своей авторской колонке для Biz360.ru рассказал директор IT-компании «АлаБайт» Андрей Самсонов.
Андрей Самсонов, 40 лет, директор компании
«АлаБайт» (Барнаул). Окончил Алтайский государственный аграрный университет, после чего работал по специальности – главным специалистом в сельхозуправлении. После этого работал в компаниях-партнёрах фирмы «1С», а в 2011 году основал собственный проект – «АлаБайт». Компания занимается автоматизацией и внедрением продуктов 1С.
штатным программистам или сисадминам
Задача этих сотрудников – поддерживать всю IT-систему компании (компьютеры, сеть, внедрённые ранее решения) в рабочем состоянии. И любые изменения, которые в эту систему вносятся, чреваты для системных администраторов и программистов лишней работой. Ни один сотрудник не хочет создавать себе новую головную боль. Поэтому сисадминам и программистам проще работать с системой, которая отлажена у них годами. Им никакие нововведения не нужны. Руководители или собственники должны это понимать.
Компании, которые занимаются автоматизацией, вынуждены постоянно следить за новыми веяниями в законодательстве и программных продуктах. Нам хочешь не хочешь, а приходится быть в курсе всего и постоянно подтягивать свою квалификацию. Штатным программистам этого не требуется. Им достаточно того багажа знаний, который они получили когда-то давно. С этой точки зрения владельцам бизнеса, когда у них возникнет желание внедрить новое решение, целесообразнее обращаться к внешней организации.
Руководитель или собственник должен знать, чего он хочет от внедрения нового продукта. Для этого необходимо знать, как устроены все бизнес-процессы и как хотелось бы их изменить. Эту информацию лучше озвучить людям, которые занимаются внедрением, до начала их работы.
Нам же часто приходится сталкиваться с тем, что из сотрудников разных отделов мы буквально клещами добываем информацию о бизнес-процессах и нужных изменениях. Без этого понимания сложно работать, невозможно даже определить, какой продукт требуется компании. Например, о некоторых нюансах учёта мы узнаем уже в процессе внедрения, что иногда приводит к полной переработке проекта. А это дополнительные расходы для собственника и затягивание сроков внедрения.
Довольна частая ситуация на предприятиях – каждый отдел занимается только своими обязанностями, его сотрудники погружены в свои проблемы и не выходят за их рамки. Тогда при внедрении нового продукта получается примерно следующее. Бухгалтерия говорит, что у них есть программисты, вот пусть они и разбираются в новом решении, менеджеры говорят – у нас план, пусть с 1С бухгалтеры разбираются. Бухгалтерам некогда этим заниматься. А то, что работать с программой придётся им всем, они словно не понимают.
Чтобы не происходило перекладывания ответственности, необходимо создавать рабочую группу по автоматизации. В неё должно войти руководство или люди, принимающие на предприятии решения, IT-специалисты, фирма-внедренец и представители ключевых отделов.
При выборе продукта иногда владелец бизнеса поговорил со своими знакомыми и точно уверовал, что ему нужно конкретное решение. Или другой пример. Если речь идёт о торговой компании, то её руководители считают, что им непременно нужен продукт «1С:Управление торговлей». Но проблема в том, что выбранное решение может не подходить компании в силу её специфики. И тогда переговоры идут сложно.
Мы подробно объясняем, почему следует установить другой продукт. Например, мы часто предлагаем торговым организациям «1С:Управление нашей фирмой», т.к. в этом решении более простой и понятный учёт торговых операций, чего большинству небольших организаций более чем достаточно. Также в этом решении есть хороший учёт производства, продвинутая CRM-система. Но не всегда клиенты готовы услышать наши предложения и согласиться с ними.
Это одна из самых больших проблем, которую руководству компании нужно решить прежде, чем переходить на новый продукт. Всех надо поставить перед фактом, что теперь будем работать так. Никаких других вариантов или предложений в духе «А давайте подождём» тут быть не может. Потому что сопротивление будет всегда.
Когда есть ощущение, что по-новому компания начнёт работать когда-то не скоро, все сотрудники реагируют на необходимость автоматизации довольно спокойно. Но когда объявляют «С завтрашнего дня используем только новую программу», вот тут начинается. Все проблемы, которые возникают в процессе работы, валят на новое решение. Заявления вроде «Если бы не эта программа, мы бы вовремя фуру разгрузили» нам приходится слышать часто.
Собственники бизнеса не всегда понимают, что имеют дело с сопротивлением персонала, а не с плохим решением. Если инициатива автоматизации исходит от собственника, он понимает, что имеет дело с саботажем. Если инициатором внедрения был кто-то из подчинённых, а собственник выступал против, он скажет: «Я же тебе говорил, что твоя идея - фигня».
Многие не понимают, почему они должны платить за доработки в типовой конфигурации продукта и за дальнейшее сопровождение программного продукта. Тут можно привести такой пример. Когда люди покупают машину, потом ведь у них не возникает вопрос, почему надо покупать для неё бензин или возить её на техобслуживание. С автоматизацией – то же самое. Выбранное решение по своему функционалу может не закрывать всех потребностей клиента, поэтому требуется его доработать.
Читайте также:
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Наводим порядок в своей компании: пять важных эффектов автоматизации.
Бесконечный улучшайзинг: что нужно учесть при создании мобильного приложения.
